Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Счёт-спецификация: образец и бланк

Счёт-спецификация — счёт, в котором к сумме приложен перечень позиций: наименование, количество, цена за единицу, сумма по строке. Его выставляют, когда покупателю нужно видеть состав поставки, а не только итог. Ниже — бланк в Word и заполненный образец на партию оборудования.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Получатель: ООО «Северный склад»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Покупатель: ООО «Северный склад»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Счёт-спецификация

к договору поставки от 3 ноября 2026 г. № 27/П

16 ноября 2026 г. № 118

ООО «Ромашка» выставляет счёт на оплату товара по договору поставки от 3 ноября 2026 г. № 27/П. Основание: заявка покупателя от 12 ноября 2026 г.

Позиции поставки: 1) стеллаж металлический СТ-2000 — 12 шт. по 18 500 руб., сумма 222 000 руб.; 2) стеллаж металлический СТ-1500 — 8 шт. по 14 200 руб., сумма 113 600 руб.; 3) монтаж и сборка — 20 комплектов по 3 500 руб., сумма 70 000 руб.

Итого 405 600 руб., в том числе НДС 22 % — 73 140,98 руб. Оплата до 27 ноября 2026 г. на расчётный счёт поставщика.

Приложение: спецификация на 1 л. в 1 экз.

Поставщик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что такое счёт-спецификация

Счёт-спецификация — счёт на оплату, к которому приложен перечень поставки: по каждой позиции указаны наименование, единица измерения, количество, цена и сумма. Итог по документу — общая сумма к оплате с НДС.

Отдельной формы в законе нет. Счёт не входит в перечень обязательных документов, поэтому компания составляет его сама и закрепляет бланк в учётной политике или в приложении к договору. Для покупателя счёт-спецификация удобен тем, что состав поставки и суммы по строкам видно до отгрузки, а продавец по нему собирает отгрузочные документы.

Чем отличается от счёта и УПД

  • Обычный счёт: сумма к оплате и назначение платежа, без разбивки по позициям; состав поставки раскрывают в спецификации к договору.
  • Счёт-спецификация: тот же счёт, но позиции перечислены в самом документе, с количеством, ценой и суммой по каждой строке.
  • УПД: универсальный передаточный документ, которым одновременно отгружают товар и заявляют вычет по НДС; счёт-спецификация отгрузку не подтверждает и вычет не обосновывает.
  • Счёт на оплату не заменяет договор и не подтверждает передачу товара — для этого нужны накладная или УПД.

Что указать в счёте-спецификации

  • Наименование документа, дату и номер; номер и дату договора или заявки, на основании которых выставлен счёт.
  • Продавца и покупателя: название, ИНН, КПП, адрес; банковские реквизиты продавца для оплаты.
  • По каждой позиции: наименование, единицу измерения, количество, цену за единицу, сумму.
  • Итог: сумма без НДС, ставка и сумма НДС, общая сумма к оплате.
  • Срок оплаты и назначение платежа, если по счёту платят отдельным поручением.
  • Подпись руководителя или уполномоченного лица и печать, если компания её применяет.

Как выставить счёт-спецификацию

  1. Сверьте позиции с заявкой. Возьмите заявку покупателя или спецификацию к договору и перенесите позиции дословно: наименование, артикул, количество.
  2. Посчитайте строки и итог. Умножьте количество на цену по каждой строке, сложите строки, затем начислите НДС по ставке 22 % на итог без налога.
  3. Проверьте реквизиты. Сверьте ИНН и КПП покупателя с его карточкой, а банковские реквизиты продавца — с обслуживающим банком.
  4. Подпишите и отправьте. Подпишите счёт, отправьте покупателю в согласованном виде — по почте или в системе электронного документооборота — и зафиксируйте дату отправки.
  5. Закройте оплату отгрузкой. После поступления денег отгрузите товар по накладной или УПД со ссылкой на счёт и договор.

Как отразить аванс и доплату

Если покупатель платит частями, в счёте-спецификации показывают всю сумму поставки и отдельной строкой — ранее полученный аванс, а к оплате оставляют разницу. В назначении платежа покупатель указывает номер счёта и договора, чтобы платёж было легко сопоставить с поставкой.

НДС с аванса продавец начисляет на дату получения предоплаты и принимает к вычету после отгрузки. В счёте-спецификации ставку и сумму налога показывают по итогу, а по строкам — суммы без налога, чтобы расчёт по каждой позиции сходился.

Частые вопросы

Обязателен ли счёт-спецификация?

Нет. Счёт не входит в перечень документов, которыми оформляют отгрузку, и закон его форму не устанавливает. Компания решает сама, выставлять обычный счёт или с перечнем позиций.

Заменяет ли счёт-спецификация накладную или УПД?

Нет. Счёт подтверждает сумму к оплате, а передачу товара оформляют накладной или УПД. Вычет НДС покупатель заявляет по счёту-фактуре или УПД, а не по счёту.

Какую ставку НДС указывать в счёте в 2026 году?

По общему правилу — 22 %: ставка действует с 1 января 2026 года по пункту 3 статьи 164 НК РФ. Для товаров из перечня пункта 2 статьи 164 НК РФ — 10 %, для экспорта и операций пункта 1 статьи 164 — 0 %.

Нужна ли печать на счёте-спецификации?

Закон печать не требует. Компания ставит её, если печать применяется и это закреплено в учётной политике или договоре.

Сколько хранить счета-спецификации?

Счёт служит первичным документом для оплаты, поэтому его хранят вместе с документами учёта. Документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, если не установлен иной срок.

Счета, спецификации и заявки собираются вручную

Чтобы счёт собирался по заявке сам

Менеджер переносит позиции из заявки в счёт, сверяет цены и остатки, считает итог — и так по каждой заявке. На потоке заявок ошибки в количестве и цене уходят покупателю вместе со счётом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают заявку, подставляют позиции и цены из учётной системы, собирают счёт по шаблону и отдают его на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы