Должностная инструкция делопроизводителя: образец и бланк

Должностная инструкция делопроизводителя описывает, какие документы он принимает, регистрирует, передаёт и хранит, что вправе требовать и за что отвечает. Ниже — бланк и заполненный образец для компании, где делопроизводитель ведёт входящую и исходящую корреспонденцию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения. 1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей. 1.2. На должность назначается лицо со средним профессиональным образованием без требований к стажу. 1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю секретариата. 1.4. На время отсутствия его обязанности исполняет работник, назначенный приказом руководителя.

2. Трудовая функция. 2.1. Принимает, вскрывает и проверяет по описям входящую корреспонденцию. 2.2. Регистрирует документы, присваивает входящие номера, вносит данные в журнал или систему электронного документооборота. 2.3. Передаёт зарегистрированные документы в подразделения под подпись. 2.4. Оформляет и отправляет исходящую корреспонденцию, ведёт её учёт. 2.5. Формирует дела по номенклатуре, готовит документы к передаче в архив. 2.6. Копирует, сканирует и рассылает документы по указанию руководителя.

3. Права. 3.1. Требовать от подразделений документы, оформленные по установленной форме. 3.2. Возвращать на доработку документы с нарушенными реквизитами. 3.3. Вносить руководителю предложения о порядке документооборота.

4. Ответственность. 4.1. За сохранность принятых документов и соблюдение сроков их передачи. 4.2. За правильность регистрационных записей. 4.3. За разглашение сведений, ставших известными при работе, — в пределах трудового законодательства.

Руководитель подразделения

Руководитель секретариата

____________ / И. И. Иванов /

Работник ознакомлен

Делопроизводитель

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем делопроизводителю должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ компании. Она раскрывает трудовую функцию работника, которую по статье 57 Трудового кодекса нужно назвать в трудовом договоре: что именно человек делает на своей должности.

Обязательной формы в законе нет, и сама инструкция не обязательна. Но без неё сложно объяснить новому сотруднику границы работы и трудно доказать, что делопроизводитель не отвечает за то, чего ему не поручали. Компания утверждает инструкцию приказом или грифом руководителя и знакомит с ней работника под подпись.

Что входит в трудовую функцию делопроизводителя

Приём, вскрытие и сверка с описями входящей корреспонденции.
Регистрация документов: входящие номера, даты, записи в журнале или системе электронного документооборота.
Передача зарегистрированных документов в подразделения под подпись.
Оформление и отправка исходящей корреспонденции, её учёт.
Формирование дел по номенклатуре и подготовка документов к передаче в архив.
Копирование, сканирование и рассылка документов по указанию руководителя.
Контроль сроков исполнения документов, если это поручено инструкцией.

Трудовая функция делопроизводителя по профстандарту

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» описывает трудовые действия делопроизводителя: приём и регистрацию документов, контроль исполнения, формирование дел, подготовку документов к хранению. Требования профстандарта к квалификации обязательны в той части, в которой требования к квалификации установлены законом или иными нормативными актами; остальные характеристики работодатель использует как основу для определения требований к работнику.

Проще всего взять из профстандарта формулировки трудовых действий и перенести в раздел «Трудовая функция» — тогда инструкция не разойдётся с реальной работой и с квалификационными требованиями. Если делопроизводитель в компании отвечает только за входящую корреспонденцию, обязанности сужают до этого участка.

Как составить инструкцию

Опишите участок работы. Решите, за что отвечает именно этот делопроизводитель: вся корреспонденция, только входящая, архив или ещё и секретарские задачи. От этого зависит текст.
Заполните общие положения. Категория должности, требования к образованию и стажу, кому подчиняется, кто замещает на время отсутствия.
Перечислите трудовую функцию. Каждое действие — отдельным пунктом, глаголом в настоящем времени: принимает, регистрирует, передаёт, формирует. Без общих слов вроде «участвует в документообороте».
Добавьте права и ответственность. Права — что вправе требовать от коллег; ответственность — за сохранность документов, правильность записей и соблюдение сроков.
Утвердите и ознакомьте. Утвердите инструкцию руководителем, присвойте номер, ознакомьте работника под подпись и храните в личном деле.

Частые ошибки

Списывают обязанности секретаря или архивиста целиком: делопроизводитель отвечает за то, чего в компании не делает.
Пишут «осуществляет делопроизводство» без перечня действий — проверить работу по такому пункту невозможно.
Не указывают, кому подчиняется работник, и в спорах о приоритете задач нет ответа.
Забывают про ознакомление под подпись: без подписи работник может сказать, что инструкцию не видел.
Путают инструкцию с профилем должности: профиль описывает требования к человеку для подбора, инструкция — обязанности работника.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция делопроизводителя?

Нет. Закон её не требует, обязательна только трудовая функция в трудовом договоре по статье 57 Трудового кодекса. Инструкция детализирует эту функцию и помогает в кадровых и трудовых спорах.

Чем инструкция отличается от профиля должности?

Профиль должности — инструмент подбора: требования к опыту, навыкам и задачам кандидата. Должностная инструкция — документ для уже работающего сотрудника: обязанности, права и ответственность. Часто профиль составляют до найма, а инструкцию утверждают вместе с трудовым договором.

Нужно ли ссылаться на профстандарт?

Можно, если формулировки профстандарта совпадают с реальной работой. Требования к квалификации обязательны в той части, в которой они установлены законом или иными нормативными актами; остальные характеристики работодатель может использовать как основу для своих требований; главное, чтобы инструкция не расходилась с тем, что человек делает каждый день.

Как часто пересматривать инструкцию?

Строгого срока нет. Пересматривают при изменении процессов, штатного расписания или обязанностей. Если меняется трудовая функция, оформляют в порядке, установленном Трудовым кодексом для изменения условий договора.

Что делать, если делопроизводитель выполняет ещё и секретарские задачи?

Перечислить их в трудовой функции или оформить совмещение отдельным соглашением. Если задачи выполняются постоянно, лучше закрепить их в инструкции, чтобы объём работы был понятен обеим сторонам.

Когда бумаги держатся на одном человеке

Чтобы документы шли по маршруту без ручного контроля

Пока делопроизводитель один, регистрация, передача и напоминания об исполнении держатся на его памяти и блокноте. Стоит ему уйти в отпуск — и часть писем ждёт неделю.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент разбирает входящие письма и документы, заносит их в CRM и 1С, готовит проект ответа и приносит руководителю на подпись. Проверяю на ваших настоящих случаях, прежде чем запускать в работу.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»