Акт снятия показаний спидометра

Акт снятия показаний спидометра фиксирует, сколько километров показывает одометр машины на момент проверки и сколько записано в путевом листе. Расхождение — повод разобраться до того, как оно превратится в спор о перерасходе топлива. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Снятие показаний на выпуске из гаража по маршруту № 4

Акт снятия показаний спидометров (одометров)

на «__» __________ 20__ г., время ____

16 ноября 2026 г.

По автомобилю Лада Гранта Е456КХ77 расхождение 35 км: в путевом листе за 15 ноября записан пробег 112 305 км, на одометре 112 340 км. Водитель П. П. Петров объяснил расхождение незакрытой поездкой по поручению руководителя отдела снабжения.

Показания спидометров остальных автомобилей совпадают с данными путевых листов. Замечаний к оформлению путевых листов нет.

Начальник гаража (АХО)

Начальник гаража

____________ / С. С. Сидоров /

Ответственный за учёт топлива

Бухгалтер

____________ / А. А. Алексеева /

Водитель

Водитель

____________ / П. П. Петров /

Зачем снимать показания спидометра

Показания одометра — основание для двух вещей: списания топлива по нормам и расчёта пробега в путевом листе. Если цифры на приборной панели расходятся с записями водителя, бухгалтерия не сможет подтвердить ни то, ни другое, а при проверке такие листы снимут из расходов.

Акт сверки нужен и в обратной ситуации: когда водитель сдаёт машину, когда автомобиль переходит между подразделениями, когда машина уходит в ремонт или возвращается из него. В каждом из этих случаев важен зафиксированный пробег на дату и время.

Что указать в акте

Дату и время снятия показаний — по ним считают, какой путевой лист сверяют.
Марку, модель и государственный номер автомобиля.
Фамилию и инициалы водителя, который в этот день работал на машине.
Показание одометра на момент проверки — целыми километрами.
Показание по данным путевого листа на ту же дату.
Расхождение — разницу между цифрами, со знаком плюс или минус.
Подпись водителя, подтверждающую, что он видит зафиксированные цифры.
Подписи ответственного за гараж и за учёт топлива.

Как оформить акт

Выберите момент. Снимайте показания при выпуске из гаража, при возвращении, при смене водителя или при передаче машины. Главное — до того, как путевой лист закрыт.
Сверьте с путевым листом. Возьмите путевой лист за тот же день и сравните записанный в нём пробег с одометром. Разницу заносите в отдельную графу.
Запишите расхождение. Если цифры не совпадают, водитель пишет объяснение: не закрыл поездку, ездил по устному поручению, ошибся при записи. Объяснение прикладывают к акту.
Подпишите втроём. Водитель, начальник гаража или АХО и ответственный за учёт топлива. Подпись водителя важна: она означает, что он не оспаривает показания.
Передайте в бухгалтерию. Акт вместе с путевым листом и объяснением идёт в бухгалтерию. По нему списывают топливо и решают, удерживать ли стоимость перерасхода с водителя.

Частые ошибки

Показания снимают после того, как путевой лист уже закрыт и топливо списано, — расхождение всплывает задним числом.
В акте нет времени снятия: непонятно, к какому рейсу относится цифра.
Расхождение не объяснено: стоит разница, но нет ни объяснения водителя, ни отметки о служебном задании.
Акт подписывает только начальник гаража — без подписи водителя цифры легко оспорить.
Записи ведут в километрах с дробями, хотя одометр показывает целые километры.

Частые вопросы

Обязателен ли акт снятия показаний спидометра?

Обязательной формы в законе нет. Путевой лист оформляют по приказу Минтранса от 28.09.2022 № 390, и в нём есть поле с показаниями одометра при выезде и возвращении. Акт — внутренний документ компании, которым она подтверждает, что цифры в путевом листе совпадают с прибором.

Кто подписывает акт?

Водитель, начальник гаража или сотрудник АХО и ответственный за учёт топлива. Если в компании есть механик, выпускающий машины, его подпись тоже уместна: он подтверждает, что видел показания при выпуске.

Что делать, если показания не совпали?

Записать расхождение в акт, взять у водителя письменное объяснение и приложить его. Бухгалтерия по акту решает, списывать ли топливо по факту или удерживать перерасход с водителя в порядке, установленном Трудовым кодексом.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Да, если в компании есть электронный документооборот и подписи сторон. Тогда акт подписывают электронной подписью, а не от руки, и хранят в системе вместе с путевым листом.

Сколько хранить акт?

Срок хранения зависит от того, к какому делу его подшивают. Акты, которые подтверждают расходы на топливо, хранят вместе с путевыми листами не меньше пяти лет — это следует из подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Внутренний срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда бумаги по машинам собираются вручную

Чтобы путевые листы и акты сходились сами

Путевые листы, акты сверки и объяснения водителей собираются по одному документу, и каждую пару приходится сверять руками.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют цифры между листом и актом и приносят бухгалтеру готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»