Доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов

Первичный учётный документ подтверждает хозяйственную операцию, и среди его обязательных реквизитов — подпись человека, который сделку совершил, и человека, ответственного за правильность её оформления (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Без подписи уполномоченного лица документ не доказывает расход или отгрузку.

Доверенность — письменное полномочие, которое одно лицо выдаёт другому на представительство перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). Ею компания и передаёт право подписи: бухгалтер, менеджер или подрядчик ставит подпись за общество, и для контрагента и проверяющих это законно.

Выдать доверенность можно любому человеку, даже если он не работает в компании (разъяснение «1С» от 27.03.2026). Другое дело — типовые формы М-2 и М-2а на получение товаров: их оформляют только на работников организации.

Приказ руководителя о перечне лиц, уполномоченных подписывать документы с денежными средствами, — внутренний документ (п. 14 Положения о правилах ведения бухгалтерского учёта, приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н). Для сотрудников компании его хватает, чтобы закрепить, кто что подписывает.

Доверенность нужна там, где полномочие выходит за пределы компании: контрагент или суд просит документ, подтверждающий право подписи у конкретного человека, или подписывает не работник. На практике удобнее и то и другое: приказ распределяет обязанности внутри, доверенность подтверждает полномочия снаружи.

Счёт-фактуру подписывает руководитель, главный бухгалтер или другие лица, уполномоченные на это приказом или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Без такого документа подпись постороннего в счёте-фактуре даёт налоговый риск.

Если электронные первичные документы или счета-фактуры по телекоммуникационным каналам связи подписывает представитель личной квалифицированной электронной подписью, его полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность — МЧД. Это электронный файл с квалифицированной электронной подписью руководителя, который проверяется автоматически. Руководителю, действующему без доверенности, МЧД для собственной подписи не нужна.

Бывает наоборот: бухгалтер подписывает бумажные документы по бумажной доверенности, а электронные — по МЧД. Если срок бумажной доверенности истёк, ссылаться на МЧД при подписании бумаги нельзя — это разные документы (разъяснение в журнале «Главная книга», 2026, № 5).

Проверьте, что в МЧД указаны те же полномочия, что и в бумажной доверенности: расхождение приведёт к отказу контрагента принять документ.