Книга учёта доходов и расходов для ИП на ОСНО 2020: скачать бесплатно в Excel

ИП на общей системе ведёт учёт доходов и расходов в книге по форме, утверждённой приказом Минфина и ФНС. Ниже — бланк в Excel и разбор, что писать в каждый раздел, как считать базу кассовым методом и почему убыток ИП не переносят на следующий год.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Индивидуальный предприниматель

И. И. Иванов

ИНН 770000000000

2020 год

Книга учёта доходов и расходов и хозяйственных операций

индивидуального предпринимателя, применяющего общую систему налогообложения

Начат 1 января 2020 г.

Учёт доходов и расходов ведётся кассовым методом: доход признаётся в день поступления денег на счёт или в кассу, расход — в день фактической оплаты.

Доходы и расходы записываются в хронологическом порядке по каждой хозяйственной операции отдельной строкой на основании первичных документов.

Книга ведётся по итогам налогового периода; исправления подтверждаются подписью предпринимателя с указанием даты исправления.

Предприниматель

Индивидуальный предприниматель

____________ / И. И. Иванов /

Зачем ИП на ОСНО книга учёта

На общей системе предприниматель платит НДФЛ с разницы между доходами и профессиональными вычетами. Книга учёта доходов и расходов — документ, в котором эта разница собирается по каждой операции и подтверждается первичкой.

Форму книги для ИП утвердил приказ Минфина России и ФНС от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430. Налоговая вправе запросить книгу при камеральной и выездной проверке, поэтому записи ведут в течение года, а не восстанавливают задним числом.

За 2020 год книга заполняется по той же форме: новых разделов и отмены старых для этого периода не было. Бланк в Excel ниже повторяет структуру приказа — титульный лист и таблицу операций.

Что входит в книгу

Титульный лист: фамилия, имя, отчество предпринимателя, ИНН, налоговый период, подпись.
Таблица доходов и расходов: дата и номер операции, содержание, доход, расход, основание — реквизиты первичного документа.
Итоги за каждый месяц и за год: сумма доходов, сумма расходов, база для НДФЛ.
Раздел с расходами на приобретение основных средств и нематериальных активов, если предприниматель их покупал.
Отметка об исправлениях, если запись пришлось менять.

Как заполнить книгу за год

Откройте бланк и заполните титул. Впишите ФИО, ИНН и год, за который ведётся учёт. Строки о периоде ведения книги заполняются по датам первой и последней записи.
Записывайте каждую операцию. Доход — в день поступления денег от покупателя. Расход — в день оплаты поставщику, подрядчику или в бюджет. Запись подтверждается первичным документом: кассовым чеком, платёжным поручением, актом.
Разделяйте доходы и расходы по видам. Доходы от реализации и внереализационные доходы ведите отдельно от расходов, связанных с бизнесом. Личные траты предпринимателя в книгу не попадают.
Считайте итоги по месяцам. Сложите доходы и расходы за месяц, затем нарастающим итогом с начала года. Разница — база для НДФЛ, если нет вычетов.
Закройте год и подпишите. Итоговые суммы за год переносятся в декларацию 3-НДФЛ. Книгу распечатывают, прошивают и подписывают; электронную форму ведут в Excel и распечатывают по итогам года.

Кассовый метод: когда записывать доход и расход

У ИП на ОСНО учёт идёт по оплате. Доход появляется в книге в день, когда деньги пришли на расчётный счёт или в кассу, а не в день отгрузки товара или подписания акта. Аванс — тоже доход этого дня.

Расход записывают в день оплаты. Если предприниматель купил товар в декабре, а оплатил в январе, расход попадает в книгу января. Исключение — расходы на основные средства и нематериальные активы: их списывают частями по правилам приказа, а не одной суммой.

НДФЛ, удержанный с доходов работников, не является расходом предпринимателя. Уплаченные обязательные страховые взносы за себя и взносы с выплат работникам учитывают в профессиональном вычете при соблюдении установленных условий.

Что можно списать в расходы

Сырьё, материалы, товары для перепродажи — по факту оплаты и использования в бизнесе.
Аренда помещения, коммунальные платежи, связь, интернет.
Оплата труда наёмных работников и страховые взносы с неё.
Услуги подрядчиков: бухгалтера, юриста, перевозчика, рекламного агентства.
Проценты по кредитам и займам, взятым на бизнес.
Амортизация основных средств и нематериальных активов по правилам приказа.
Профессиональный вычет — документально подтверждённые расходы, связанные с получением дохода.

Убыток ИП на ОСНО не переносят

Если профессиональные вычеты больше доходов, база по НДФЛ равна нулю. Разницу на следующий год не переносят: статья 283 НК РФ про перенос убытков касается налога на прибыль организаций, а не НДФЛ предпринимателя.

Поэтому в книге за 2020 год убыток фиксируется как факт, но в декларации 3-НДФЛ он не уменьшает доходы следующих лет. Планировать расходы так, чтобы убыток не возникал, дешевле, чем разбираться с ним в следующем году.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать книгу в налоговую?

Нет. Книгу ведут и хранят у себя, а представляют по требованию инспекции при проверке. К декларации 3-НДФЛ её не прикладывают.

Можно ли вести книгу в Excel?

Можно. Форму заполняют в электронном виде, а по итогам года распечатывают, прошивают и подписывают. Главное — сохранять структуру разделов из приказа.

Что делать, если операцию записали неверно?

Исправление вносят в книгу с указанием даты и подписью предпринимателя. Зачёркивать и замазывать записи нельзя: проверяющий должен видеть, что именно исправлено.

Нужна ли книга, если доходов не было?

Да. Книга подтверждает отсутствие операций и нужна, если инспекция запросит документы за период. Пустая книга с подписью и датами — нормальный документ.

Как учитывать доходы в валюте?

Доходы и расходы в валюте пересчитывают в рубли по курсу Банка России на дату операции. Запись в книге ведут в рублях.

Когда книга и декларация собираются вручную

Чтобы учёт ИП собирался без ручных таблиц

Книга в Excel работает, пока операций десятки. На сотнях платежей, счетов и актов ошибки в разноске доходов и расходов всплывают уже в декларации.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые переносят операции из банка и первички в книгу по вашим правилам и готовят данные для 3-НДФЛ.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»