Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец

Объяснительная записка — документ, в котором работник своими словами рассказывает, почему поручение не выполнено или выполнено с ошибкой. Ниже — бланк и образец заполнения: кому адресовать, на основании чего писать и что указать о причине.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Объяснительная записка

о невыполнении должностных обязанностей

16 ноября 2026 г.

По вашему требованию от 13 ноября 2026 года объясняю причины невыполнения плана звонков за октябрь 2026 года.

План на октябрь — 400 звонков. С 5 по 20 октября я замещал заболевшего коллегу и вёл его клиентов, поэтому успел сделать 310 звонков. Остальные 90 звонков перенёс на ноябрь, о чём предупредил руководителя отдела 30 октября.

Готов наверстать оставшиеся звонки до 30 ноября 2026 года и передать часть клиентов коллеге, если нагрузка сохранится.

Приложение: выгрузка из CRM со звонками за октябрь на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Когда нужна объяснительная о невыполнении обязанностей

Работодатель обязан затребовать письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания — замечания, выговора или увольнения по соответствующим основаниям. Это правило статьи 193 Трудового кодекса РФ: если работник не представил объяснение по истечении двух рабочих дней, составляют акт, и отсутствие объяснения не препятствует взысканию.

Записку пишут, когда поручение не выполнено, сорван срок, допущена ошибка в работе или нарушен порядок, установленный должностной инструкцией. Текст — версия работника: что произошло, почему и что он предлагает сделать.

На основании чего пишется объяснительная

Требование или уведомление работодателя: устное или письменное, с датой и тем, что именно вменяют.
Должностная инструкция и трудовой договор — там указаны обязанности, которые, по мнению работодателя, не выполнены.
Локальные акты компании: правила внутреннего трудового распорядка, приказы, планы и регламенты.
Статья 193 Трудового кодекса РФ — она даёт работнику право изложить свою версию до решения о взыскании.

Как написать объяснительную записку

Укажите адресата и автора. Пишите тому, кто запросил объяснение: руководителю компании или начальнику отдела. В шапке — должность и фамилия с инициалами.
Назовите требование. В первом абзаце сошлитесь на требование или уведомление: от какого числа и о каком нарушении идёт речь.
Опишите факты. Что именно не выполнено, в какие сроки и почему. Только то, что можете подтвердить: даты, документы, поручения.
Предложите решение. Скажите, как исправите ситуацию и к какому сроку. Это показывает работодателю, что вы готовы отвечать за результат.
Передайте и оставьте копию. Отдайте записку адресату или в канцелярию. Копию оставьте себе — с отметкой о получении, если это возможно.

Частые ошибки

Пересказ эмоций вместо фактов: «меня завалили работой» без дат и поручений ничего не объясняет.
Нет ссылки на требование работодателя — непонятно, по какому поводу записка.
Признание вины без объяснения причин: работодателю нужна картина, а не самоуничижение.
Записку пишут после того, как взыскание уже объявлено: объяснение запрашивают до решения, иначе порядок по ст. 193 ТК РФ нарушен.

Частые вопросы

В какой срок нужно написать объяснительную?

Работник передаёт объяснение в течение двух рабочих дней со дня, когда работодатель его запросил. Если за это время объяснения нет, работодатель составляет акт — ст. 193 Трудового кодекса РФ.

Что будет, если не написать объяснительную?

Отказ от объяснения не запрещает применить взыскание, но работодатель обязан зафиксировать отказ актом. Молчание тоже фиксируют актом, и оно может быть истолковано не в пользу работника.

Можно ли написать объяснительную от руки?

Да. Закон форму не устанавливает: рукописный текст с подписью и датой имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Чем объяснительная отличается от докладной?

Докладную пишет руководитель или сотрудник вышестоящему о событии или нарушении. Объяснительную пишет сам работник — о причинах того, что ему вменяют. Это разные документы, и путать их не стоит.

Можно ли приложить к записке документы?

Да, приложения помогают: выгрузка из CRM, письма, график дежурств. В конце записки перечислите их и укажите количество листов.

Читать в журнале

Когда разбор ошибок отнимает время у руководителя

Чтобы объяснения и разборы собирались сами

Каждая объяснительная — это переписка, сверка с инструкцией и напоминания. У руководителя на это уходят часы, а решение откладывается.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют факты с CRM и приносят руководителю готовую картину для решения.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»