Выписка из штатного расписания, подтверждающая наличие сотрудников

Выписка из штатного расписания подтверждает наличие сотрудников: какие должности в компании есть, сколько по ним ставок и сколько из них занято. Ниже — образец выписки и порядок оформления: что показать, как заверить и что приложить, если документ просят банк, заказчик по тендеру или проверяющий.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В банк «Пример»

для рассмотрения заявки на кредит

Выписка из штатного расписания

о наличии сотрудников

16 ноября 2026 г. № 7

Настоящая выписка выдана ООО «Ромашка» (ИНН 7700000000, ОГРН 1107700000000) в подтверждение того, что по состоянию на 16 ноября 2026 года в штатном расписании общества, утверждённом приказом от 30 декабря 2025 г. № 12, числятся следующие должности.

1. Генеральный директор — 1 штатная единица, занята 1. 2. Главный бухгалтер — 1 штатная единица, занята 1. 3. Менеджер по продажам — 4 штатные единицы, заняты 3. 4. Кладовщик — 2 штатные единицы, заняты 2. 5. Водитель — 2 штатные единицы, заняты 1. Итого: 10 штатных единиц, занято 8.

Среднесписочная численность работников за октябрь 2026 года — 8 человек.

Выписка выдана для предъявления по месту требования.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Петрова /

Зачем нужна выписка, подтверждающая наличие сотрудников

Выписка из штатного расписания показывает, какие должности есть в компании и сколько по ним ставок. Когда её просят «в подтверждение наличия сотрудников», нужна не вся штатка, а выписка по конкретным должностям и с числом занятых единиц: по ней видно, что люди в компании действительно работают.

Такую выписку просят банк при кредите или гарантии, заказчик по тендеру, контрагент при проверке надёжности, инспектор при проверке соблюдения квот. Каждый хочет увидеть одно и то же: должность есть в утверждённом штатном расписании и по ней занята ставка.

Что показать в выписке

Реквизиты компании: название, ИНН, ОГРН.
Дату, на которую выдана выписка, её номер и основание — приказ, которым утверждено штатное расписание.
Должности: полное наименование, количество штатных единиц и сколько из них занято.
Итог: сколько всего штатных единиц и сколько занято.
Среднесписочную численность за последний закрытый месяц.
Для кого выдана выписка — «для предъявления по месту требования» или с указанием адресата.
Подписи руководителя и главного бухгалтера.

Как оформить выписку

Возьмите утверждённое штатное расписание. Штатное расписание вводится приказом руководителя; выписка ссылается на его дату и номер.
Выпишите нужные строки. Перенесите должности, количество штатных единиц, оклады по желанию адресата и дополните графой «занято» — её в самой штатке нет.
Посчитайте занятые ставки. Занятая ставка — та, по которой есть работник. Данные берите из табеля и трудовых договоров на дату выписки.
Добавьте среднесписочную численность. Её считают по указаниям Росстата: численность учитываемых работников за каждый календарный день месяца суммируют и делят на число календарных дней. Работников с неполным рабочим временем в предусмотренных правилами случаях учитывают пропорционально отработанному времени; отдельные категории из расчёта исключают.
Заверьте. Подпишите у руководителя и главного бухгалтера. Постороннему адресату обычно нужна ещё печать компании.
Зарегистрируйте и выдайте. Присвойте номер, отметьте выдачу в журнале исходящих документов, оставьте копию у себя.

Чем выписка отличается от штатного расписания и справки о численности

Штатное расписание — полный документ по форме Т-3 со всеми должностями, подразделениями и окладами; его не выдают наружу целиком.
Выписка — часть штатного расписания по запросу: только нужные строки, с числом занятых единиц и отметкой, на какую дату сведения.
Справка о численности показывает только количество работников, без должностей.
Справка о доходах и штатная расстановка (кто именно занимает должность) — отдельные документы; персональные данные работников в выписку не включают.

Частые ошибки

Показывают штатные единицы, а не работников: 10 единиц при 6 занятых — это наличие должностей, а не сотрудников.
Не указывают дату, на которую выдана выписка, — документ теряет смысл для адресата.
Не ссылаются на приказ об утверждении штатного расписания.
Пишут оклады, когда адресат их не просил: лишние сведения о фонде оплаты труда уходят наружу без нужды.
Заверяют копию штатного расписания вместо выписки — адресату нужны конкретные должности, а не весь документ.

Частые вопросы

Обязательна ли форма выписки из штатного расписания?

Нет. Обязательной формы нет: штатное расписание ведут по форме Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, а выписку составляют в свободной форме на бланке компании. Важно, чтобы из неё были видны должности, количество единиц, число занятых и дата.

Кто подписывает выписку?

Руководитель и главный бухгалтер. Если выписку готовит отдел кадров, подпись начальника отдела кадров тоже уместна. Постороннему адресату, например банку, обычно нужна печать компании.

Нужно ли заверять выписку нотариально?

Как правило, нет. Нотариальное заверение может потребовать конкретный адресат или суд; уточняйте у того, кто запросил документ.

Что делать, если часть ставок свободна?

Показать как есть: сколько единиц и сколько занято. Скрывать вакансии нет смысла — адресат сверяет выписку со среднесписочной численностью и отчётностью.

Можно ли выдать выписку только по одному подразделению?

Да. Выписка и нужна для того, чтобы показать часть штатного расписания: по отделу, по должностям или по конкретному запросу.

Когда бумаги для банка, тендера и проверок собираются вручную

Чтобы справки и выписки собирались сами

Выписки, справки о численности и подтверждения для банка и тендера собирают вручную: бухгалтер и кадровик ищут данные в разных файлах и переносят в шаблон.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут данные из учётной системы, собирают документ по шаблону компании и отдают на подпись руководителю.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»