Служебная записка на списание материальных ценностей: образец

Служебная записка на списание материальных ценностей — внутренний документ, которым материально ответственный сотрудник сообщает руководителю, что ценности пришли в негодность, и просит разрешить их списать. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от заведующего складом

И. И. Иванова

Служебная записка

о списании материальных ценностей

16 ноября 2026 г. № 27

На складе хранятся материалы, пришедшие в негодность: 12 рулонов упаковочной плёнки и 40 картонных коробов. При осмотре 14 ноября 2026 года комиссия установила, что плёнка порвана и слиплась от влаги, короба размокли и деформированы. Причина — протечка кровли над стеллажом № 4, о которой составлен акт.

Прошу разрешить списать перечисленные ценности по акту о порче и создать комиссию для оформления списания. Балансовая стоимость — по данным бухгалтерского учёта на дату осмотра.

Приложение: акт осмотра от 14.11.2026 на 2 л. в 1 экз.; дефектная ведомость на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Заведующий складом

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна записка на списание

Списать материалы, товары, инструмент или основное средство можно только с разрешения руководителя. Служебная записка — тот документ, с которого начинается процедура: материально ответственный сотрудник объясняет, какие ценности вышли из строя и почему, а руководитель решает, списывать их или нет.

Единой формы записки в законе нет. Компания закрепляет её в учётной политике или инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название, дата и номер, текст, подпись. Сама записка не заменяет акт о списании — она только запускает процедуру.

Что указать в записке

Кому адресована: руководителю компании или тому, кто подписывает списание по учётной политике.
Кто пишет: должность и фамилия материально ответственного сотрудника.
Что списываем: наименование ценностей, количество и единицы измерения — так, как они значатся в учёте.
Почему: причина — истёк срок годности, поломка, порча, износ, утрата свойств.
Чем подтверждено: акт осмотра, дефектная ведомость, заключение специалиста, фотографии.
Что просите: разрешить списание и назначить комиссию, если её ещё нет.
Приложения: перечень документов с числом листов.

Как оформить списание

Зафиксируйте состояние ценностей. Осмотрите их и составьте акт или дефектную ведомость: что, сколько и в каком состоянии. Комиссия по учётной политике подтверждает непригодность.
Напишите записку. Укажите наименования, количество и причину, приложите акт осмотра и попросите разрешить списание.
Получите разрешение. Руководитель ставит резолюцию. Без неё списывать нельзя: отсутствие резолюции само по себе не превращает списание в долг работника. Для взыскания ущерба работодатель устанавливает его размер, причины и основания материальной ответственности, запрашивает письменное объяснение.
Оформите акт о списании. Компания составляет акт по своей форме, утверждённой в учётной политике. С 2025 года обязательных типовых форм для материалов нет, поэтому форма своя.
Передайте в бухгалтерию. Бухгалтер отражает списание в учёте и делает записи по счетам материалов и затрат.

Частые ошибки

Записка без акта осмотра: руководителю нечем подтвердить, что ценности действительно непригодны.
Наименования и количество не совпадают с учётом — бухгалтерия не сможет сопоставить списание с остатками.
Причину пишут общей фразой «пришли в негодность», не указывая, что именно случилось.
Записку подписывает не материально ответственный сотрудник, а кто-то другой — тогда непонятно, с кого спрашивать.
Записку путают с актом: разрешение руководителя и акт о списании — разные документы, нужны оба.

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку на списание материальных ценностей?

Материально ответственный сотрудник: заведующий складом, кладовщик, начальник участка, главный инженер. Он отвечает за сохранность ценностей и знает, что с ними произошло.

Обязательна ли записка, если есть акт о списании?

Закон требует подтвердить непригодность ценностей и получить разрешение на списание. Записка — удобный способ получить это разрешение, но её обязательность задаёт учётная политика компании. Если в ней записка предусмотрена, без неё процедура будет неполной.

Можно ли списать ценности без записки?

Можно, если учётная политика этого не требует: достаточно акта, утверждённого руководителем. Но тогда решение о списании ничем не обосновано, и при проверке придётся объяснять, почему ценности выбыли.

Какие документы приложить?

Акт осмотра или дефектную ведомость, заключение специалиста при поломке техники, фотографии, а по товарам с истёкшим сроком — документы о дате поступления и сроке годности. Чем полнее подтверждения, тем меньше вопросов у бухгалтерии и проверяющих.

Нужна ли печать на записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а разрешение руководитель ставит резолюцией.

Когда бумаги о списании собираются вручную

Чтобы записки и акты собирались сами

Записки, акты и заявки на списание отнимают время у склада и бухгалтерии: каждую нужно проверить по остаткам и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют наименования и количество с учётом и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»