Соглашение об использовании личного автомобиля в командировке: образец

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, компании нужны четыре документа: соглашение с работником, приказ на командировку, приказ об использовании автомобиля в служебных целях и путевой лист. Ниже — образец соглашения и что написать в остальных бумагах.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава,

и начальник отдела продаж И. И. Иванов,

Соглашение об использовании личного автомобиля в командировке

об использовании личного автомобиля работника в служебных целях

16 ноября 2026 г. № 14

Работник использует в служебных целях личный автомобиль марки Lada Vesta, государственный регистрационный знак А123ВС77, 2021 года выпуска. Автомобиль принадлежит работнику на праве собственности.

Использование автомобиля допускается при поездках в командировки и по служебным заданиям в пределах города и области. Каждая поездка оформляется приказом руководителя и путевым листом.

Работник получает компенсацию за износ автомобиля в размере 3 000 рублей в месяц и возмещение расходов на топливо по фактическому расходу, подтверждённому чеками АЗС и путевыми листами. Компенсация выплачивается вместе с заработной платой за месяц, в котором были поездки.

Работник проходит предрейсовый медицинский осмотр и технический осмотр автомобиля перед каждой поездкой. Работник отвечает за исправность автомобиля и соблюдение правил дорожного движения.

Соглашение действует с 16 ноября 2026 года до 31 декабря 2026 года. Любая сторона может расторгнуть его, предупредив другую сторону за 5 рабочих дней.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Работник

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно соглашение

Служебная командировка на личном автомобиле — это использование имущества работника в интересах компании. По статье 188 Трудового кодекса РФ работнику возмещают расходы, связанные с использованием личного имущества, и выплачивают компенсацию за его износ. Размер и порядок выплаты стороны определяют соглашением в письменной форме.

Соглашение защищает обе стороны: работник знает, какие расходы ему вернут, а компания подтверждает, что поездки связаны с работой и суммы обоснованы. Без письменного соглашения бухгалтерия не сможет учесть компенсацию и расходы на топливо, а работник рискует не получить возмещение.

Что указать в соглашении

Данные автомобиля: марка, модель, государственный регистрационный знак, год выпуска и документ, подтверждающий право собственности работника.
Виды поездок: командировки, служебные задания в городе, поездки к клиентам — что именно разрешено.
Размер компенсации за износ автомобиля и порядок её выплаты: сумма в месяц или за поездку, срок выплаты.
Порядок возмещения расходов: топливо, платные дороги, парковка, мойка — какие расходы компания берёт на себя и какими документами их подтверждают.
Обязанности работника: проходить предрейсовый медосмотр, следить за исправностью машины, соблюдать правила дорожного движения.
Срок действия и порядок расторжения соглашения.

Как оформить командировку на личном автомобиле

Заключите соглашение. Подпишите с работником соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях — до первой поездки.
Издайте приказ на командировку. В приказе укажите цель поездки, маршрут, срок и вид транспорта — личный автомобиль работника.
Издайте приказ об использовании автомобиля. Отдельным приказом закрепите машину за работником на время командировки, укажите компенсацию и ответственных за путевые листы.
Выдайте путевой лист. Путевой лист оформляют на каждую поездку или на месяц, в зависимости от учётной политики компании. В нём фиксируют маршрут, пробег и расход топлива.
Соберите подтверждающие документы. Чеки АЗС, квитанции платных дорог и парковок, путевые листы — всё, что подтверждает расходы, приложите к авансовому отчёту.

Приказ на командировку на личном автомобиле

Приказ на командировку оформляют по унифицированной форме № Т-9 или по форме, утверждённой компанией. В нём указывают фамилию и должность работника, цель и срок командировки, маршрут и вид транспорта. Если работник едет на личном автомобиле, это прямо пишут в приказе: «командировка на личном автомобиле работника, марка и государственный регистрационный знак».

Приказ об использовании личного автомобиля в служебных целях

Этот приказ закрепляет машину за работником на время поездок и устанавливает размер компенсации. В нём указывают марку и номер автомобиля, фамилию работника, размер компенсации за износ, порядок возмещения расходов на топливо и ответственного за выдачу путевых листов. Приказ подписывает руководитель компании, работник знакомится с ним под подпись.

Путевой лист для командировки на личном автомобиле

Путевой лист — документ, который подтверждает пробег и расход топлива. Для личного автомобиля работника обязательная форма законом не установлена, поэтому компания может разработать её сама. В путевом листе указывают дату, маршрут, показания одометра при выезде и возвращении, количество выданного топлива и подписи работника и ответственного лица.

С 1 марта 2023 года действует приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 — он устанавливает обязательные реквизиты путевого листа. Если компания использует свой бланк, эти реквизиты должны быть в нём: наименование и номер путевого листа, сведения о сроке действия, данные собственника автомобиля, водителя и транспортного средства, показания одометра, дата и время выезда и возвращения.

Частые ошибки

Нет письменного соглашения с работником — компенсацию нельзя учесть в расходах и подтвердить обоснованность выплаты.
В приказе на командировку не указан личный автомобиль — проверяющие могут посчитать поездку не связанной с производственной необходимостью.
Нет путевых листов — нельзя подтвердить пробег и расход топлива, а значит, и сумму возмещения.
Не разделяют компенсацию за использование автомобиля и возмещение подтверждённых расходов — бухгалтерия может ошибиться с учётом и налогами.
Не организовали обязательный предрейсовый медосмотр для работника, который должен его проходить.

Частые вопросы

Обязательно ли заключать соглашение об использовании личного автомобиля в командировке?

Да, если компания возмещает работнику расходы и выплачивает компенсацию за износ. Статья 188 Трудового кодекса РФ требует, чтобы размер и порядок возмещения были определены соглашением сторон в письменной форме.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Путевой лист — основной документ, подтверждающий пробег и расход топлива. Без него сложно доказать, что расходы связаны с командировкой. Компания может разработать свой бланк, но обязательные реквизиты по приказу Минтранса № 390 в нём должны быть.

Нужен ли предрейсовый медосмотр, если работник едет на личном автомобиле?

Обязательный предрейсовый осмотр проводят в течение работы человека в качестве водителя, за исключениями, установленными законом. Сам по себе факт служебной поездки на личной машине ещё не означает, что такой осмотр обязателен для каждого работника. Требования к предрейсовым медосмотрам установлены статьёй 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

Как облагается компенсация за использование личного автомобиля?

Компенсация за использование личного автомобиля и возмещение связанных с ним расходов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении условий НК РФ и подтверждении использования автомобиля и расходов. Для налога на прибыль компенсацию учитывают в пределах норм НК РФ. Возмещение расходов на топливо и другие подтверждённые расходы не облагается налогом.

Что делать, если работник попал в ДТП в командировке на личном автомобиле?

Работник сообщает о происшествии руководителю, оформляет документы по ДТП и передаёт их в компанию. Компания решает, возмещать ли ущерб, в зависимости от условий соглашения и обстоятельств происшествия.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы документы собирались без ручной работы

Соглашения, приказы и путевые листы отнимают время: каждую бумагу нужно проверить, согласовать и передать в бухгалтерию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»