Письмо о применяемой системе налогообложения: образец

Письмо о применяемой системе налогообложения — документ для контрагента: им компания или ИП сообщает, по какому режиму работает и как это влияет на цену и на НДС. Ниже — бланк и заполненный образец письма на бланке организации.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Генеральному директору ООО «Северный ветер»

А. С. Смирнову

Письмо о применяемой системе налогообложения

по запросу ООО «Северный ветер»

16 ноября 2026 г. № 47

На ваше письмо от 10 ноября 2026 г. № 112 сообщаем, что ООО «Ромашка» с 1 января 2026 года применяет упрощённую систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы».

По операциям, которые мы выполняем по договору поставки от 3 февраля 2026 г. № 18, НДС не начисляется: компания освобождена от обязанностей налогоплательщика НДС в соответствии с пунктом 1 статьи 145 Налогового кодекса РФ. Стоимость товаров, указанная в договоре и в счёте, окончательная, НДС сверх неё не предъявляется.

Приложение: копия уведомления о переходе на упрощённую систему налогообложения на 1 л. в 1 экз.

Подписант

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно письмо о применяемой системе налогообложения

Письмо о применяемой системе налогообложения контрагент просит, когда ему надо понять, как считать цену сделки и будет ли в ней НДС. Чаще всего его запрашивают перед договором: покупателю или заказчику нужно подтвердить, что поставщик не предъявит налог сверху уже согласованной суммы.

Второй повод — проверка перед сделкой: служба закупок или финансисты контрагента собирают сведения о поставщике. В законе отдельной формы такого письма нет, поэтому компания пишет его в свободной форме на своём бланке или на простом листе с реквизитами.

Что указать в письме о налогообложении организации

Наименование организации или ИП, ИНН и КПП — чтобы адресат точно понял, о ком речь.
Адресата: должность, компанию, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Дату и номер письма, а также ссылку на запрос контрагента, если он был.
Какой режим применяется: общая система, упрощённая с объектом «доходы» или «доходы минус расходы», патент, единый сельхозналог.
С какого числа и на какой срок действует режим — например, с 1 января 2026 года.
Правило про НДС: начисляется ли налог, по какой ставке, есть ли освобождение по статье 145 НК РФ.
Подпись руководителя или ИП с расшифровкой и, если нужно, печать.

Информационное письмо о применяемой системе налогообложения: образец и отличия

Информационное письмо о применяемой системе налогообложения — то же самое письмо, только названное по назначению: оно ничего не требует и не меняет, а сообщает сведения партнёру. Образец выше подходит и для этой формулировки, достаточно назвать документ «Информационное письмо о применяемой системе налогообложения».

Информационное письмо о системе налогообложения отличается от обычного делового письма только заголовком: текст тот же — режим, период, правило про НДС и приложение с копией уведомления или патента. Если контрагент просит именно «информационное письмо», не переписывайте текст, а поменяйте название и заголовок к тексту.

Как составить официальное письмо о применении системы налогообложения

Возьмите бланк компании. На бланке уже есть наименование, ИНН и КПП — останется вписать адресата и текст. Официальное письмо о применении системы налогообложения пишут на бланке или на листе с угловым штампом, где эти реквизиты есть.
Начните с ответа на запрос. Сошлитесь на письмо контрагента с датой и номером: так понятно, на что вы отвечаете.
Назовите режим и период. Одна строка: какой режим и с какой даты применяется. Если режим менялся, укажите, с какого числа действует текущий.
Объясните правило про НДС. Напишите прямо: НДС не начисляется или начисляется по такой-то ставке. Если освобождение — сошлитесь на пункт 1 статьи 145 НК РФ.
Приложите подтверждение. Копия уведомления о переходе на УСН или патента снимает лишние вопросы.
Подпишите и отправьте. Подпишите у руководителя или у ИП, отправьте контрагенту и сохраните копию с отметкой о вручении.

Чем письмо отличается от уведомления в налоговую

Уведомление о переходе на упрощённую систему налогообложения компания или ИП подаёт в налоговую инспекцию по установленной форме. Это документ для налогового органа, и от него зависит, на каком режиме налогоплательщик находится.

Письмо об использовании системы налогообложения — документ для контрагента. В налоговую его не подают, оно не меняет режим и не заменяет уведомление. Его задача — сообщить партнёру, как устроены ваши налоги по сделке.

Частые вопросы

Обязательно ли отвечать на запрос контрагента письмом о системе налогообложения?

Обязанности отвечать именно письмом закон не устанавливает. Но если контрагент просит подтверждение, письмо снимает спор о том, должен ли был поставщик предъявить НДС. Отказ обычно ведёт к тому, что сделка затягивается или контрагент выбирает другого поставщика.

Нужна ли печать на таком письме?

Печать не обязательна: письмо подписывает руководитель или ИП. Если в компании печать есть и её ставят на исходящие документы, поставьте и здесь — хуже не будет.

Можно ли отправить письмо по электронной почте?

Можно, если контрагент принимает сканы. Для документов, на которые потом будут ссылаться в спорах, надёжнее бумажный оригинал с подписью или файл с электронной подписью.

Что писать, если компания на УСН, но платит НДС по спецставке?

Напишите, что применяется упрощённая система и что НДС начисляется по ставке 5 или 7 процентов без вычета входного налога. Так контрагент поймёт, как считать цену. Покупатель вправе принять предъявленный НДС к вычету при выполнении общих условий.

Нужно ли указывать в письме сумму доходов?

Нет, это лишнее. Достаточно режима, периода и правила про НДС. Сведения о доходах — налоговая тайна, и раскрывать их контрагенту вы не обязаны.

Когда такие письма и справки собирают вручную

Чтобы ответы контрагентам готовились сами

Запросы на подтверждение режима, реквизитов и цен приходят пачками, и каждый надо собрать, проверить и отправить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие ответы по шаблону из данных учётной системы и приносят на подпись уже готовый документ.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»