Приказ на использование такси в служебных целях: образец скачать

Приказ закрепляет, кому в компании положено такси за счёт компании, в каких случаях и чем подтверждать поездку. Приказ помогает закрепить порядок служебных поездок. Для учёта расходов также нужны документы, подтверждающие стоимость и деловую цель конкретной поездки. Ниже — образец приказа и правила, по которым расходы на такси уменьшают налог на прибыль.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

16 ноября 2026 г.

Приказ

об использовании такси в служебных целях

16 ноября 2026 г. № 27

Для поездок сотрудников по делам общества, когда служебный транспорт занят или поездка общественным транспортом отнимает рабочее время, общество оплачивает проезд на такси.

1. Утвердить Порядок использования такси в служебных целях (приложение № 1) и перечень должностей, которым поездки на такси оплачиваются за счёт общества (приложение № 2).

2. Сотрудники вызывают такси через корпоративный аккаунт либо оплачивают поездку лично и сдают в бухгалтерию чек, маршрутный лист и служебную записку с целью поездки.

3. Главному бухгалтеру принимать расходы на такси к учёту при наличии документов, подтверждающих маршрут, дату, стоимость поездки и её производственную цель.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на финансового директора.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен приказ об использовании такси

Такси — это проезд, а не служебный транспорт. Чтобы бухгалтерия приняла расходы, а инспекция не сняла их, компании нужно доказать две вещи: поездка была по делу и её стоимость подтверждена документами. Приказ как раз закрепляет, какие поездки считаются служебными и кто их согласует.

Расходы на служебные поездки учитывают при налогообложении прибыли, если они обоснованы и документально подтверждены. Проезд к месту командировки и обратно относится к командировочным расходам по подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Обоснованность доказывает приказ вместе с документами по конкретной поездке.

Приказа об использовании услуг такси в служебных целях достаточно, чтобы установить правило на весь год: отдельный приказ на каждую поездку не нужен.

Что прописать в приказе

Круг сотрудников или перечень должностей, которым такси оплачивает компания: курьеры, руководители, сотрудники, которые ездят на встречи с клиентами.
Случаи, когда поездка считается служебной: встреча с контрагентом, поездка в суд или в налоговую, доставка документов, работа в позднее время, когда общественный транспорт не ходит.
Кто согласует поездку: непосредственный руководитель или финансовый директор.
Способ оплаты: корпоративный аккаунт в агрегаторе или возмещение расходов сотруднику.
Какие документы сотрудник сдаёт в бухгалтерию: чек, маршрутный лист, служебная записка с целью поездки.
Порядок отчёта: срок сдачи документов и ответственный за проверку.

Как оформить поездки так, чтобы расходы приняли

Издайте приказ. Утвердите порядок и перечень должностей. Ознакомьте с приказом бухгалтерию и руководителей подразделений.
Закрепите способ оплаты. Корпоративный аккаунт удобнее: агрегатор сам присылает отчёт с маршрутами, датами и суммами. При оплате наличными сотрудник сдаёт чек.
Собирайте документы по каждой поездке. Нужны дата, маршрут, стоимость и цель. Цель подтверждает служебная записка или отметка в системе согласования.
Проверяйте перед учётом. Бухгалтер сверяет поездку с приказом и служебной запиской, проверяет, что маршрут ведёт к контрагенту или на объект, а не домой.
Храните документы. Отчёты агрегатора, чеки и записки хранят вместе с первичными документами не меньше пяти лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Расходы на такси и налог на прибыль

Расходы на такси уменьшают базу по налогу на прибыль, если поездка связана с деятельностью компании и подтверждена документами. Налоговый кодекс прямо называет расходы на проезд в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 и требует, чтобы расходы были обоснованы и документально подтверждены (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

Поездка сотрудника домой с работы и обратно служебной не является. Исключение — когда компания сама обязалась доставлять сотрудников, например при работе в ночную смену или на удалённом объекте: такое условие закрепляют в трудовом или коллективном договоре, и тогда расходы обоснованы.

Поездка руководителя или сотрудника на такси в аэропорт к рейсу в командировку — тоже проезд, его оплачивают по правилам командировочных расходов.

Если компания применяет общую систему, расходы на такси учитывают в прочих расходах. На УСН с объектом «доходы минус расходы» с 2026 года перечень расходов открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ, то есть проезд на такси учесть можно при тех же условиях обоснованности и подтверждения. На УСН с объектом «доходы» расходы налог не уменьшают вовсе.

Частые ошибки

Нет приказа и служебных записок: бухгалтерия принимает чеки без цели поездки, и инспекция снимает расходы.
Такси домой выдают за служебную поездку, хотя маршрут и время говорят об обратном.
Сотрудник сдаёт только чек без маршрута: не видно, куда и зачем он ехал.
Расходы на такси на УСН «доходы минус расходы» проводят без документов о цели поездки: открытый перечень не отменяет требований статьи 252 НК РФ.
Корпоративный аккаунт оформлен на личную карту директора: расходы проводит не компания, и подтвердить их сложнее.

Частые вопросы

Обязательно ли издавать приказ об использовании такси?

Закон не требует отдельного приказа об использовании такси. Он помогает закрепить порядок поездок, а их деловую цель и стоимость подтверждают документами по каждой поездке. Приказ вместе с документами по поездке доказывает производственную цель.

Можно ли учесть расходы на такси при налоге на прибыль?

Да, если поездка связана с деятельностью компании и подтверждена документами: чеком или отчётом агрегатора, маршрутом, датой и целью поездки. Основание — подпункт 12 пункта 1 статьи 264 и пункт 1 статьи 252 НК РФ.

Какие документы подтверждают поездку на такси?

Чек или отчёт агрегатора с датой, маршрутом и суммой, служебная записка с целью поездки, при корпоративном аккаунте — детализация поездок. Для поездки к контрагенту полезно приложить программу встречи или письмо.

Можно ли оплатить такси сотруднику наличными и возместить расходы?

Можно. Сотрудник сдаёт чек и служебную записку, компания возмещает стоимость. Выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами, потому что это возмещение расходов, связанных с работой, а не доход сотрудника.

Учитываются ли расходы на такси на УСН?

При объекте «доходы минус расходы» — да: с 2026 года перечень расходов открыт, и подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ. Условия статьи 252 НК РФ сохраняются: нужны обоснование и документы по поездке. При объекте «доходы» расходы налог не уменьшают.

Поездки, чеки и записки собираются в одном месте

Чтобы подтверждения по такси не терялись

Чеки, маршруты и служебные записки по каждой поездке собираются в почте и мессенджерах, и к концу месяца бухгалтер разбирает их вручную.

Я настраиваю ИИ-агента, который принимает отчёт агрегатора и записки сотрудников, сверяет поездки с приказом и складывает подтверждения в папку по месяцам — бухгалтеру остаётся проверить готовое.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»