Служебная записка на переработку рабочего времени: образец

Служебная записка на переработку — внутренний документ, которым руководитель отдела просит разрешить сотрудникам работать сверх нормы и объясняет, почему без этого не обойтись. Ниже — бланк в Word и заполненный образец на сверхурочную работу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела логистики

И. И. Иванова

Служебная записка

о согласовании сверхурочной работы в отделе логистики

16 ноября 2026 г. № 21

С 18 по 27 ноября 2026 года на складе принимают партию к сезонной отгрузке. Своими силами в смену отдел не укладывается: два кладовщика на больничном, а заказы уже оплачены и ждут отправки.

Прошу согласовать сверхурочную работу грузчикам А. А. Смирнову и Б. Б. Кузнецову по 2 часа в день, не больше 12 часов каждому за весь период. Работники согласие дали. Оплату прошу произвести по ст. 152 ТК: за первые два часа — в полуторном размере, за следующие часы — в двойном, вместо повышенной оплаты по желанию работников можно предоставить отдых на отработанное время.

Приложение: письменные согласия работников на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела логистики

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на переработку

Сверхурочная работа — это работа по инициативе работодателя за пределами установленной для сотрудника продолжительности рабочего дня (ст. 99 ТК РФ). Одного устного распоряжения мало: нужно письменное согласие работника и документ, который фиксирует причину, часы и оплату.

Служебная записка идёт снизу вверх: руководитель отдела объясняет директору, почему без переработки не обойтись, и просит разрешения. На её основании издают приказ о привлечении к сверхурочной работе, а бухгалтерия потом считает оплату.

Что указать в записке

Кому адресована: руководителю компании или тому, кто вправе разрешить переработку.
Кто просит: должность и фамилия руководителя отдела.
Причина: что случилось, почему работа не укладывается в смену и чем грозит срыв.
Кто именно из сотрудников будет перерабатывать и сколько часов каждому — всего и в день.
Согласие работников: что оно получено письменно, приложить согласия.
Оплата: сослаться на ст. 152 ТК РФ — в пределах 120 сверхурочных часов в год не менее полуторного размера за первые два часа и двойного за следующие, а начиная со 121-го часа — не менее двойного размера за каждый час.
Приложения: согласия, график переработки, документы о причине.

Как оформить записку

Проверьте основание. По ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в день и 120 часов в год на человека. До 240 часов в год её можно увеличить, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым соглашением; для работы сверх 120 часов нужно письменное согласие работника и соблюдение установленных законом условий.
Возьмите письменное согласие. Согласие оформляют отдельным документом или отметкой на записке. Без него привлекать к сверхурочной работе нельзя, кроме случаев, прямо названных в ТК.
Напишите записку. Кратко: причина, люди, часы, оплата. Всё, что можно проверить, вынесите в приложения.
Получите резолюцию. Руководитель ставит на записке решение: «согласен» или «отказано». С этого момента можно издавать приказ.
Передайте в бухгалтерию. Копию записки и приказ передают в бухгалтерию, чтобы часы попали в табель и в расчёт зарплаты.

Частые ошибки

В записке нет часов — бухгалтерии нечего считать, а приказ потом расходится с табелем.
Сотрудников привлекают без письменного согласия, хотя случай не входит в исключения ст. 99 ТК РФ.
Переработку путают с ненормированным днём: за ненормированный день положен дополнительный отпуск, а не оплата по ст. 152 ТК РФ.
Записку пишут уже после переработки, задним числом, — при проверке это выглядит как попытка прикрыть нарушение.
Указывают оплату ниже установленного минимума: в пределах 120 сверхурочных часов в год первые два часа оплачивают не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном; начиная со 121-го часа каждый час оплачивают не менее чем в двойном размере.

Частые вопросы

Чем служебная записка отличается от приказа о сверхурочной работе?

Записка — просьба руководителя отдела: она объясняет причину и просит разрешения. Приказ — решение руководителя компании, по которому сотрудников официально привлекают к работе и бухгалтерия начисляет оплату. Сначала записка, потом приказ.

Сколько часов переработки можно согласовать?

По ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в день и 120 часов в год на одного работника. До 240 часов в год её можно увеличить, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым соглашением и соблюдены остальные условия статьи. Работодатель обязан вести точный учёт сверхурочных часов каждого сотрудника.

Как оплачивается переработка?

По ст. 152 ТК РФ в пределах 120 сверхурочных часов в год первые два часа оплачивают не меньше чем в полуторном размере, последующие — не меньше чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивают не меньше чем в двойном размере. Вместо повышенной оплаты работник по своему желанию может взять дополнительный отдых не меньше отработанного сверхурочно времени, кроме случаев, предусмотренных ТК.

Можно ли обойтись без письменного согласия работника?

Без согласия работника привлечение допускается в случаях, перечисленных в ст. 99 ТК РФ, например для предотвращения катастрофы или производственной аварии и устранения их последствий. При неявке сменщика, если работа не допускает перерыва, нужно письменное согласие; работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика.

Нужно ли указывать в записке сумму доплаты?

Нет. Достаточно сослаться на ст. 152 ТК РФ и указать часы. Конкретную сумму считает бухгалтерия исходя из установленной системы оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты.

Когда записки, согласования и табели съедают время руководителя

Чтобы рутинные кадровые бумаги собирались сами

Записки на переработку, согласия, приказы и табели отнимают часы: каждую бумагу надо проверить, свести с графиком и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют часы с графиком и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»