Журнал уничтожения персональных данных: образец заполнения

Журнал уничтожения персональных данных ведут, чтобы подтвердить: носитель с персональными данными уничтожен, доступ к ним прекращён. Ниже — образец заполнения журнала и бланк, по которому можно вести учёт в компании.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начат: 01 января 2026 г.

Окончен: 31 декабря 2026 г.

Журнал уничтожения персональных данных

ООО «Ромашка»

Ответственный за ведение: И. И. Иванов, администратор информационной системы

Записи вносят в день уничтожения носителя или прекращения обработки персональных данных в информационной системе. Каждая запись подтверждается актом об уничтожении, номер и дата которого указаны в журнале.

Журнал хранится в месте, исключающем доступ посторонних лиц, в течение срока, установленного номенклатурой дел организации.

Ответственный за ведение журнала

Администратор информационной системы

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен журнал уничтожения персональных данных

Журнал уничтожения персональных данных — внутренний документ оператора. В нём фиксируют, когда и какие носители с персональными данными уничтожены, кто и на каком основании это сделал. Журнал подтверждает, что оператор прекратил обработку и избавился от данных, когда цель обработки достигнута или субъект отозвал согласие.

При достижении цели обработки или отзыве согласия оператор прекращает обработку и уничтожает данные с учётом исключений, предусмотренных частями 4 и 5 статьи 21 Закона № 152-ФЗ. Факт уничтожения оформляют актом, а журнал служит сводным учётом таких актов.

Что указать в журнале

Порядковый номер записи и дату уничтожения.
Наименование носителя: бумажный документ, электронный файл, база данных, съёмный диск.
Категорию или перечень персональных данных, которые уничтожены.
Основание уничтожения: достижение цели обработки, истечение срока хранения, отзыв согласия, требование субъекта.
Способ уничтожения: измельчение, сжигание, стирание файла, обнуление носителя, удаление из информационной системы.
Фамилию, инициалы и должность того, кто уничтожил данные, и его подпись.
Номер и дату акта об уничтожении, который составили по этой записи.

Как заполнить журнал: пошагово

Заведите журнал. На титульном листе укажите организацию, даты начала и окончания ведения, ответственного за ведение журнала. Прошейте и пронумеруйте страницы, если журнал бумажный.
Определите основание. Проверьте, почему данные подлежат уничтожению: цель обработки достигнута, срок хранения истёк, субъект отозвал согласие. Основание впишите в соответствующую графу.
Уничтожьте носитель. Бумагу измельчите или сожгите, файл удалите без возможности восстановления, съёмный носитель отформатируйте или физически разрушьте. Для каждого способа составьте акт.
Внесите запись. В день уничтожения заполните строку журнала: номер, дату, наименование носителя, категорию данных, основание, способ, исполнителя, реквизиты акта.
Подпишите запись. Исполнитель ставит подпись, ответственный за ведение журнала проверяет запись и заверяет её. Если журнал электронный, подпишите запись электронной подписью.

Образец заполнения журнала

В таблице ниже — пример заполнения журнала за январь 2026 года. Каждая строка соответствует одному акту об уничтожении. В графе «Примечание» можно указать, где хранится акт: в деле с актами или в электронной папке.

Таблица служит образцом: в своей компании вы можете добавить графы, если это нужно для учёта, например «Подразделение» или «Информационная система».

Пример записей в журнале

Запись 1. 10.01.2026. Носитель: анкеты соискателей, бумага, 12 листов. Категория данных: фамилия, имя, отчество, телефон, сведения об образовании. Основание: цель обработки достигнута — вакансия закрыта, срок хранения анкет истёк. Способ: измельчение на шредере. Исполнитель: И. И. Иванов, администратор. Акт № 1 от 10.01.2026.
Запись 2. 15.01.2026. Носитель: файл «Клиенты_2025.xlsx» на сервере. Категория данных: фамилия, имя, отчество, телефон, адрес электронной почты. Основание: истечение срока хранения, установленного номенклатурой дел. Способ: удаление файла без возможности восстановления. Исполнитель: П. П. Петров, системный администратор. Акт № 2 от 15.01.2026.
Запись 3. 20.01.2026. Носитель: съёмный диск с резервной копией базы. Категория данных: все категории, включённые в базу «Клиенты». Основание: отзыв согласия субъектами, дальнейшая обработка не требуется. Способ: обнуление диска — запись нулей по всей поверхности. Исполнитель: П. П. Петров, системный администратор. Акт № 3 от 20.01.2026.

Частые ошибки при заполнении

Запись в журнале есть, а акта об уничтожении нет. Журнал подтверждает уничтожение только вместе с актом: в записи указывают номер и дату акта.
В графе «Основание» пишут «по заявлению», не уточняя, чьё это заявление и что именно субъект потребовал. Указывайте: отзыв согласия субъекта, требование субъекта о прекращении обработки.
Способ уничтожения указан общо: «уничтожено». Для бумаги пишут «измельчение», для файла — «удаление без возможности восстановления», для диска — «обнуление».
Записи вносят задним числом. Журнал ведут в день уничтожения: дата записи и дата акта совпадают.
Журнал хранят в общем доступе. Доступ к журналу ограничивают: он содержит сведения о том, какие данные и когда уничтожены.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал уничтожения персональных данных?

Прямой обязанности вести именно журнал закон не устанавливает. Оператор обязан уничтожить данные и подтвердить это (ч. 5 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Журнал — удобный способ собрать все акты в одном месте и показать проверяющему, что уничтожение проводилось. При обработке без средств автоматизации уничтожение подтверждают актом. При автоматизированной или смешанной обработке нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы.

Кто подписывает запись в журнале?

Запись подписывает тот, кто уничтожил носитель, и ответственный за ведение журнала. В компаниях с электронным документооборотом запись можно подписать электронной подписью.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения журнала устанавливает номенклатура дел компании. Ориентируются на сроки, установленные перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Если журнал относится к документам по основной деятельности, его хранят не менее 5 лет.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да. Электронный журнал ведут в таблице или в системе электронного документооборота. Каждую запись заверяют электронной подписью ответственного. При проверке распечатывают нужные страницы и заверяют их.

Что писать в графе «Категория персональных данных»?

Перечислите данные, которые были на носителе: фамилия, имя, отчество, телефон, адрес, сведения об образовании. Если носитель содержал данные разных категорий, перечислите их через запятую или сошлитесь на перечень в акте.

Когда журналы и акты собираются вручную

Чтобы документы по персональным данным собирались сами

Журнал уничтожения, акты, согласия — каждый документ надо заполнить, проверить и подшить. В компании с десятками сотрудников это занимает часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят ответственному готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»