Как сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу к ИП

Работник принёс трудовую книжку, а работодатель — индивидуальный предприниматель. Запись о приёме делают по тем же правилам, что и в организации, но в заголовке вместо названия компании указывают «Индивидуальный предприниматель» и фамилию, имя и отчество полностью. Ниже — образец и порядок заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович

Трудовая книжка

раздел «Сведения о работе» — запись о приёме к индивидуальному предпринимателю

Графа 3, заголовок без номера и даты: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович

Запись № 5 | Дата: 16.11.2026 | Графа 3: Принят на должность менеджера по продажам | Графа 4: Приказ от 16.11.2026 № 3

Вариант той же записи с подразделением: запись № 5 | Дата: 16.11.2026 | Графа 3: Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж | Графа 4: Приказ от 16.11.2026 № 3

Запись заверил

Индивидуальный предприниматель

____________ / И. И. Иванов /

Что меняется, когда работодатель — ИП

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, и он один для всех работодателей — и для организаций, и для индивидуальных предпринимателей. Отдельного бланка для ИП нет.

Разница в заголовке. В графе 3 раздела «Сведения о работе» перед записью о приёме указывают работодателя. У организации это полное и сокращённое наименование, у предпринимателя — слова «Индивидуальный предприниматель» и фамилия, имя, отчество полностью, без сокращений.

Сам предприниматель запись о своей работе в трудовую книжку не вносит: деятельность ИП трудовой не является, и трудовой договор сам с собой он заключить не может (ст. 15, 16, 56 ТК РФ, письма Минтруда от 20.06.2022 № 14-6/ООГ-4069 и от 26.05.2021 № 14-6/ООГ-4834).

Как заполнить запись о приёме к ИП

Проверьте книжку. Трудовая книжка должна быть у работника на руках: если он выбрал электронную, бумажную не заводят и запись не делают (ст. 66.1 ТК РФ).
Внесите заголовок. В графе 3 первой строкой напишите «Индивидуальный предприниматель» и ФИО полностью. Сокращать имя и отчество нельзя. ОГРНИП указывать не обязательно — Роструд в письме от 28.08.2008 № 1942-6-1 называет это примерным порядком, а не требованием.
Запишите приём. Следующей строкой в графе 3 — «Принят» или «Назначен» и должность в соответствии со штатным расписанием и трудовым договором. Если в договоре есть структурное подразделение, допишите его.
Поставьте дату и номер. Дата в графе 2 — день, когда работник фактически начал работу или когда подписан договор, если он совпадает с началом работы. Номер записи — сквозной по книжке.
Заполните графу 4. Реквизиты приказа о приёме: «Приказ от 16.11.2026 № 3». Если приказ ИП не издавал, Минтруд в письме от 13.12.2021 № 14-6/ООГ-11862 допускает указать реквизиты трудового договора.
Заверьте запись. Подпись предпринимателя или ответственного за ведение книжек и, при наличии, печать. У ИП печати может не быть — тогда только подпись.

Что написать в графах 3 и 4: образец

Графа 3, строка 1 (заголовок): «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».
Графа 3, строка 2: «Принят на должность менеджера по продажам».
Графа 3, строка 2 с подразделением: «Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж».
Графа 4: «Приказ от 16.11.2026 № 3» или, если приказа нет, — «Трудовой договор от 16.11.2026 № 7».
Сокращения не допускаются: не «пр.» и не «ИП Иванов И. И.», а полностью — «приказ», «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».

Печать, подпись и ответственность

Печать у индивидуального предпринимателя не обязательна. Если её нет, запись заверяет только подпись предпринимателя или того, кому он поручил вести трудовые книжки.

Вести книжки ИП может сам или назначить ответственного приказом. Если книжек больше, чем несколько, удобнее поручить это кадровику или бухгалтеру и прописать это в приказе: тогда подпись в книжке ставит он.

За неправильную или неточную запись отвечает работодатель. Исправление делают по правилам: неверную запись признают недействительной отдельной строкой и рядом вносят правильную, зачёркивать и подчищать нельзя.

Частые вопросы

Нужно ли писать ОГРНИП в трудовой книжке?

Нет, обязанности нет. Роструд в письме от 28.08.2008 № 1942-6-1 приводит пример, где после слов «индивидуальный предприниматель без образования юридического лица» идут ФИО, и оговаривается, что это примерный порядок. Порядок № 320н требует указать наименование работодателя, а у ИП это его статус и ФИО.

Какую дату ставить в записи о приёме?

Дату приёма на работу по трудовому договору. Если договор подписан раньше, а работа начинается позже, ориентируйтесь на дату начала работы — именно она подтверждает стаж.

Можно ли внести запись, если приказ о приёме не издавали?

Да. Минтруд в письме от 13.12.2021 № 14-6/ООГ-11862 допускает указать в графе 4 реквизиты трудового договора вместо приказа. Сам договор при этом должен быть заключён письменно.

Нужна ли печать ИП на записи?

Только если печать есть. Закон не обязывает предпринимателя её иметь, и её отсутствие не делает запись недействительной.

Что делать, если работник перешёл на электронную трудовую книжку?

Бумажную ему не заводят и записи в неё не вносят. Сведения о приёме работодатель подаёт в Социальный фонд по форме ЕФС-1, а работник получает выписку из электронной книжки.

Может ли ИП внести запись о своей работе?

Нет. Деятельность индивидуального предпринимателя трудовой не является, и трудовой договор сам с собой он заключить не может — так считают Минтруд и Роструд (письма от 20.06.2022 № 14-6/ООГ-4069, от 27.02.2009 № 358-6-1).

Когда приём и увольнения идут потоком

Чтобы кадровые документы собирались без ошибок

Записи в трудовых книжках, приказы и договоры легко сделать с ошибкой, а исправлять её потом долго: приходится признавать запись недействительной и вносить новую.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные работника с договором и приносят на подпись уже заполненный комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»