Как сделать номенклатуру дел в организации: образец

Номенклатура дел — систематизированный перечень всех дел компании с индексами, заголовками и сроками хранения. Составляют её один раз в год, утверждают приказом руководителя, а затем весь год раскладывают документы по папкам в соответствии с этим списком. Ниже — образец заполненной номенклатуры, порядок работы над ней и фрагменты для бухгалтерии и кадров.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Номенклатура дел

на 2027 год

Индекс раздела и номер дела

01-01 Приказы по основной деятельности

01-02 Устав и учредительные документы

02-01 Годовой бухгалтерский отчёт

02-02 Квартальные бухгалтерские отчёты

03-01 Приказы по личному составу

03-02 Личные карточки работников (Т-2)

Составил

Делопроизводитель

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Начальник отдела кадров

____________ / С. С. Сидорова /

Зачем нужна номенклатура дел

Номенклатура дел нужна, чтобы документы не терялись и не скапливались бессистемно. Она закрепляет, какие папки (дела) есть в компании, кто за них отвечает и сколько их хранить. Без неё невозможно ни передать документы в архив, ни уничтожить их по истечении срока.

Составлять номенклатуру обязывают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Для коммерческих организаций это внутренняя необходимость, для государственных и муниципальных — прямое требование.

Что указать в номенклатуре дел

Индекс дела — условное обозначение из кода подразделения и порядкового номера через дефис, например 02-05.
Заголовок дела — краткое название папки, отражающее вид документов и период, например «Квартальные отчёты за 2027 год».
Количество дел (томов) — обычно проставляют по факту в конце года.
Срок хранения — по перечню Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236) или по типовой номенклатуре.
Ссылка на статью перечня — номер пункта, по которому установлен срок.
Примечание — особые условия хранения, например «переходящее дело» или «хранить в электронном виде».

Как сделать номенклатуру дел: пошагово

Соберите все документы компании. Пройдите по отделам и выпишите, какие документы создаются и хранятся: приказы, договоры, отчёты, личные карточки, журналы. Удобно опираться на типовую номенклатуру дел и перечень Росархива.
Сгруппируйте документы по подразделениям. Каждому отделу присвойте код: 01 — руководство, 02 — бухгалтерия, 03 — кадры и т. д. Внутри раздела расположите дела по важности: сначала учредительные, затем распорядительные, затем оперативные.
Сформулируйте заголовки дел. Заголовок должен быть кратким, но точным: что за документы и за какой период. Например, «Приказы по основной деятельности за 2027 год» или «Договоры поставки за 2027 год».
Определите сроки хранения. Сверьте каждое дело с перечнем Росархива (приказ № 236). Для бухгалтерских документов сроки устанавливает также НК РФ и закон о бухгалтерском учёте. Если документа нет в перечне, срок устанавливает экспертная комиссия организации.
Утвердите приказом. Готовую номенклатуру подписывает составитель, согласовывают руководители подразделений и утверждает руководитель организации. С этого момента она обязательна к применению.

Номенклатура дел в бухгалтерии: образец заполнения

Бухгалтерия — самое документоёмкое подразделение. В её разделе обычно выделяют годовые и квартальные отчёты, налоговые декларации, первичные документы, договоры, авансовые отчёты, кассовые документы. Сроки хранения бухгалтерских документов — не менее 5 лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ), но по перечню Росархива многие из них хранят дольше.

Пример заполнения для бухгалтерии: индекс 02-01 — «Годовая бухгалтерская отчётность за 2027 год» — хранить постоянно по статье 268 перечня Росархива; 02-02 — «Квартальные бухгалтерские отчёты за 2027 год» — 5 лет; 02-03 — «Налоговые декларации за 2027 год» — 5 лет; 02-04 — «Первичные документы за 2027 год» — 5 лет; 02-05 — «Кассовые документы за 2027 год» — 5 лет.

Номенклатура дел отдела кадров: образец

В кадровом разделе выделяют приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки, личные дела, графики отпусков, табели учёта рабочего времени. Сроки хранения кадровых документов также устанавливает перечень Росархива: приказы по личному составу — 75 лет, личные карточки — 75 лет, трудовые договоры — 75 лет, графики отпусков — 1 год, табели — 5 лет.

Пример: 03-01 — «Приказы по личному составу за 2027 год» — 75 лет; 03-02 — «Трудовые договоры за 2027 год» — 50 лет; 03-03 — «Личные карточки работников (Т-2)» — срок определяют по перечню с учётом даты окончания делопроизводства; 03-04 — «Графики отпусков за 2027 год» — 1 год; 03-05 — «Табели учёта рабочего времени за 2027 год» — 5 лет.

Типовая номенклатура дел: образец и применение

Типовая номенклатура дел — это готовый перечень дел для однотипных организаций, утверждённый Росархивом. Сейчас действует типовая номенклатура дел, утверждённая приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вместе с перечнем). Она служит основой: можно брать заголовки и сроки хранения, адаптируя под свою структуру.

Если в компании есть специфические документы, их вносят в номенклатуру дополнительно, указывая срок хранения по решению экспертной комиссии. Типовая номенклатура экономит время, но не отменяет необходимости утвердить собственный документ.

Частые вопросы

Обязательна ли номенклатура дел для ООО?

Для коммерческих организаций прямой обязанности нет, но её требуют Правила, утверждённые приказом Росархива № 77, для государственных и муниципальных органов. На практике номенклатуру составляют все компании, которые хотят порядка в документах и готовятся к сдаче в архив.

Кто составляет номенклатуру дел?

Обычно делопроизводитель или секретарь, а в подразделениях — их руководители. Утверждает руководитель организации своим приказом.

Когда составляют номенклатуру на следующий год?

В конце текущего года, чтобы с 1 января нового года работать по ней. В течение года в неё можно вносить изменения приказом.

Можно ли использовать типовую номенклатуру как готовую?

Можно взять её за основу, но лучше адаптировать под свою структуру и виды документов, а затем утвердить приказом. Прямое копирование не учитывает особенности компании.

Где хранить номенклатуру дел?

В деле службы делопроизводства (канцелярии) вместе с приказом об утверждении. Срок хранения самой номенклатуры — постоянно.

Когда документы теряются, а поиск занимает часы

Чтобы порядок в документах наводился сам

Номенклатура, приказы и согласования отнимают время у руководителя: нужно собрать документы, проверить сроки, утвердить. Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»