Как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году: образец работает по настоящее время

Копию трудовой книжки заверяют на каждом листе: надпись «Верно», должность, подпись и дата. На последней странице копии пишут «Работает по настоящее время», если сотрудник ещё в компании. Ниже — образец заполнения и разбор ошибок, из-за которых копию возвращают.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Копия верна

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

16 ноября 2026 г.

Заверительная надпись на копии трудовой книжки

образец заполнения

Работает по настоящее время

На последней странице копии после последней записи о работе: «Работает по настоящее время», должность, подпись, инициалы и фамилия, дата.

Подлинник трудовой книжки хранится в ООО «Ромашка».

М. П.

Работник кадровой службы

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Что значит «заверить трудовую книжку»

Работник приносит копию трудовой книжки, когда устраивается на новую работу, оформляет пенсию, кредит или визу. Копию делает компания, где книжка хранится, и заверяет её: без надписи «Верно», подписи и даты копия остаётся просто бумагой.

Правило одно — п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов», он заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 18 августа 2025 года (приказ Росстандарта № 622-ст). Требования к заверительной надписи те же, поэтому образец 2020 года работает и сейчас: те же реквизиты, та же запись «Работает по настоящее время» на последней странице.

Заверяют копию, а не саму книжку. В подлиннике никаких надписей о заверении не делают: там только записи о приёме, переводах и увольнении.

Что поставить на копии

На каждом листе копии — надпись или штамп «Верно» либо «Копия верна».
Должность того, кто заверил: руководитель, специалист по кадрам или другой уполномоченный работник.
Личная подпись и расшифровка: инициалы и фамилия.
Дата заверения.
На последней странице после последней записи — «Работает по настоящее время», если сотрудник ещё работает.
Если копию отдают в другую организацию — где хранится подлинник, и печать компании при её наличии.

Как заверить копию трудовой книжки

Сделайте копию. Копируйте все заполненные страницы, включая титульный лист с фотографией и страницы с записями о работе. Пустые страницы не копируют.
Проверьте записи. Сверьте копию с подлинником: если в книжке есть исправления, они должны быть внесены по правилам — зачёркиванием и новой записью.
Поставьте «Верно». На каждом листе копии напишите или проставьте штампом «Верно», укажите должность, распишитесь и расшифруйте подпись, поставьте дату.
Допишите на последней странице. Если работник не уволен, после последней записи напишите «Работает по настоящее время» и снова заверьте: должность, подпись, инициалы и фамилия, дата.
Укажите место хранения и поставьте печать. Если копия идёт в другую организацию, допишите, где хранится подлинник, и поставьте печать компании, если она есть.

Заверение копии трудовой книжки: образец 2023 года и действующее правило

Образец заверения копии трудовой книжки 2023 года и нынешний бланк совпадают: надпись «Верно» с должностью, подписью, расшифровкой и датой на каждом листе, а на последней странице — «Работает по настоящее время». С 2023 года изменилась не заверительная надпись, а оформление самих документов: с 18 августа 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025, и требования к заверению копий в нём сохранены.

Запись «Работает по настоящее время» делают на последней странице копии после последней записи о работе. Она показывает, что человек не уволен и копия отражает положение на дату заверения.

Запись не заменяет сведений об увольнении: если работник ушёл, на копии остаётся запись об увольнении с приказом и датой, а фразы «Работает по настоящее время» нет. Дата у записи та же, что у надписи «Верно»: две разные даты на одном листе вызывают вопросы у того, кто принимает копию.

Частые ошибки

Надпись «Верно» только на первой странице — заверять нужно каждый лист копии.
Нет должности или расшифровки подписи: непонятно, кто и на каком основании заверил копию.
Нет даты — копия считается недействительной, ведь непонятно, на какой момент она верна.
Запись «Работает по настоящее время» поставили уволенному работнику.
Заверяют копию без титульного листа, а принимающая сторона сверяет фамилию и фотографию.
Пишут «Копия верна» на подлиннике: в саму трудовую книжку такие надписи не вносят.

Частые вопросы

Нужна ли печать на копии трудовой книжки?

Печать ставят при её наличии. Компания вправе работать без печати, и тогда достаточно подписи уполномоченного работника с расшифровкой и даты.

Кто может заверить копию?

Руководитель компании или работник, которому это поручено, — обычно специалист по кадрам или секретарь. В надписи указывают его должность.

Нужно ли заверять каждую страницу?

Да, надпись «Верно» с подписью и датой ставят на каждом листе копии. На последней странице дополнительно пишут «Работает по настоящее время».

Что делать, если работник уволился?

Заверяют копию с записью об увольнении. Фразу «Работает по настоящее время» не пишут: она неверна на дату заверения.

Можно ли заверить копию электронной трудовой книжки?

Сведения о трудовой деятельности формируют в электронном виде, и работник получает их у работодателя или через Госуслуги. Бумажную копию таких сведений заверяют так же: «Верно», должность, подпись, дата.

Обязательно ли писать, где хранится подлинник?

Обязательно, если копию передают в другую организацию. Тогда же ставят печать компании при её наличии.

Когда копии и справки отнимают время у кадров

Чтобы рутинные кадровые бумаги собирались сами

Заверение копий, справки о работе и выписки из приказов отнимают у кадровой службы часы: каждую бумагу готовят вручную и проверяют по книжке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, подставляют данные работника и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»