Раздаточная ведомость: бланк скачать бесплатно

Раздаточная ведомость фиксирует, кто, что и сколько получил со склада или из кладовой. Ниже — бланк и заполненный образец: выдача канцтоваров сотрудникам отдела.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Склад канцтоваров

Кладовщик П. П. Петров

Раздаточная ведомость

на выдачу канцтоваров сотрудникам отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 14

Ведомость действительна по 30 ноября 2026 г.

Основание: заявка начальника отдела продаж И. И. Иванова от 12.11.2026.

Выдал

Кладовщик

____________ / П. П. Петров /

Правильность выдачи проверил

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое раздаточная ведомость

Раздаточная ведомость — первичный документ, которым оформляют выдачу материальных ценностей нескольким получателям: канцтоваров, спецодежды, инструмента, запчастей, вещевого имущества. В ней перечисляют получателей, наименования, количество и ставят подпись каждого, кто получил.

Обязательной формы для коммерческих компаний нет. С 2023 года первичные документы можно составлять по своей форме, если в ней есть обязательные реквизиты из п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название документа, дата, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина в натуральном и или денежном выражении с указанием единиц измерения, должности и подписи ответственных.

Для вещевого имущества в отдельных ведомствах есть рекомендованные образцы: например, приложение № 6 к порядку обеспечения вещевым имуществом в МЧС России. Как основу такой образец можно взять, но компания вправе утвердить свой бланк.

Какие графы включить в бланк

Название документа, дата и номер, срок действия ведомости, если выдают не в один день.
Организация и подразделение, материально ответственное лицо, которое выдаёт.
Номер по порядку, фамилия и инициалы получателя, должность или табельный номер.
Наименование ценности, единица измерения, количество, цена за единицу и сумма.
Дата получения и подпись получателя — без неё ведомость не доказывает выдачу.
Итог по количеству и сумме.
Подписи того, кто выдал, и того, кто проверил правильность выдачи.

Как заполнить ведомость

Утвердите форму. Если компания ведёт учёт по своим формам, закрепите бланк в учётной политике или приказом руководителя — тогда к нему не будет претензий при проверке.
Заполните шапку. Организация, подразделение, материально ответственное лицо, дата, номер и срок действия.
Внесите получателей и ценности. Построчно: кто получает, что, сколько, по какой цене. Сумму считайте по цене учёта, по которой ценность числится за материально ответственным лицом.
Возьмите подписи. Каждый получатель расписывается в своей строке. Одной подписи за весь отдел недостаточно, если получают разные люди.
Закройте и передайте в бухгалтерию. После последней выдачи подпишите ведомость и передайте в бухгалтерию — она служит основанием для списания с подотчёта кладовщика.

Чем ведомость отличается от акта выдачи

Акт выдачи материальных ценностей обычно оформляют на одного получателя или на одну операцию: выдали ноутбук, передали инструмент, отпустили материалы на объект. Раздаточная ведомость собирает много получателей и часто действует несколько дней, пока идёт выдача.

Второе отличие — назначение. Акт подтверждает передачу и подписывается комиссией или двумя сторонами. Ведомость закрывает подотчёт материально ответственного лица: по ней видно, кому и сколько он выдал, и бухгалтерия списывает эти ценности с его подотчёта.

Если ценности выдают разово одному человеку, хватит акта или требования-накладной. Ведомость нужна там, где получателей несколько и выдача повторяется.

Частые ошибки

Нет подписи получателя — ведомость не доказывает, что ценности передали.
Не указана цена и сумма — бухгалтерия не может списать стоимость и посчитать налог.
Одна ведомость тянется месяцами без срока действия: непонятно, когда закрывать выдачу.
Получатель расписался за всех — при споре не докажешь, что каждый взял своё.
Ведомость не передали в бухгалтерию, и ценности висят на кладовщике, хотя их давно выдали.

Частые вопросы

Обязательна ли раздаточная ведомость по закону?

Обязательной формы для коммерческих организаций нет. Но выдачу ценностей нужно оформить первичным документом с обязательными реквизитами по п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Ведомость — удобный вариант, когда получателей несколько.

Можно ли вести ведомость в электронном виде?

Да, если в компании есть электронный документооборот и подписи. Получатель подписывает документ электронной подписью, и бумажный экземпляр не нужен, если учётная политика не требует иного.

Нужна ли ведомость на канцтовары?

Если канцтовары числятся за кладовщиком и выдаются сотрудникам, ведомость или другой первичный документ нужен: без него не списать расход со склада. Для мелких расходников многие компании утверждают упрощённую форму.

Сколько хранить раздаточные ведомости?

Срок зависит от вида ценностей и назначения документа. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов о выдаче материалов обычно не меньше пяти лет, но точный срок лучше сверить с перечнем по своему виду деятельности.

Кто подписывает ведомость со стороны организации?

Тот, кто выдаёт ценности, — кладовщик или другое материально ответственное лицо. Вторую подпись ставит тот, кто проверяет правильность выдачи: руководитель подразделения или главный бухгалтер.

Когда выдача и учёт ценностей держатся на бумаге

Чтобы выдача ТМЦ и канцтоваров не терялась в таблицах

Ведомости, заявки и накладные на выдачу часто собирают вручную: кладовщик пишет в тетрадь, бухгалтер переносит в программу, часть строк теряется.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы по шаблону, сверяют количество и цены с учётной системой и готовят данные для списания.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»