Регламент по оплате счетов на предприятии: образец

Регламент по оплате счетов задаёт маршрут: кто проверяет счёт, кто согласует, в какой день деньги уходят и что делать, если платёж срочный. Ниже — образец регламента, приказ о платёжных днях и ответы на вопросы, которые возникают при первом же счёте от нового поставщика.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Регламент по оплате счетов

о порядке согласования и оплаты счетов поставщиков

16 ноября 2026 г. № 12

1. Общие положения. Регламент определяет порядок проверки, согласования и оплаты счетов поставщиков и подрядчиков, а также сроки платежей.

2. Платёжные дни. Счета оплачиваются по вторникам и четвергам. Счёт, поступивший в бухгалтерию позже 12:00 дня, предшествующего платёжному дню, оплачивается в следующий платёжный день.

3. Маршрут согласования. Счёт проверяет бухгалтер: реквизиты, сумму, соответствие договору и отсутствие повторной оплаты. Затем счёт согласует руководитель подразделения-заказчика, после — финансовый директор. Без трёх согласований счёт к оплате не принимается.

4. Срочные платежи. Платёж вне платёжного дня допускается по письменной служебной записке руководителя подразделения с визой генерального директора. Записка прикладывается к счёту.

5. Отказ в оплате. Бухгалтерия возвращает счёт с мотивированным отказом, если нет договора, реквизиты не совпадают с договором или счёт уже оплачен. Отказ фиксируется в журнале регистрации счетов.

6. Ответственность. Руководитель подразделения отвечает за обоснованность заказа, бухгалтерия — за точность реквизитов и своевременность платежа.

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Согласовал

Финансовый директор

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен регламент по оплате счетов

Без регламента счёт от поставщика ходит по кабинетам, а бухгалтерия узнаёт о платеже в день, когда деньги уже нужны. Руководитель подразделения заказал, бухгалтер не видел договора, финансовый директор не знает, заложен ли платёж в бюджет месяца.

Регламент закрывает три вопроса: кто подтверждает, что счёт обоснован, кто проверяет реквизиты и договор, в какой день уходят деньги. Дальше платёж идёт по маршруту, а не по звонку.

Что прописать в регламенте

Платёжные дни: конкретные дни недели или числа месяца, когда бухгалтерия проводит платежи.
Маршрут согласования: заказчик, бухгалтер, финансовый директор — кто что проверяет и в какой срок.
Срок согласования на каждом шаге: например, один рабочий день, чтобы счёт не лежал неделю.
Порядок срочных платежей: кто вправе разрешить платёж вне платёжного дня и каким документом.
Основания для отказа: нет договора, реквизиты расходятся, счёт повторный.
Журнал регистрации счетов: кто ведёт, что фиксирует, где хранится.
Ответственность за обоснованность заказа и за точность платежа.

Как утвердить регламент и приказ о платёжных днях

Опишите текущий маршрут счёта. Пройдите с одним реальным счётом от почты до платёжного поручения и запишите, кто на каждом шаге держит документ.
Соберите требования участников. Бухгалтерия скажет, какие реквизиты и документы ей нужны; заказчики — сколько времени им нужно на согласование.
Назначьте платёжные дни. Выберите дни, когда поставщики и банк работают, а бухгалтерия успевает собрать реестр платежей.
Утвердите регламент приказом. Приказ вводит регламент в действие с даты, доводит его до подразделений и назначает ответственного за исполнение.
Доведите до поставщиков. Укажите платёжные дни в договорах и в реквизитах для счетов, чтобы поставщики присылали счета заранее.

Приказ о платёжных днях в организации: образец

Приказ о платёжных днях — короткий документ, который вводит регламент в действие. В нём пишут дату вступления в силу, перечень подразделений, которых касается порядок, и ответственного за контроль.

Если регламент уже утверждён отдельным документом, приказ на него ссылается: «Ввести в действие регламент по оплате счетов с 1 декабря 2026 года». Если регламента нет, приказ сам устанавливает платёжные дни и запрещает платежи вне них без визы руководителя.

Частые вопросы

Сколько платёжных дней в неделю устанавливать?

Два дня в неделю — рабочий вариант для большинства компаний: бухгалтерия собирает реестр, поставщики знают срок. Один день в неделю подходит, когда счетов немного; ежедневные платежи — когда поставщики работают только по предоплате.

Можно ли оплатить счёт вне платёжного дня?

Да, если регламент разрешает срочный платёж по письменной служебной записке с визой руководителя. Записка прикладывается к счёту, чтобы при проверке было видно, почему платёж прошёл вне графика.

Кто должен согласовывать счёт — бухгалтер или руководитель подразделения?

Оба, но по разным основаниям: руководитель подразделения подтверждает, что заказ реальный и сумма верная, бухгалтер проверяет реквизиты, договор и отсутствие повторной оплаты. Финансовый директор согласует платёж с бюджетом.

Обязателен ли регламент по закону?

Нет, это внутренний документ компании. Но без него не работает контроль расходов, а при споре с поставщиком о просрочке платежа регламент показывает, что компания действовала по своему порядку.

Что делать, если поставщик выставил счёт с ошибкой в реквизитах?

Бухгалтерия возвращает счёт с мотивированным отказом и просит исправленный. Оплата по неверным реквизитам — риск потерять деньги, поэтому регламент прямо запрещает платить по счёту, который расходится с договором.

Читать в журнале

Согласование счетов отнимает время у руководителя

Чтобы счета проходили маршрут без ручного контроля

Регламент работает, пока его исполняют: счёт без согласования не уходит, срочный платёж не теряется, повторная оплата не проходит.

Я настраиваю ИИ-агента, который принимает счета, сверяет реквизиты и договор, собирает согласования по маршруту и приносит руководителю готовый реестр платежей.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»