Авансовый отчёт по корпоративной карте

Когда сотрудник платит корпоративной картой, компания считает это выдачей денег под отчёт: деньги списываются со счёта организации, а сотрудник должен объяснить, на что их потратил. Поэтому и отчитывается он так же, как по наличным из кассы, — авансовым отчётом.

Отчитывается тот, кто фактически пользовался картой. Если карта выпущена на директора, а по приказу передана менеджеру и покупки делал менеджер, отчёт составляет менеджер: в выписке и слипах будет имя держателя карты, но расход признают за тем, кто потратил деньги. Передачу карты фиксируют приказом или распоряжением — иначе не объяснить, почему платил один, а отчитывается другой.

Обязанность работника представлять авансовый отчёт закреплена за двумя случаями: он получил деньги под отчёт и должен отчитаться за них, либо он потратил свои деньги на нужды компании и просит их возместить. Второй случай встречается реже, но с картой он тоже бывает, когда сотрудник платит личной картой, а компания возвращает сумму.

Если сотрудник снял деньги с корпоративной карты в банкомате, к отчёту прикладывают квитанцию банкомата. Дальше на снятые наличные действуют обычные правила: чеки на покупки, а неизрасходованный остаток возвращают в кассу. Комиссию банка за снятие относят на расходы отдельно, её в отчёте показывают своей строкой.

Покупку за границей или в интернете в валюте отражают в рублях по курсу банка на дату списания со счёта, ту же сумму берут из выписки. Курс Банка России для этого не пересчитывают: в учёте стоит сумма, которую банк фактически списал. В таблице отчёта рядом с рублёвой суммой указывают валюту и сумму в валюте, чтобы было видно, откуда взялся рублёвый итог.