Инструкция по документообороту в организации: образец

Инструкция по документообороту — локальный акт, который описывает, как документ появляется в компании, кто его оформляет, проверяет, подписывает, передаёт в архив и сколько хранит. Ниже — образец положения и разбор разделов, без которых инструкция не работает.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Инструкция по документообороту в организации

положение о порядке работы с документами

16 ноября 2026 г. № 12

1. Общие положения. 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок создания, получения, обработки, регистрации, хранения и уничтожения документов в ООО «Ромашка» независимо от вида носителя. 1.2. Инструкция обязательна для всех работников общества. 1.3. Ответственным за организацию документооборота является главный бухгалтер, за ведение архива — секретарь руководителя.

2. Приём и регистрация. 2.1. Входящие документы принимает секретарь руководителя в день поступления и регистрирует в журнале входящих документов с указанием даты, отправителя, краткого содержания и исполнителя. 2.2. Документы, поступившие после 17:00, регистрируют на следующий рабочий день.

3. Подготовка и согласование. 3.1. Проект документа готовит подразделение, в чьей компетенции находится вопрос. 3.2. Проект согласуют с заинтересованными подразделениями и главным бухгалтером, если документ затрагивает хозяйственные операции. 3.3. Срок согласования — не более трёх рабочих дней с момента получения проекта подразделением.

4. Подписание. 4.1. Документы подписывает руководитель общества или лицо, действующее по доверенности. 4.2. Документы по хозяйственным операциям подписывают руководитель и главный бухгалтер.

5. Первичные учётные документы. 5.1. Первичный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. 5.2. Требования главного бухгалтера по оформлению первичных документов и представлению их в бухгалтерию обязательны для всех работников. 5.3. Первичные документы сдают в бухгалтерию в срок не позднее трёх рабочих дней с даты операции.

6. Хранение и уничтожение. 6.1. Документы постоянного и долговременного хранения передают в архив по описи не позднее чем через год после завершения делопроизводством. 6.2. Документы, срок хранения которых истёк, уничтожают по акту комиссии, утверждённому руководителем. 6.3. Сроки хранения определяют по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Разработал

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужна инструкция по документообороту

Инструкция по документообороту отвечает на бытовые вопросы: кто забирает почту, кто регистрирует договор, куда несут накладную и через сколько дней она должна попасть в бухгалтерию. Без такого документа каждый отдел заводит свой порядок, а бумаги теряются между ними.

Закон не требует единой формы инструкции. Компания сама решает, какие разделы включить и насколько подробно расписать маршруты. Опора для содержания — правила делопроизводства и бухгалтерские требования к первичным документам: главный бухгалтер вправе требовать от сотрудников оформления и сдачи первички в установленном порядке, и это требование обязательно для всех.

Какие разделы включить

Общие положения: на кого распространяется инструкция, кто отвечает за документооборот и архив.
Приём и регистрация входящих документов: кто, в какой день, в каком журнале регистрирует.
Подготовка и согласование внутренних документов: кто готовит проект, с кем согласует, сколько дней длится согласование.
Подписание: кто вправе подписывать от имени компании и какие документы подписывают вместе с главным бухгалтером.
Первичные учётные документы: когда составляют, в какой срок сдают в бухгалтерию, что делать с исправлениями.
Отправка исходящих документов: кто готовит, кто подписывает, как фиксируют отправку.
Хранение и уничтожение: где хранят, когда передают в архив, как оформляют уничтожение.
Ответственность: что грозит сотруднику за нарушение порядка — дисциплинарное взыскание по Трудовому кодексу.

Как составить инструкцию

Опишите, какие документы ходят в компании. Перечислите группы: договоры, первичка, кадровые, организационно-распорядительные. Для каждой группы будет свой маршрут.
Нарисуйте маршрут каждого документа. От появления до архива: кто создаёт или получает, кто проверяет, кто подписывает, кто регистрирует, где хранит.
Поставьте сроки на каждом этапе. Срок согласования, срок сдачи первички в бухгалтерию, срок передачи в архив. Сроки — не пожелание, а рабочее правило.
Назовите ответственных по должностям. Не фамилии, а должности: секретарь, главный бухгалтер, руководитель подразделения. При смене человека инструкция не переписывается.
Утвердите приказом и ознакомьте сотрудников. Инструкция вступает в силу с даты, указанной в приказе. Сотрудников знакомят под подпись, новичков — при приёме на работу.

Что говорит закон о первичных документах

Первичный учётный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. Так требует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Формы первичных документов компания определяет сама, а обязательные реквизиты перечислены в том же законе: название документа, дата, наименование организации, содержание операции, её измерители в натуральном и денежном выражении, должности ответственных и их подписи.

Данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, нужные для расчёта налогов, хранят пять лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Более длительные сроки для отдельных документов задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Частые ошибки

Инструкция повторяет закон, но не отвечает на вопросы сотрудников: куда нести накладную и кто её подписывает.
Сроки не указаны — значит, каждый отдел передаёт документы тогда, когда удобно ему.
Ответственные записаны фамилиями: человек уволился, и инструкцию надо переписывать.
Нет раздела о хранении: документы лежат в шкафах подразделений и теряются при переезде.
Инструкцию утвердили, но сотрудников не ознакомили — требовать исполнения не с чего.

Частые вопросы

Обязательна ли инструкция по документообороту по закону?

Единой обязательной формы нет. Но порядок работы с документами компания должна установить сама: без него не выполняются требования к первичным документам и к их хранению. Инструкция или положение о документообороте — обычный способ это закрепить.

Чем инструкция по документообороту отличается от графика документооборота?

График — это таблица: какой документ, кто составляет, кто проверяет, кто передаёт, в какой срок и куда. Инструкция — более широкий документ: в ней и правила оформления, и подписание, и хранение, и ответственность. График часто делают приложением к инструкции.

Кто утверждает инструкцию?

Руководитель компании приказом. Разрабатывает её обычно служба делопроизводства вместе с главным бухгалтером: бухгалтерия отвечает за первичку, а секретариат — за организационно-распорядительные документы.

Нужно ли знакомить сотрудников с инструкцией под подпись?

Да, если инструкция — локальный нормативный акт, а её нарушение влечёт дисциплинарную ответственность. Работников знакомят под подпись до начала работы, новых — при приёме. Факт ознакомления фиксируют в листе ознакомления или в трудовом договоре.

Сколько хранить саму инструкцию?

Инструкция по делопроизводству относится к организационным документам и хранится постоянно, пока действует компания. Сроки для остальных документов определяют по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Можно ли вести документооборот только в электронном виде?

Можно, если компания настроила электронный документооборот и подписывает документы электронной подписью. Инструкция в этом случае описывает маршруты в системе: кто создаёт, кто согласует, кто подписывает и где документ хранится.

Когда инструкция написана, а документы всё равно теряются

Чтобы маршруты документов работали без ручного контроля

Инструкция описывает, кто и когда передаёт документ, но на практике сотрудники забывают загрузить накладную, а бухгалтерия узнаёт об операции через месяц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по заданному маршруту, проверяют комплектность и напоминают ответственному о сроке — по правилам из вашей инструкции.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»