Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт о выдаче дел во временное пользование: образец заполненный

Акт о выдаче дел во временное пользование оформляют, когда архив передаёт дела другой организации или своему отделу на время: для проверки, подготовки ответа, работы комиссии. Ниже — заполненный образец и бланк, по которому такой акт составляют.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

121087, г. Москва, ул. Барклая, д. 6, стр. 3

Акт № 7

о выдаче дел во временное пользование

16 ноября 2026 г.

Основание: служебная записка начальника отдела продаж от 10.11.2026 № 41 о сверке договоров с контрагентами за 2023–2024 годы.

Для какой цели выдаются дела: для сверки договоров с контрагентами и подготовки ответа на претензию.

Выдаются следующие дела из фонда № 1, опись № 2: дело № 14 «Договоры с контрагентами за 2023 год», 186 листов; дело № 21 «Договоры с контрагентами за 2024 год», 204 листа.

Всего выдается 2 (два) дела на срок до 15 декабря 2026 года.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дела, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения ООО «Ромашка» и вернуть дела в архив в указанный в акте срок.

Получатель предупреждён об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных дел.

Дела выдал

Заведующий архивом

____________ / Е. А. Смирнова /

Дела получил

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое акт о выдаче дел во временное пользование

Акт о выдаче дел во временное пользование фиксирует передачу дел из архива на время. Его оформляют, когда дела нужны другой организации, подразделению или комиссии, а потом вернутся в архив.

Акт составляют в двух экземплярах: один остаётся в архиве, второй — у получателя. По этому акту архив потом проверяет, все ли дела вернулись и в каком они состоянии.

Рекомендуемый образец акта приведён в приложении № 21 к правилам Росархива: в нём указывают, кто и кому выдал дела, их перечень, цель и срок выдачи, а также обязательства получателя.

Что указать в акте

  • Наименование организации, которая выдаёт дела, и её адрес с почтовым индексом.
  • Номер акта и дату составления.
  • Основание выдачи: служебная записка, заявка, решение комиссии, запрос другой организации.
  • Цель выдачи: для чего дела нужны получателю.
  • Название фонда, номер описи и перечень дел: номер, заголовок, число листов.
  • Общее число дел цифрами и прописью и срок, на который они выданы.
  • Запись о состоянии дел: подшиты, в обложках, листы пронумерованы и заверены.
  • Обязательства получателя и предупреждение об ответственности.
  • Подписи того, кто выдал дела, и того, кто их получил, с датами.

Как заполнить акт

  1. Проверьте основание. Выдавайте дела только по письменному основанию: заявке отдела, служебной записке, запросу организации. Номер и дату основания впишите в акт.
  2. Перечислите дела по описи. Для каждого дела укажите номер фонда, номер описи, номер дела, заголовок и число листов. Так при возврате легко сверить комплектность.
  3. Назначьте срок. Срок выдачи определите по цели: на неделю для сверки, на месяц для работы комиссии. Срок впишите и цифрами, и словами, чтобы его нельзя было исправить.
  4. Зафиксируйте состояние. Осмотрите дела при выдаче: подшивка, обложка, нумерация листов, заверительная надпись. Если что-то повреждено, отметьте это до передачи, а не после возврата.
  5. Возьмите подписи. Подписи ставят обе стороны в день передачи дел. С этого дня получатель отвечает за сохранность дел и обязан вернуть их в срок.

Что получатель обязуется не делать

  • Не передавать дела посторонним лицам.
  • Не выдавать по делам копии, выписки и справки без разрешения архива.
  • Не публиковать документы из дел без разрешения организации, выдавшей дела.
  • Не выносить дела из помещения, где с ними работают, если архив этого не разрешил.
  • Вернуть дела в архив в срок, указанный в акте.

Возврат дел в архив

Когда дела возвращают, архив сверяет их с актом: все ли дела на месте, сохранена ли нумерация листов, не повреждены ли обложки и подшивка.

На акте у получателя или в архиве делают отметку о возврате: дата, подпись принявшего, при необходимости — замечания. Если дело утрачено или повреждено, составляют отдельный акт и принимают меры по восстановлению документов.

Пока дела не вернулись, они числятся выданными. Поэтому в архиве ведут журнал или картотеку выдачи, а акт — документ, по которому видно, у кого какое дело.

Частые вопросы

Кто подписывает акт о выдаче дел во временное пользование?

Тот, кто выдаёт дела, — обычно заведующий архивом или сотрудник, отвечающий за хранение, — и тот, кто их получает. Обе подписи ставят в день передачи дел, с датами.

На какой срок можно выдать дела?

Закон срок не ограничивает. Архив назначает его по цели выдачи и указывает в акте. Если дела нужны дольше, срок продлевают отдельной записью или новым актом.

Можно ли выдать дела без акта?

Не стоит: без акта не видно, у кого дело и когда его вернуть. При утрате доказать, что дело передавали, будет нечем. Акт — единственный документ, который фиксирует передачу и возврат.

Что делать, если получатель потерял дело?

Составляют акт об утрате, сообщают руководителю организации и принимают меры по восстановлению документов. Получатель несёт ответственность за утрату и повреждение дел, о чём его предупреждают в акте.

Нужна ли печать на акте?

Нет. Акт подписывают должностные лица, которые выдали и приняли дела. Печать ставят, если так принято в организации или этого требует контрагент.

Когда акты и передачи дел собираются вручную

Чтобы бумаги по архиву собирались сами

Акты выдачи, возврата и описи дел отнимают время у архивиста и руководителя: каждую бумагу надо сверить с журналом, проверить номера дел и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют номера дел с описью и приносят на подпись уже заполненный акт.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы