Акт изъятия документов: образец и бланк

Акт изъятия — документ, которым фиксируют, какие бумаги или предметы забрали, у кого, когда и при ком. Ниже — бланк и образец заполнения: опись, подписи, копия для организации.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

г. Москва

30 октября 2026 г.

Акт изъятия документов

по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4, офис 12

№ 7

Основание: заявление участника ООО «Ромашка» Петрова П. П. от 28.10.2026 о предоставлении копий документов общества.

Изъяты и переданы на хранение следующие документы: 1) устав ООО «Ромашка» в редакции 2024 года на 18 л. в 1 экз.; 2) протокол общего собрания участников от 12.03.2026 № 2 на 4 л. в 1 экз.; 3) книга протоколов общества за 2025–2026 годы на 46 л. в 1 экз.

Документы переданы в сейф по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4, офис 12. Копии документов вручены представителю участника в день составления акта.

Акт составлен в двух экземплярах: первый — у генерального директора, второй — у участника Петрова П. П.

Составил

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Присутствовали

Участник ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что такое акт изъятия

Акт изъятия — документ, который фиксирует передачу бумаг, вещей или носителей информации: что именно забрали, у кого, когда, при ком и где теперь хранится. Его составляют, когда документы забирают из офиса или у сотрудника: по заявлению участника, по требованию инспекции, при передаче дел, при увольнении материально ответственного лица.

Единой формы в законе нет. Компания вправе утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: название организации, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подписи.

Что указать в акте изъятия

Название организации, ИНН и место составления.
Дату и номер акта — по журналу регистрации документов компании.
Основание: чьё заявление, требование или приказ.
Кто изымает и кто присутствует: должности, фамилии и инициалы.
Опись: по каждому документу — название, дата, номер, количество листов и экземпляров.
Где документы будут храниться и кому вручены копии.
Сколько экземпляров составлено и у кого они остаются.
Подписи всех участников с расшифровкой; отказ от подписи отмечают в акте.

Как составить акт изъятия документов

Зафиксируйте основание. Запишите, на каком основании забираете документы: заявление участника, приказ руководителя, требование ведомства. Без основания акт ничего не доказывает.
Пересчитайте документы. Каждый документ опишите отдельно: название, дату, номер, число листов. Сшитые документы считают по листам, а не по томам.
Составьте акт в двух экземплярах. Один остаётся у организации, второй передают тому, кто документы получил. Оба подписывают все присутствующие.
Снимите копии. Копии изъятых документов заверьте и оставьте в офисе: если оригиналы понадобятся для работы, у вас будет чем подтвердить содержание.
Зарегистрируйте и уберите в сейф. Внесите акт в журнал регистрации, а изъятые документы — в место хранения, где доступ есть только у ответственного.

Частые ошибки

В описи стоит «документы согласно приложению», а самого приложения нет — такой акт не защищает ни одну сторону.
Не указано основание, и потом нельзя объяснить, почему бумаги оказались у другого человека.
Акт подписал только тот, кто забирал; подписи передающей стороны нет.
Копии не сняли — при утрате оригиналов восстанавливать содержание нечем.
Акт не зарегистрировали, и в журнале документов компании он не появился.

Частые вопросы

Чем акт изъятия отличается от протокола выемки?

Протокол выемки составляет должностное лицо — следователь или инспектор — в рамках уголовного или административного дела, и его форма установлена процессуальным законом. Акт изъятия составляет сама организация для внутреннего учёта: кто, у кого и на каком основании забрал документы. При выемке представитель компании вправе знакомиться с протоколом и делать замечания, но составить вместо него свой акт нельзя.

Обязательно ли присутствие двух свидетелей?

Закон для внутреннего акта этого не требует. Но если спор дойдёт до суда, акт с подписями двух незаинтересованных сотрудников убедительнее: проще доказать, что документы были именно в том виде, в каком их описали.

Можно ли изъять документы без акта?

Можно, но тогда не останется доказательства, какие именно документы и в каком количестве передали. При утрате или порче бумаг претензии предъявить будет не к чему.

Что делать, если человек отказывается подписывать акт?

Сделайте в акте отметку «от подписи отказался» и укажите дату. Подписи остальных присутствующих подтвердят, что акт составили и огласили.

Сколько хранить акт изъятия?

Срок зависит от содержания и от номенклатуры дел компании. Акты по основной деятельности обычно хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел.

Когда бумаги теряются между отделами

Чтобы документы не пропадали и не искались неделями

Акты, заявки и передачи документов тонут в переписке: никто не помнит, кто и когда забрал папку.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют описи и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»