Служебная записка: образец скачать

Служебная записка — короткий внутренний документ: сотрудник просит, предлагает или сообщает что-то руководителю либо коллегам из другого отдела. Ниже — бланк и заполненный образец, по которому видно, что писать в каждом абзаце.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о командировании менеджера в Казань

16 ноября 2026 г. № 27

В связи с подготовкой договора с ООО «Вектор» на поставку оборудования требуется согласовать условия на месте: заказчик просит изменить сроки поставки и комплектацию.

Прошу командировать меня в Казань с 24 по 26 ноября 2026 года для переговоров с ООО «Вектор». Расходы на проезд и проживание — по авансовому отчёту в пределах норм, установленных приказом от 12.01.2026 № 3.

Приложение: программа переговоров на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое служебная записка

Служебная записка — внутренний документ компании. Её пишут руководителю или в другой отдел, когда нужно согласовать расходы, попросить ресурсы, сообщить о сбое или передать сведения для решения.

Обязательной формы в законе нет: компания вправе утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству. Реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, сам текст, приложения и подпись.

Что входит в бланк служебной записки

Шапка: должность и фамилия адресата в дательном падеже, ниже — должность и фамилия автора.
Название документа — «Служебная записка» — и заголовок к тексту одной строкой: о чём записка.
Дата подписания и регистрационный номер по правилам компании.
Текст в три части: основание, суть с фактами, просьба или предложение.
Приложения: что прикладываете и на скольких листах.
Подпись автора с расшифровкой и, если принято, фамилия и телефон исполнителя.

Как заполнить образец

Выберите адресата. Пишите тому, кто решает вопрос: своему руководителю, директору или начальнику другого отдела. Адресатов лучше не больше четырёх.
Начните с основания. Первый абзац объясняет, почему появилась записка: «В связи с…», «Для выполнения договора от… №…».
Изложите суть с фактами. Даты, суммы, номера документов и инвентарные номера — всё, что нужно, чтобы решение приняли без переспросов.
Сформулируйте просьбу. Абзац начинается со слов «Прошу» или «Предлагаю»: что сделать, к какому сроку, в каких пределах.
Перечислите приложения и подпишите. Каждое приложение — с названием и числом листов. Записку подписывает автор.

Частые ошибки

Нет просьбы: записка описывает ситуацию, но не говорит, какое решение нужно.
Нет сумм и сроков — адресат откладывает ответ, пока не уточнит детали.
Несколько разных вопросов в одном документе: решения ждут друг друга, лучше разнести по отдельным запискам.
Путают со служебной запиской о дисциплинарном нарушении — для этого пишут докладную.
Забывают приложения, на которые ссылаются в тексте.

Частые вопросы

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладную пишут руководителю о событии или нарушении — по вертикали. Служебную чаще пишут с просьбой или предложением, в том числе коллегам из другого отдела. Строгого деления закон не даёт: порядок задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Можно ли скачать бланк и заполнить от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ: его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Можно ли отправить служебную записку по электронной почте?

Можно, если так принято в компании или работает система электронного документооборота. Для спорных случаев надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении либо документ в системе с электронной подписью.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы типовые бумаги собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»