Книга продаж для ИП на УСН

Книга продаж нужна предпринимателю на УСН, только когда он платит НДС: с дохода за прошлый год выше 20 млн ₽ или после превышения этого порога в текущем году. Ниже — как её заполнять, в том числе вручную и по кассе, если учётной программы нет.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Продавец: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович

ИНН 770000000000

Налоговый период: I квартал 2026 года

Книга продаж

ИП Иванов И. И., ИНН 770000000000, за I квартал 2026 года

Запись за 15 марта 2026 г. № 3

ООО «Ромашка», ИНН 7800000000, оплата платёжным поручением № 41 от 12.03.2026: стоимость товаров без налога 100 000,00 ₽, НДС по ставке 5 % — 5 000,00 ₽, всего с налогом 105 000,00 ₽.

Сводный документ по кассе за 15.03.2026: выручка по чекам 47 000,00 ₽, налог по расчётной ставке 5/105 — 2 238,10 ₽, стоимость без налога 44 761,90 ₽.

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель

____________ / И. И. Иванов /

Кому книга продаж обязательна

Книгу продаж ведёт тот, кто исчисляет НДС: она регистрирует составленные и выставленные счета-фактуры и другие документы, по которым налог начислен. Требование стоит в пункте 3 статьи 169 НК РФ.

Предприниматель на УСН становится плательщиком НДС, если доход за предыдущий год превысил 20 млн ₽ или доход текущего года перевалил за этот порог. В 2026 году освобождение действует, пока доход за 2025 год не больше 20 млн ₽; превышение в 2026 году прекращает его с 1-го числа следующего месяца. Пока освобождение действует, книги продаж нет.

Тот, кто платит НДС, выбирает между общими ставками с вычетами и специальными 5 % или 7 % без вычетов. При любой из них книга продаж нужна: без неё не заполнить раздел 9 декларации по НДС.

Что регистрируют в книге продаж

Счета-фактуры, выставленные покупателям при отгрузке или получении аванса.
Счета-фактуры на возврат товаров и на уменьшение стоимости отгрузки.
Сводный документ по кассе, если товары проданы в розницу физлицам и счета-фактуры им не выставлялись.
Бухгалтерскую справку-расчёт, когда счёт-фактура не составляется, а налог начислить нужно.
Счета-фактуры, составленные как налоговым агентом, и документы по операциям, которые закон относит к облагаемым.

Как заполнить книгу продаж

Возьмите действующий бланк. Форма и правила ведения книги продаж утверждены приложением № 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. В 2026 году бланк изменился: появились графы для связи отгрузок с авансами и поле для ставки 22 %. Скачайте форму с сайта ФНС или из своей учётной программы — там она уже обновлена.
Заведите книгу на квартал. Книга продаж ведётся за налоговый период по НДС — квартал. На каждый квартал открывают новую книгу, прошлую подписывают и хранят.
Записывайте операции по порядку. Каждой отгрузке, авансу и сводному документу — отдельная строка с порядковым номером. Записи идут в хронологическом порядке по дате составления документа.
Заполните графы по документу. Покупатель, его ИНН и КПП, основание — номер и дата счёта-фактуры или сводного документа, стоимость продаж без налога, ставка, сумма налога и общая стоимость с налогом. Суммы — в рублях и копейках.
Подпишите и сдайте в составе декларации. Книгу подписывает предприниматель. Данные из неё попадают в раздел 9 декларации по НДС, которую сдают по окончании квартала.

Как вести книгу по кассе без счетов-фактур

Розничному магазину счета-фактуры покупателям-физлицам не нужны: обязанность выставить счёт-фактуру считается выполненной, если выдан кассовый чек (пункт 7 статьи 168 НК РФ). Но налог с этих продаж начислен, и в книге продаж они должны быть.

Для таких продаж регистрируют сводный документ на основе данных фискального накопителя кассы — за день, смену или другой период. Минфин допускает и бухгалтерскую справку-расчёт, и сводный счёт-фактуру (письма от 02.04.2018 № 03-07-09/21088, от 15.07.2019 № 03-07-09/52125).

При ставке 5 % налог в сводном документе считают по расчётной ставке 5/105 от суммы чека, при 7 % — по 7/107. Если в магазине нет учётной программы, книгу заполняют вручную или в таблице: обязанность вести её не зависит от того, есть ли 1С.

Частые ошибки

Ведут книгу продаж, пока действует освобождение от НДС, — записи не нужны, пока налог не начисляется.
Пропускают розничные продажи: чеки пробиты, а сводного документа в книге нет — декларация расходится с кассой.
Считают налог по ставке 5 % с суммы чека, а не по расчётной 5/105, — налог завышен.
Не обновили бланк: заполняют форму без граф связи авансов и отгрузок и без поля ставки 22 %.
Хранят книгу меньше четырёх лет — при проверке подтвердить расчёт нечем.
Не подписывают книгу за квартал — документ без подписи предпринимателя не подтверждает записи.

Частые вопросы

Обязан ли ИП на УСН без НДС вести книгу продаж?

Нет. По собственным операциям ИП на УСН с освобождением от НДС обычно не ведёт книгу продаж. Но если он становится налоговым агентом по НДС, например при аренде имущества у органа власти, соответствующий счёт-фактуру нужно зарегистрировать в книге.

Можно ли заполнять книгу продаж вручную?

Да. Правила ведения книги продаж разрешают вести её на бумаге или в электронном виде. Наличие или отсутствие учётной программы на обязанность не влияет: без 1С книгу заполняют от руки или в таблице, а затем подписывают.

Нужно ли выставлять счета-фактуры в рознице?

Покупателям-физлицам счёт-фактура не нужен, если выдан кассовый чек. Продажи отражают в книге продаж сводным документом по данным кассы за день или смену.

Какую ставку НДС указать в книге при УСН?

Ту, по которой предприниматель платит налог: 5 % или 7 % без вычетов либо общие 22 %, 10 % или 0 % с вычетами. В новом бланке для ставки 22 % есть отдельное поле.

Сколько хранить книгу продаж?

Храните книгу продаж не менее пяти лет: это общий срок сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Что будет за отсутствие книги продаж?

Отсутствие книги — нарушение правил ведения учёта: штраф по статье 120 НК РФ, а при грубом нарушении — до 40 000 ₽. Без книги нельзя подтвердить вычет, и налоговая снимет его при проверке.

Пока книга заполняется вручную, квартальный НДС отнимает вечер

Чтобы книга продаж собиралась сама

Сводные документы по кассе, счета-фактуры и авансы предприниматель сводит вручную, и к концу квартала набирается работа на несколько дней.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают книгу продаж из кассовых данных и счетов-фактур, сверяют суммы и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»