Журнал регистрации трудовых книжек: образец и бланк

Журнал регистрации трудовых книжек — книга, в которой работодатель фиксирует, какие бумажные трудовые книжки и вкладыши приняты от работников, выданы, возвращены при увольнении. Ниже — бланк и заполненный образец: графы, порядок записей и правила хранения по Порядку, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Начат 11 января 2026 г.

Окончен ________________

Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

ООО «Ромашка», 2026 год

Запись № 1 — 12 января 2026 г.

Запись 1. 12.01.2026 принята трудовая книжка серии ТК-IV № 4125879 от менеджера по продажам Смирновой Ольги Петровны при приёме на работу; должность и подразделение — отдел продаж; подпись работника в получении книжки при увольнении — при увольнении.

Запись 2. 03.02.2026 выдана новая трудовая книжка серии ТК-V № 0087412 водителю Ковалёву Дмитрию Сергеевичу взамен утраченной; в графе «Примечание» — «взамен утраченной, акт от 03.02.2026».

Запись 3. 27.03.2026 принята трудовая книжка серии ТК-III № 2201456 от бухгалтера Никитиной Анны Владимировны; при увольнении 15.05.2026 книжка выдана на руки, подпись работника стоит.

Ответственное лицо за ведение журнала

Инспектор по кадрам

____________ / Е. А. Волкова /

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек

Трудовая книжка — документ строгой отчётности. Работодатель обязан учитывать движение трудовых книжек и вкладышей в них: когда книжку приняли от работника, когда выдали новую, когда вернули на руки при увольнении. Для этого ведут книгу или журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — это и есть журнал регистрации трудовых книжек.

Требование установлено разделом VIII Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (п. 40). Отдельно ведут книгу учёта бланков трудовой книжки и вкладыша — в ней фиксируют получение и расход бланков, обычно в бухгалтерии.

Журнал ведут только для бумажных трудовых книжек. Электронные сведения о трудовой деятельности ведёт СФР, в журнал их не вносят.

Какие графы включить в журнал

Порядковый номер записи.
Дата приёма на работу или увольнения — по ней видно, когда книжка поступила и когда выдана.
Фамилия, имя, отчество работника полностью.
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша — их указывают обязательно (п. 40 Порядка № 320н).
Должность и подразделение, куда принят работник.
Подпись работника в получении книжки при увольнении.
Подпись ответственного лица, принявшего или выдавшего книжку.
Примечание — для отметок о выдаче вкладыша, замене бланка, утрате.

Как заполнять журнал

Заведите журнал до первого приёма. Прошейте, пронумеруйте страницы, укажите даты начала и окончания, заверьте подписью руководителя и печатью, если компания её использует.
Внесите запись при приёме. В день, когда работник принёс трудовую книжку, запишите дату приёма, ФИО, серию и номер, должность. Работник и ответственное лицо ставят подписи.
Отметьте выдачу вкладыша или нового бланка. Если бланк закончился или книжка утрачена, впишите серию и номер нового бланка и сделайте отметку в графе «Примечание».
Зафиксируйте выдачу при увольнении. В день увольнения внесите дату, а работник расписывается в получении книжки на руки.
Храните журнал. Журнал хранится в сейфе или закрытом шкафу вместе с бланками. Срок хранения — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Частые ошибки

Не указывают серию и номер книжки — при проверке не доказать, что учтена именно эта книжка.
Нет подписи работника в получении книжки при увольнении: спор о том, выдана ли книжка, решается не в пользу компании.
Журнал не прошит и не заверен — записи легко изъять или заменить.
В журнал вносят электронные сведения о трудовой деятельности — для них журнал не нужен.
Вместо журнала учёта движения ведут только книгу учёта бланков: это два разных документа.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации трудовых книжек?

Да. Работодатель, у которого есть работники с бумажными трудовыми книжками, обязан вести книгу или журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Есть ли утверждённая форма журнала?

Нет. Работодатель разрабатывает форму сам. В журнале учитывают книжки, принятые при поступлении работников на работу, а также вновь выдаваемые книжки и вкладыши с указанием их серии и номера. Для контроля выдачи удобно предусмотреть данные работника, даты и подписи.

Кто ведёт журнал — кадровик или бухгалтер?

Журнал учёта движения трудовых книжек обычно ведёт кадровая служба, книгу учёта бланков — бухгалтерия. Компания закрепляет ответственное лицо приказом.

Что делать, если в журнале обнаружена ошибка?

Исправление вносят аккуратно: неверную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильную, заверяют подписью ответственного лица и печатью. Подчистки и замазывания недопустимы.

Нужен ли журнал для электронных трудовых книжек?

Нет. Электронные сведения о трудовой деятельности ведёт СФР, а журнал регистрации трудовых книжек касается только бумажных бланков и вкладышей.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Порядок № 320н прямо не запрещает электронную форму, но для документа строгой отчётности надёжнее бумажный журнал с подписями работников. Если ведёте электронно, подписи подтверждают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Когда кадровые бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы журналы и кадровые документы собирались сами

Журналы учёта, приказы и заявления по приёму и увольнению повторяются каждый месяц: каждую запись надо проверить, внести в нужную графу и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают кадровые документы по шаблону, сверяют данные работника и приносят ответственному лицу готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»