Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей к ним фиксирует, сколько бланков компания получила, сколько израсходовала и кому выдала. Ниже — бланк и образец заполнения по Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 54 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат 12 января 2026 г.

Окончен ____________________

Книга (журнал) по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

за 2026 год

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен журнал учёта бланков

Бланк трудовой книжки и бланк вкладыша — документы строгой отчётности. Учёт бланков работодатель ведёт отдельно от учёта самих трудовых книжек: п. 39 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, называет два самостоятельных предмета учёта — бланки и книжки работников.

В журнале учёта бланков видно, сколько бланков поступило, от кого и по какому документу, сколько израсходовано и на кого, какие серии и номера ушли в дело. По этим записям проверяют сохранность бланков и обоснованность их списания.

Журнал движения трудовых книжек и вкладышей в них — второй, отдельный журнал. В нём фиксируют приём и выдачу книжек работников, а в журнале бланков — приход и расход чистых бланков. Совмещать их в одной книге нельзя: п. 40 Порядка № 320н требует вести две книги.

Что предусмотреть в журнале

  • Графы прихода: от кого получены бланки, основание — наименование документа, номер и дата, количество, сумма в рублях.
  • Графы расхода: кому выданы бланки, серия и номер трудовой книжки или вкладыша, дата операции.
  • Нумерация записей по порядку и дата каждой операции.
  • Отметки «начат» и «окончен» с датами: журнал заводят на календарный год.
  • Подпись руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печать организации при её наличии.
  • Прошнуровка: листы нумеруют, книгу прошнуровывают и заверяют — так требует п. 40 Порядка № 320н.

Как заполнять журнал

  1. Заведите журнал на год. Пронумеруйте и прошнуруйте листы, укажите дату начала, заверьте подписью руководителя и печатью, если она есть.
  2. Запишите приход. В день получения бланков от поставщика внесите поставщика, накладную, количество, сумму, а также серию и номер каждого полученного бланка — запись делают сразу после получения.
  3. Отметьте выдачу. Когда кадровик получает бланки по заявке, укажите, кому и сколько выдано, а также серию и номер бланка.
  4. Спишите израсходованный бланк. После оформления трудовой книжки или вкладыша на работника отметьте серию и номер и основание — трудовой договор.
  5. Закройте журнал. По окончании года укажите дату окончания; журнал храните вместе с документами по личному составу.

Частые ошибки

  • Ведут один журнал вместо двух: учёт бланков и учёт движения трудовых книжек — разные книги по п. 40 Порядка № 320н.
  • Не указывают серию и номер израсходованного бланка, и по журналу нельзя понять, куда ушёл конкретный бланк.
  • Не прошнуровывают и не заверяют журнал — запись без прошнуровки и подписи руководителя не подтверждает учёт.
  • Записывают приход спустя дни после получения бланков, хотя запись вносят сразу после получения.
  • Забывают про бланки вкладышей: их учитывают в том же журнале, но в отдельной графе.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта бланков трудовых книжек?

Да. Пункт 39 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, обязывает работодателя вести учёт бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а п. 40 требует для этого отдельную книгу (журнал).

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Порядок № 320н требует пронумеровать, прошнуровать и заверить книгу подписью руководителя и печатью организации при её наличии. Эти действия относятся к бумажной книге, поэтому журнал ведут на бумаге.

Чем журнал учёта бланков отличается от журнала движения трудовых книжек?

В журнале бланков учитывают чистые бланки: сколько получено, сколько израсходовано, какие серии и номера. В журнале движения — трудовые книжки и вкладыши работников: когда приняты при трудоустройстве и когда выданы при увольнении.

Кто ведёт журнал?

Работодатель назначает приказом уполномоченное лицо, которое ведёт, хранит, учитывает и выдаёт трудовые книжки и вкладыши, — так установлено п. 42 Порядка № 320н. Чаще это специалист по кадрам, а приход бланков фиксирует бухгалтерия.

Сколько хранить журнал?

Журнал относится к документам по личному составу, и срок его хранения работодатель закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Нужен ли журнал, если все работники перешли на электронные трудовые книжки?

Журнал нужен, пока работодатель оформляет бумажные трудовые книжки и вкладыши хотя бы части работников. Если бумажные книжки не ведутся вовсе, учитывать нечего, но бланки, оставшиеся на хранении, продолжают числиться в учёте.

Когда кадровые бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы журналы и заявки собирались сами

Журналы, заявки на бланки и отметки о выдаче отнимают у кадровика часы, а ошибка в серии и номере всплывает при проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с заявками и приносят готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы