Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Доверенность на заверение копий документов организации

Доверенность на заверение копий документов организации выдаёт руководитель или иной уполномоченный орган: сотрудник или сторонний человек получает право удостоверять верность копий бумаг компании своей подписью. Ниже — образец и правила, по которым такую доверенность составляют.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, ОГРН 1157700000000

г. Москва

Доверенность

на заверение копий документов организации

16 ноября 2026 г. № 7

ООО «Ромашка» в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании устава, настоящей доверенностью уполномочивает начальника отдела кадров Иванову Ирину Ивановну (паспорт серии 4500 № 000000, выдан 01.02.2015 ГУ МВД России по г. Москве) заверять копии документов общества.

Доверенное лицо вправе удостоверять верность копий учредительных документов, приказов, договоров, актов, справок и иных документов общества, кроме документов, содержащих сведения ограниченного доступа, и документов, копии которых заверяет нотариус.

На копии документа доверенное лицо ставит заверительную надпись «Верно», указывает должность, подпись, фамилию и инициалы, дату заверения; при необходимости скрепляет надпись печатью общества.

Доверенность выдана на срок один год без права передоверия.

Подпись Ивановой И. И. удостоверяю.

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Доверенное лицо

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужна доверенность на заверение копий

Копия документа компании приобретает силу, когда на ней стоит заверительная надпись с подписью уполномоченного лица. Право поставить такую надпись от имени организации есть не у каждого сотрудника: оно следует из учредительных документов, локального акта или доверенности.

Доверенность на заверение копий документов организации закрывает вопрос, кто именно вправе удостоверить верность бумаги и какие копии он заверяет. Без неё контрагент, банк или госорган может не принять копию, подписанную сотрудником, у которого нет подтверждённых полномочий.

Доверенность на право заверения копий документов юридического лица нужна и тогда, когда заверяет не штатный сотрудник, а человек со стороны: представитель в суде, аудитор, работник обслуживающей организации. В тексте прямо называют юридическое лицо, от которого действует доверенное лицо, и вид документов, копии которых он удостоверяет.

Что указать в доверенности

  • Наименование организации, ИНН и ОГРН, место составления.
  • Дату и регистрационный номер доверенности.
  • Кто выдаёт: руководитель или иной орган, действующий на основании устава, с указанием должности, фамилии и инициалов.
  • Кому выдаётся: фамилия, имя, отчество и паспортные данные доверенного лица, его должность в компании.
  • Полномочие: право заверять копии документов организации, с перечнем видов документов или общей формулировкой.
  • Порядок заверения: надпись «Верно», должность, подпись, фамилия и инициалы, дата, при необходимости печать.
  • Срок действия и условие о передоверии.
  • Подписи руководителя и доверенного лица.

Как оформить доверенность

  1. Определите объём полномочий. Решите, заверяет человек все документы компании или только определённые: кадровые, договоры, бухгалтерские. Узкий перечень проще контролировать.
  2. Проверьте полномочия выдающего. Доверенность подписывает руководитель или лицо, которому уставом или доверенностью дано право выдавать доверенности от имени компании.
  3. Заполните реквизиты. Внесите наименование организации, ИНН, ОГРН, паспортные данные доверенного лица и срок действия.
  4. Опишите порядок заверения. Укажите, какую надпись ставит доверенное лицо на копии и нужна ли печать общества.
  5. Зарегистрируйте и передайте. Занесите доверенность в журнал учёта, выдайте оригинал доверенному лицу, копию оставьте в делах компании.

Как оформляют саму копию

Заверительную надпись на копии оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов». Под словом «Верно» указывают должность лица, заверившего копию, ставят его подпись, фамилию и инициалы и дату заверения.

Если копия многостраничная, её прошнуровывают или проставляют отметку о количестве листов, а заверительную надпись ставят на обороте последнего листа либо на отдельном листе. Печать общества на заверительной надписи ставят, если компания её использует и это предусмотрено локальным актом.

Чем отличается от доверенности на подписание документов

Доверенность на заверение копий даёт право удостоверить верность уже существующего документа. Доверенность на подписание договоров, заявлений и иных документов даёт право создавать документы от имени компании — это более широкое полномочие, и оформляют его отдельно.

В одной доверенности можно совместить оба полномочия, если это нужно: тогда в тексте перечисляют и право подписывать документы, и право заверять их копии. Если сотруднику нужно только заверять копии, достаточно узкой формулировки — так проще отозвать доверенность и ограничить риски.

Частые ошибки

  • В доверенности нет паспортных данных доверенного лица — при споре сложно доказать, кому именно выдано полномочие.
  • Не указан срок действия: доверенность без срока действует год со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК).
  • Перечень документов описан так широко, что сотрудник заверяет и бумаги ограниченного доступа.
  • Доверенность подписал заместитель руководителя без подтверждённого права выдавать доверенности.
  • Заверительная надпись на копии не содержит даты и должности — контрагент вправе не принять такую копию.

Частые вопросы

Нужно ли заверять доверенность у нотариуса?

По общему правилу доверенность от организации на заверение копий нотариального удостоверения не требует. Нотариус нужен, когда доверенность выдают на сделки, требующие нотариальной формы, или на подачу заявлений о государственной регистрации прав — такие случаи перечислены в ст. 185.1 ГК.

На какой срок выдают такую доверенность?

Срок указывают в самой доверенности. Если срок не указан, доверенность сохраняет силу один год со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК).

Можно ли передоверить заверение копий другому сотруднику?

Можно, если право передоверия прямо предусмотрено в доверенности. Передоверие оформляют отдельной доверенностью, а оригинал основной передают нотариусу или оставляют у себя по правилам п. 3 ст. 187 ГК.

Как отозвать доверенность?

Организация отменяет доверенность решением руководителя, уведомляет доверенное лицо и третьих лиц, перед которыми доверенность применялась, и забирает оригинал. С момента отмены доверенное лицо заверять копии не вправе.

Нужна ли печать на заверительной надписи?

Печать ставят, если общество её использует и это закреплено в локальном акте или прямо указано в доверенности. Обязательной печати для внутренних копий закон не требует.

Можно ли заверять копии документов, содержащих персональные данные?

Можно, если доверенное лицо допущено к таким сведениям и это указано в доверенности или локальном акте. Копии документов ограниченного доступа без такого допуска не заверяют.

Когда доверенности и копии собираются вручную

Чтобы бумаги готовились без ручной сборки

Доверенности, заверительные надписи и учёт выданных документов отнимают время у руководителя и кадровой службы: каждую бумагу нужно проверить, зарегистрировать и передать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют реквизиты и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы