Положение по командировкам 2023: образец

Положение о командировках — внутренний документ, который задаёт правила поездок в компании: кто и как оформляет командировку, сколько платят на день, когда выдают аванс и в какой срок сотрудник отчитывается. Ниже — готовый текст положения, который можно принять приказом и дополнить своими суммами.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Ромашка»

от 10 января 2023 г. № 3

Положение о служебных командировках

в ООО «Ромашка»

10 января 2023 г.

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет порядок направления работников ООО «Ромашка» в служебные командировки, размер и порядок возмещения расходов. 1.2. Служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. 1.3. Поездка работника, у которого постоянная работа выполняется в пути, служебной командировкой не признаётся.

2. Оформление командировки. 2.1. Командировка оформляется решением руководителя организации; перечень должностей, поездки которых согласует директор, приведён в приложении 1. 2.2. Работник знакомится с решением до выезда. 2.3. Цель, место и срок командировки указываются в решении.

3. Суточные. 3.1. За каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, работнику выплачиваются суточные в размере, установленном приказом руководителя. 3.2. За дни, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные выплачиваются в размере, установленном приказом руководителя для таких поездок. 3.3. Суммы суточных, не превышающие размер, установленный пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, не облагаются налогом на доходы физических лиц.

4. Аванс и возмещение расходов. 4.1. До выезда работнику выдаётся аванс на проезд, проживание и суточные. 4.2. Работодатель возмещает расходы на проезд к месту командировки и обратно, наём жилья, суточные и иные расходы, согласованные с руководителем. 4.3. Расходы подтверждаются документами: билетами, счетами гостиницы, кассовыми чеками.

5. Отчёт. 5.1. В течение трёх рабочих дней после возвращения работник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждающими документами. 5.2. Остаток аванса возвращается в кассу или удерживается из заработной платы в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. 5.3. Перерасход возмещается работнику в течение пяти рабочих дней после утверждения отчёта.

6. Заключительные положения. 6.1. Положение вступает в силу с даты утверждения и действует до замены новым. 6.2. Изменения вносятся приказом руководителя.

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем компании положение о командировках

Трудовой кодекс задаёт общие правила: командировка — поездка по распоряжению работодателя, работнику возмещают проезд, наём жилья и суточные, а средний заработок за дни поездки сохраняется (ст. 167, 168 ТК РФ). Размер суточных, порядок выдачи аванса и срок отчёта закон оставляет на усмотрение компании.

Положение собирает эти решения в один документ. Бухгалтерия перестаёт каждый раз спрашивать, сколько платить на день и что считать подтверждением расходов, а сотрудник заранее знает, что получит и когда сдаст отчёт.

Год в названии — 2023 — это дата, когда документ приняли. Само положение действует до замены новым, поэтому образец подходит и сейчас: проверять нужно только суммы, которые компания ставит сама.

Что прописать в положении

Кто принимает решение о командировке и какие должности согласует лично руководитель.
Как оформляют поездку: решение, ознакомление работника, срок и место.
Размер суточных за день — в том числе за выходные, праздники и дни в пути.
Отдельный размер суточных для поездок, из которых работник возвращается домой каждый день.
Когда выдают аванс и на что именно: проезд, жильё, суточные.
Какие расходы компания возмещает сверх обязательных и как их согласуют.
Срок сдачи авансового отчёта после возвращения.
Порядок возврата остатка аванса и возмещения перерасхода.

Как принять положение

Соберите действующие правила. Посмотрите, сколько платят на день сейчас, кто согласует поездки, как бухгалтерия принимает отчёты. Положение закрепляет то, что уже работает, и убирает разнобой.
Заполните образец. Впишите название компании, должности, суммы суточных и сроки отчёта. Суммы — ваше решение, закон задаёт только границу, до которой суточные не облагаются налогом на доходы.
Согласуйте с бухгалтерией. Проверьте, что сроки отчёта и порядок возврата аванса совпадают с тем, как бухгалтерия ведёт расчёты с сотрудниками.
Утвердите приказом. Положение вводят в действие приказом руководителя. С даты приказа документ обязателен для всех, кого он касается.
Ознакомьте работников. С положением знакомят тех, кто ездит в командировки, под подпись. Новым сотрудникам его показывают при приёме.

Частые ошибки

В положении нет размера суточных — бухгалтерия считает по-разному от поездки к поездке.
Забыли про выходные и дни в пути: суточные за них положены так же, как за рабочие дни.
Не указан срок авансового отчёта — сотрудник сдаёт документы через месяц, и расходы теряются.
Положение противоречит трудовым договорам: если в договоре другая сумма суточных, применяют условие договора, а не внутренний документ.
Смешали командировку с разъездной работой: поездки сотрудника, чья работа идёт в пути, командировкой не признаются.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о командировках?

Закон его не требует. Но без внутреннего документа компания не может обосновать свои суммы суточных и порядок расчётов, а работник не знает правил. Положение закрывает этот пробел и подтверждает расходы при проверке.

Какой размер суточных указать?

Компания устанавливает размер сама. Закон ограничивает только сумму, которая не облагается налогом на доходы физических лиц: по пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса это суточные в пределах нормы, установленной для таких выплат. Всё, что выше, облагается налогом.

Нужно ли переделывать положение 2023 года?

Нет, если суммы и порядок работы компании не менялись. Документ действует до замены новым. Пересмотрите его, когда меняются ставки суточных, состав согласующих или порядок отчётов.

Что делать, если сотрудник не вернул остаток аванса?

Работодатель вправе удержать остаток из заработной платы с соблюдением ограничений Трудового кодекса, а при отказе — взыскать в суде. Порядок возврата лучше прописать в положении, чтобы у бухгалтерии было основание для удержания.

Можно ли платить суточные за однодневную поездку?

Да. Суточные за день поездки компания устанавливает своим решением, в том числе когда работник возвращается домой в тот же день. Размер для таких поездок удобно указать отдельным пунктом.

Хранить положение нужно постоянно?

Положение действует, пока его не заменят. Хранят его вместе с приказом об утверждении по правилам делопроизводства компании.

Когда поездки и отчёты отнимают время у бухгалтерии

Чтобы командировочные документы собирались сами

Авансовые отчёты, билеты, счета гостиниц и суточные по каждому сотруднику — рутина, которая съедает часы бухгалтера и руководителя, который утверждает отчёты.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с положением и приносят руководителю готовый отчёт на утверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»