Что такое закупочный акт

Закупочный акт — документ, которым компания оформляет покупку товаров у человека без статуса предпринимателя. Он подтверждает, что товар принят и оплачен, служит основанием оприходовать его на склад и списать расходы. Ниже — бланк акта закупки у физлица по форме ОП-5, который можно скачать бесплатно, и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Летний двор»

ИНН 7701234567, 141700, Московская область, г. Долгопрудный, ул. Заводская, д. 8

от гражданина Сидорова Петра Ильича

паспорт 50 12 № 345678, выдан ОУФМС России по Московской области в г. Долгопрудном 14.03.2012

зарегистрирован: 141700, Московская область, г. Долгопрудный, ул. Садовая, д. 12, кв. 4

Закупочный акт

о закупке сельскохозяйственной продукции у физического лица

7 ноября 2026 г. № 7

Настоящим актом ООО «Летний двор» приняло, а гражданин Сидоров П. И. передал сельскохозяйственную продукцию собственного производства: картофель свежий, 400 кг по цене 35 руб. за 1 кг, на сумму 14 000 руб. НДС не облагается: продавец не является плательщиком НДС.

Сумма к выплате — 14 000 (четырнадцать тысяч) руб. 00 коп. Деньги выданы продавцу наличными из кассы организации в день подписания акта.

Продукция принята на склад по накладной, претензий к качеству, количеству и упаковке организация не имеет.

Сдал (продавец)

Сидоров П. И.

____________ / паспорт 50 12 № 345678 /

Принял (покупатель)

Заведующий складом А. Н. Крылов

____________ / по доверенности от 01.11.2026 № 12 /

Утвердил

Директор ООО «Летний двор» М. С. Волкова

____________ / /

Что показывает закупочный акт

Закупочный акт фиксирует одну сделку: организация покупает товар у человека, который не зарегистрирован как ИП и не выставляет счёт или накладную. В акте описывают товар, количество, цену, сумму и подтверждают, что деньги переданы, а товар принят.

Унифицированная форма ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. С 2013 года она не обязательна, но ею удобно пользоваться: форма закрывает все обязательные реквизиты первичного документа из ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Компания вправе утвердить свой бланк на её основе.

Бланк акта закупки у физлица: скачать бесплатно

Бланк закупочного акта по форме ОП-5 — это таблица с шапкой организации и продавца, перечнем товаров с количеством и ценой, строкой суммы прописью и подписями сторон. Его можно скачать бесплатно и заполнять в Word или Excel, а можно держать в учётной программе как шаблон первичного документа.

Скачанный бланк подойдёт и для закупки у физлица продуктов, и для сельхозпродукции, и для подержанного оборудования у сотрудника: строки товара добавляют по числу позиций. Перед первым применением бланк утверждает руководитель — приказом или учётной политикой, если компания решила не пользоваться унифицированной формой дословно.

Обязательные реквизиты

Наименование документа — «Закупочный акт».
Дата составления и номер.
Название организации, которая составила акт, её ИНН и адрес.
Содержание операции: что за товар, у кого и на каких условиях куплен.
Количество и цена с единицами измерения, общая сумма цифрами и прописью.
Должности и подписи тех, кто сделку совершил и отвечает за её оформление: продавца и представителя покупателя.
Паспортные данные и адрес регистрации продавца — без них инспекция при проверке может снять расходы и заподозрить фиктивную закупку.

Как заполнить закупочный акт

Запишите стороны. Наименование и реквизиты организации, фамилию, паспортные данные и адрес продавца.
Опишите товар. Наименование, сорт или вид, количество в килограммах, литрах или штуках, цену за единицу.
Посчитайте сумму. Перемножьте количество на цену, укажите сумму цифрами и прописью, отметьте, облагается ли операция НДС.
Отметьте оплату. Как переданы деньги: наличными из кассы, переводом на счёт. При наличном расчёте продавец подтверждает получение подписью.
Подпишите в двух экземплярах. Один остаётся у организации, второй — у продавца. Акт утверждает руководитель или уполномоченное лицо.

Закупочный акт и акт 0510452 — не одно и то же

Закупочный акт оформляют, когда компания покупает товар у человека для своей деятельности: продуктов у населения, сельхозпродукции у фермера без ИП, подержанной техники у сотрудника.

Акт по форме 0510452 — документ государственных и муниципальных заказчиков. Его применяют при приёмке товаров, работ и услуг по контрактам, сведения о которых не размещают в реестре контрактов ЕИС: по отдельным пунктам ч. 1 ст. 93 закона № 44-ФЗ и по договорам, заключённым по закону № 223-ФЗ. С 01.01.2026 форма действует в редакции приказа Минфина от 30.09.2024 № 144н. Если сведения о контракте есть в реестре, акт по этой форме не нужен — так разъяснил Минфин в письме от 29.11.2024 № 02-06-06/120312.

Обычной коммерческой компании форма 0510452 не требуется: у неё закупка у физлица закрывается закупочным актом или товарной накладной.

Частые ошибки

Нет паспортных данных и адреса продавца — расходы под вопросом, а сделка выглядит как обналичивание.
Товар описан одной строкой «продукты» без количества и цены — непонятно, что именно оприходовано.
Сумма прописью расходится с цифрами.
Акт подписал только кладовщик без доверенности от организации.
Закупку у человека оформили товарной накладной с НДС, хотя продавец НДС не платит.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму ОП-5?

Нет. С 2013 года унифицированные формы необязательны, компания может разработать свой бланк. Главное — чтобы в нём были все реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Форма ОП-5 удобна тем, что эти реквизиты в ней уже есть.

Где скачать бланк закупочного акта бесплатно?

Бланк формы ОП-5 есть в правовых базах и на сайтах бухгалтерских изданий, скачивают его бесплатно в Word или Excel. Если компания утвердила свой бланк, скачанный файл дорабатывают под неё: убирают лишние строки, добавляют логотип и графу для номера по журналу регистрации.

Можно ли купить товар у сотрудника своей компании?

Можно, если он продаёт своё имущество, а не действует как предприниматель. Сделку оформляют так же: с паспортными данными, описанием товара и подписями. Если сумма большая, удерживать ли НДФЛ, зависит от вида имущества и срока владения — этот вопрос решают отдельно.

Нужен ли кассовый чек при покупке у физлица?

Продавец без статуса ИП кассовый аппарат не применяет и чек не выдаёт. Расчёт подтверждают закупочным актом с подписью продавца о получении денег и расходным кассовым ордером, если платили наличными из кассы.

Сколько экземпляров составляют?

Два: один остаётся у организации и идёт в бухгалтерию, второй отдают продавцу. Если товар принимает материально ответственное лицо, экземпляр может понадобиться и на склад.

Сколько хранить закупочный акт?

Как первичный учётный документ — не меньше пяти лет по правилам архивного хранения и хранения документов для налогового учёта. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Закупки у физлиц тонут в бумагах и сверках

Чтобы акты и накладные собирались сами

Каждая закупка у физлица — это акт, паспортные данные, сумма прописью и подпись. Когда таких сделок десятки в месяц, бухгалтерия тонет в ручной работе, а ошибки всплывают на проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы и реквизиты с данными продавца и приносят бухгалтеру готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»