Бланк внутренней описи документов дела для архива

Внутренняя опись перечисляет документы внутри одного дела: номер, дату, заголовок и листы каждого. Она нужна, когда в папке больше одного документа, — по ней архив и проверяющий видят состав дела, не перелистывая его. Ниже — бланк по форме Правил, образец заполнения на примере дела с приказами и файл в Word.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Внутренняя опись документов дела

документов дела № 12

«___» __________ 20__ г.

Дело № 12 «Приказы по личному составу за 2026 год», том 1.

1 | 14-лс | 12.01.2026 | Приказ о приёме на работу Смирновой А. В. | 1–2 | 2 | 27-лс | 02.02.2026 | Приказ о переводе Ковалёва Д. С. | 3 | 3 | 41-лс | 16.03.2026 | Приказ об увольнении Титова Р. П. | 4–5 |

Итого 3 документа. Количество листов внутренней описи — 2.

Составитель описи

Специалист по кадрам

____________ / А. В. Смирнова /

Зачем внутренняя опись, если есть номенклатура дел

Номенклатура дел называет папку целиком, а внутренняя опись — каждый документ внутри неё. Когда дело уходит в архив или его проверяет экспертная комиссия, состав виден по описи: что подшито, на каких листах, ничего ли не вынули.

Форму внутренней описи задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Там же сказано, в каких делах опись составляют: в делах, где документы идут не в хронологическом порядке или их состав нужно раскрыть, — например, в делах с приказами по личному составу, протоколами, перепиской.

Опись вкладывают в начало дела, перед первым документом, и нумеруют отдельно от документов. Её листы входят в лист-заверитель дела.

Опись документов в папке: образец и файл в Word

Опись документов в папке — это и есть внутренняя опись дела. Образец выше заполнен на деле из трёх приказов по личному составу: видно, как в таблицу переносят индекс, дату и заголовок каждого приказа и какие листы дела он занимает.

Скачать бланк в Word стоит ради самой формы: таблица на шесть граф, строки итога и места для подписи. Форму берите из Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и переносите её в документ Word без изменений — так опись примет и архив, и экспертная комиссия.

В Word удобно и считать: строки таблицы нумеруются автоматически, итог по числу документов и листов описи остаётся вписать руками, цифрами и прописью.

Что заполнить в бланке

Наименование организации и структурного подразделения — в шапке.
Номер дела и его заголовок — тот же, что на обложке.
В таблице по каждому документу: номер по порядку, индекс (регистрационный номер), дату, заголовок и номера листов дела, которые он занимает.
В графе «Примечание» — пометки: копия, выбыл, заменён, если такое есть.
Итог: сколько всего документов, цифрами и прописью.
Количество листов самой внутренней описи.
Должность, подпись и расшифровку подписи того, кто составил опись.

Как заполнить внутреннюю опись

Разложите документы по порядку. Порядок — тот, в котором документы подшиты в дело. Внутренняя опись повторяет его, а не пересортировывает папку.
Пронумеруйте листы дела. Номера листов ставят карандашом в правом верхнем углу каждого листа. Без них графу «Номера листов дела» не заполнить.
Внесите каждый документ в таблицу. Индекс и дата — с самого документа, заголовок — кратко и по существу: что за документ и о чём.
Укажите номера листов. Первый и последний лист документа через тире; документ на одном листе — один номер.
Подведите итог и подпишите. Посчитайте документы и листы описи, впишите цифрами и прописью, поставьте должность, подпись и расшифровку.

Частые ошибки

В описи перечисляют не документы, а разделы или папки — тогда по ней нельзя найти нужный приказ.
Номера листов не совпадают с фактической нумерацией: документы подшили после того, как опись составили.
Итог написан только цифрами: в форме нужны и цифры, и прописью.
Листы внутренней описи не включили в лист-заверитель дела, и общее число листов не сходится.
Опись положили в конец дела, а не перед первым документом.

Частые вопросы

В каких делах нужна внутренняя опись?

В делах, где состав документов нужно раскрыть: приказы по личному составу, протоколы, переписка, документы с разными сроками хранения внутри одной папки. Порядок установлен Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и инструкцией по делопроизводству организации.

Кто подписывает внутреннюю опись?

Тот, кто её составил: обычно сотрудник, отвечающий за дело, — кадровик, секретарь, делопроизводитель. Ставят должность, подпись и расшифровку. Отдельного утверждения руководителем форма не требует.

Нужно ли нумеровать листы самой описи?

Да. Листы внутренней описи нумеруют отдельно от документов дела, а их количество указывают в самой описи и включают в лист-заверитель дела.

Что писать в графе «Примечание»?

Пометки о состоянии документа: копия, выбыл, заменён, повреждён. Если пометок нет, графу оставляют пустой.

Можно ли скачать опись документов в папке образцом в Word и заполнить под своё дело?

Да. Возьмите рекомендуемый образец из приложения № 5 к Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, перенесите его в Word и заполните данными своего дела: заголовок дела, строки таблицы, итог. Если документы передают в конкретный архив, учтите его требования к оформлению.

Сколько хранится внутренняя опись?

Столько же, сколько дело, в котором она лежит. Срок хранения дела берут из номенклатуры дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда папки с документами собираются вручную

Чтобы описи и дела собирались без ручной сверки

Внутренние описи, заверители и номенклатура отнимают дни: каждый документ надо внести, сверить листы и перепроверить итог.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают документы по шаблону, переносят реквизиты в опись и сверяют номера листов, а сотруднику остаётся проверить готовое дело перед сдачей в архив.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»