Шахматка для гостиницы: образец

Шахматка — таблица, по которой на стойке видно, какой номер занят в какой день. По строкам идут номера, по столбцам — дни месяца, в клетках — гость, срок проживания и бронь. Ниже образец на месяц и порядок заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Гостиница «Берег»

Декабрь 2026 г.

Старший администратор смены Е. А. Соколова

Шахматка занятости номеров

на декабрь 2026 года

Составлена 30 ноября 2026 г.

Номер 101, категория «стандарт», одна кровать. Со 2 по 6 декабря — Петров А. С., бронь № 418, оплата по счёту. С 7 по 9 декабря — уборка и подготовка к заезду. С 10 по 14 декабря — группа «Лада», три места, заезд по списку № 27.

Номер 205, категория «полулюкс». С 1 по 3 декабря — Смирнова И. В., прямой канал, предоплата. С 4 по 11 декабря — ремонт сантехники по заявке № 63, номер выведен из продажи. С 12 по 20 декабря — Егоров Д. П. и Егорова М. П., два гостя, поздний выезд 20 декабря до 18:00.

Заезды отмечаются в день фактического вселения, выезды — в день освобождения номера до расчётного часа. По подтверждённой брони гостя ожидают до расчётного часа дня, следующего за днём запланированного заезда; при незаезде после этого срока гостиница вправе отказаться от договора.

Ответственный за ведение

Старший администратор смены

____________ / Е. А. Соколова /

Что показывает шахматка

Шахматка — сетка на месяц: строки — номера, столбцы — календарные дни. В клетке стоит фамилия гостя или номер брони, поэтому администратор за секунду видит, свободен номер на нужную дату или занят.

Такую таблицу держат на стойке и в системе управления гостиницей. Она нужна, чтобы не продать один номер дважды, вовремя готовить уборку и видеть провалы загрузки на неделю вперёд.

Что завести в таблице

Строки — номера по порядку, с категорией и числом мест: так видно, что можно предложить гостю взамен.
Столбцы — все дни месяца, включая выходные; в шапке полезно проставить день недели.
В клетке — фамилия гостя или название группы, номер брони и срок проживания.
Отдельная отметка для номера, выведенного из продажи: ремонт, санитарная обработка, служебное использование.
Строка итогов внизу: сколько номеров занято в каждый день — это и есть загрузка на дату.
Пометка о позднем выезде и раннем заезде, если гости просят сдвинуть время.
Подпись ответственного за ведение и дата составления.

Как заполнить шахматку на месяц

Заведите сетку. Возьмите бланк на месяц: строки — все номера фонда, столбцы — дни с 1-го по последнее число. Проставьте категории и число мест.
Перенесите подтверждённые брони. Впишите в клетки гостей с подтверждённой бронью: фамилию, номер брони, даты заезда и выезда. Клетки между этими датами закрашивают или помечают, чтобы номер не попал в продажу.
Отметьте вывод из продажи. Ремонт, генеральная уборка, служебные нужды — отдельной пометкой с датами. Иначе стойка продаст номер, который физически недоступен.
Добавьте итоги. Внизу посчитайте занятые номера по каждому дню. По этой строке видно, где загрузка проседает и куда стоит направить продажи.
Обновляйте в течение дня. Каждый заезд, выезд, отмена и продление отмечают в день события. Шахматка живёт, только пока её ведут ежедневно.

Частые ошибки

Шахматку заполняют раз в неделю: за это время брони меняются, и таблица показывает неверную картину.
Не выводят из продажи номер на время ремонта — стойка продаёт его и потом переселяет гостя.
Не отмечают поздний выезд: новый гость приходит к расчётному часу, а номер ещё занят.
В клетке только фамилия без дат — непонятно, до какого числа гость живёт.
Таблица есть у администратора, но не совпадает с системой бронирования: две версии правды дают двойную продажу.

Частые вопросы

Чем шахматка отличается от плана загрузки?

Шахматка показывает, кто в каком номере живёт в конкретные дни. План загрузки — это прогноз: сколько номеров удастся продать и по какой цене. Шахматка — факт и подтверждённые брони, план — цель по выручке.

Кто заполняет шахматку в гостинице?

Администратор стойки или старший смены. Он же сверяет её с системой бронирования в начале и в конце смены, чтобы заезды и отмены не разошлись.

Обязательна ли шахматка по закону?

Обязательной формы нет. Гостиница сама решает, как вести учёт занятости номеров: в таблице, в системе управления или в журнале. Важно, чтобы данные о проживании совпадали с документами и сведениями, которые гостиница подаёт в установленном порядке.

Как отмечать групповой заезд?

В клетке пишут название группы и номер списка, а число занятых мест указывают цифрой. Если группа занимает несколько номеров, в каждом номере стоит одна и та же пометка со ссылкой на список.

Где хранить шахматку

Текущий месяц — на стойке или в системе, прошлые месяцы — в архиве гостиницы вместе с документами о проживании. Срок хранения гостиница закрепляет в своей номенклатуре дел.

Когда таблицы и заявки съедают смену

Чтобы рутина на стойке собиралась сама

Шахматка, заявки на уборку и подтверждения броней отнимают у администратора часы: каждую запись надо перенести, сверить и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие данные по шаблону, сверяют их с системой бронирования и приносят смене готовую картину дня.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»