Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Служебная записка на депремирование: образец и бланк

Служебная записка на депремирование — внутренний документ, которым руководитель подразделения предлагает снизить или не выплатить премию конкретному работнику. Ниже — бланк в Word и образец заполнения: как изложить факты, на что сослаться и что приложить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о снижении премии за ноябрь 2026 года

20 ноября 2026 г. № 21

В ноябре 2026 года менеджер отдела продаж С. С. Сидоров не выполнил план по звонкам и встречам: за первую половину месяца провёл 12 встреч при плане 30, отчёты за 5, 12 и 19 ноября сдал с опозданием. Пункты 3.2 и 3.5 Положения о премировании связывают премию за месяц с выполнением этих показателей.

Прошу не начислять Сидорову С. С. премию за ноябрь 2026 года в размере, предусмотренном пунктом 3.2 Положения о премировании. Оклад за отработанное время сохраняется. Объяснительную записку работника от 19 ноября 2026 года и выгрузку отчётов прилагаю.

Приложение: объяснительная записка С. С. Сидорова на 1 л. в 1 экз.; выгрузка отчётов о встречах на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на депремирование

Премия — поощрительная выплата, и закон не обязывает платить её всегда. Условия премирования работодатель устанавливает сам: в положении об оплате труда, положении о премировании или трудовом договоре. Служебная записка фиксирует, что условия не выполнены, и передаёт решение руководителю.

Записку пишет тот, кто видит работу сотрудника: начальник отдела, руководитель проекта. Решение принимает руководитель компании или тот, кому это право дано локальным актом. Записка — основание для приказа о снижении или неначислении премии, а не сам приказ.

Что указать в записке

  • Адресата: должность, компанию, фамилию и инициалы в дательном падеже.
  • Автора: должность и фамилию с инициалами.
  • Работника: должность, фамилию, инициалы, подразделение.
  • Конкретные факты: какие показатели не выполнены, в какие сроки, с какими цифрами.
  • Норму: пункт положения о премировании или трудового договора, который связывает премию с этими показателями.
  • Просьбу: снизить премию на определённую долю или не начислять её за конкретный период; оклад при этом сохраняется.
  • Приложения: объяснительная работника, отчёты, служебные записки о нарушениях, акты.
  • Дату, регистрационный номер и подпись автора.

Как подготовить записку

  1. Проверьте положение о премировании. Найдите пункт, который связывает премию с показателями, и убедитесь, что снижение премии за их невыполнение им предусмотрено.
  2. Запросите объяснительную. Письменное объяснение работника — доказательство, что он знал о претензиях и имел возможность ответить. Срок и порядок задаёт локальный акт компании.
  3. Соберите факты. Отчёты, выгрузки из CRM, акты, сроки сдачи документов — всё, что подтверждает нарушение без оценок и эпитетов.
  4. Сформулируйте просьбу. Скажите прямо: снизить премию на такую-то долю или не начислять за такой-то месяц, оклад сохраняется.
  5. Передайте и зарегистрируйте. Отдайте записку адресату под подпись или зарегистрируйте в канцелярии; копию оставьте себе.

Чем служебная записка отличается от докладной на лишение премии

Докладная — документ о событии: сообщает руководителю о нарушении, проступке или ЧП. Служебная записка — документ с просьбой или предложением: автор не только сообщает, но и предлагает решение. Когда руководитель подразделения просит снизить премию, он пишет служебную записку; докладной сообщают о самом факте нарушения.

Строгого деления закон не даёт: его задаёт инструкция по делопроизводству компании. На практике удобно так: докладная фиксирует, что случилось, служебная — что с этим сделать. Иногда обе бумаги идут вместе: сначала докладная о нарушении, затем служебная записка с предложением о премии.

На что сослаться

Премия — часть заработной платы по статье 129 ТК РФ, и условия её выплаты работодатель определяет сам. Снижение премии за невыполнение показателей законно, если такое правило записано в локальном акте или трудовом договоре и работник с ним ознакомлен.

С 1 сентября 2025 года действует правило части 3 статьи 135 ТК РФ: снижение премии, входящей в зарплату, за дисциплинарное взыскание предусматривают локальным актом с учётом мнения профсоюза, если он есть. Снизить можно только премию в составе зарплаты, начисляемую за период, в котором применено взыскание; месячная зарплата при этом не может уменьшиться более чем на 20 %.

Депремирование за невыполнение показателей — не дисциплинарное взыскание. Это невыплата поощрительной части, и её основание — условия премирования, а не проступок. Если же премию снимают именно за проступок, смотрите на локальный акт и на предел в 20 %.

Частые ошибки

  • В записке только оценки: «плохо работает», «не справляется». Нужны цифры и сроки.
  • Не указан пункт положения о премировании, который не выполнен, — решение повисает в воздухе.
  • Снижают оклад: оклад за отработанное время не уменьшают, депремирование касается только премии.
  • Премию снимают за проступок без учёта локального акта и предела 20 % от месячной зарплаты.
  • Объяснительную не запросили: работник узнаёт о решении из приказа и спорит уже в инспекции труда или суде.
  • Записку оформили задним числом после приказа — проверка видит несоответствие дат.

Частые вопросы

Можно ли снизить премию без согласия работника?

Да, если условия премирования это предусматривают и работник с локальным актом ознакомлен. Премия — поощрительная выплата, и её размер зависит от выполнения показателей, записанных в положении о премировании или трудовом договоре.

Нужно ли брать объяснительную у работника?

Да, это в интересах работодателя: письменное объяснение показывает, что работника выслушали, и подкрепляет решение. Порядок и срок запроса задаёт локальный акт компании.

Можно ли снизить премию за дисциплинарный проступок?

Можно, если это предусмотрено локальным актом о премировании, принятым с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при его наличии. Снизить можно премию за период, в котором применено взыскание; месячная зарплата при этом не может уменьшиться более чем на 20 % (часть 3 статьи 135 ТК РФ).

Чем депремирование отличается от дисциплинарного взыскания?

Взыскание — замечание, выговор или увольнение по статье 192 ТК РФ; оно оформляется приказом о взыскании. Депремирование — невыплата поощрительной части за невыполнение условий премирования. Одно другого не заменяет.

Что делать, если работник не согласен?

Он вправе обратиться в комиссию по трудовым спорам, в инспекцию труда или в суд. Работодателю поможет папка с положением о премировании, ознакомлением работника, объяснительной и отчётами — тогда решение защищено.

Сколько хранить служебные записки о премии?

Срок задаёт номенклатура дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов о премировании он свой и зависит от вида выплаты.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки, объяснительные и приказы о премии отнимают у руководителей часы: каждую бумагу надо проверить по положению, сверить даты и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают показатели из CRM и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы