Акт служебного расследования об отсутствии на рабочем месте: образец

Акт служебного расследования фиксирует, что сотрудника не было на рабочем месте, сколько он отсутствовал и какие меры приняли, чтобы выяснить причину. Ниже — образец заполнения и бланк, а также порядок действий до решения об увольнении за прогул.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Акт служебного расследования

об отсутствии работника на рабочем месте

16 ноября 2026 г. № 7

Мною, начальником отдела кадров Смирновой Ольгой Петровной, в присутствии менеджера по продажам Ковалёва Дмитрия Сергеевича и бухгалтера Лебедевой Анны Игоревны составлен настоящий акт о нижеследующем.

16 ноября 2026 года в 09:00 при проверке соблюдения правил внутреннего трудового распорядка выявлено отсутствие менеджера Петрова Ильи Андреевича на рабочем месте — кабинет 204, стол № 5.

Повторные проверки в 11:30, 14:00 и 17:45 показали, что Петров И. А. на рабочем месте не появлялся и до конца рабочего дня не пришёл. Общее время отсутствия составило 8 часов 15 минут.

Для выяснения причин отсутствия звонили Петрову И. А. на личный телефон трижды, сообщения оставлены без ответа. Письменное объяснение у работника затребовано 16 ноября 2026 года.

Причина отсутствия на момент составления акта не установлена.

Лица, составившие акт

Начальник отдела кадров

____________ / О. П. Смирнова /

С актом ознакомлен

Менеджер

____________ / И. А. Петров /

Зачем нужен акт служебного расследования

Служебное расследование проводят, когда нужно установить обстоятельства проступка сотрудника: отсутствия на работе, опоздания, нарушения правил. Акт — его итоговый документ: в нём записано, кто, когда и при ком обнаружил отсутствие, сколько времени человек не был на месте и что сделали, чтобы выяснить причину.

Для увольнения за прогул работодатель должен подтвердить обстоятельства отсутствия и соблюсти порядок дисциплинарного взыскания. Факт отсутствия можно зафиксировать актом и другими доказательствами. Прогул — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня либо более четырёх часов подряд; увольнение за него предусмотрено подпунктом «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Работодатель должен доказать и сам факт отсутствия, и то, что причина была неуважительной, — акт и собранные к нему документы и есть такие доказательства.

Что указать в акте

Наименование компании и подразделения, где работает сотрудник.
Дату, номер и место составления акта.
Кто составил акт: должность, фамилия, имя, отчество.
Кто присутствовал: не меньше двух свидетелей с должностями и фамилиями.
Кого касается акт: должность, фамилия, имя, отчество работника, конкретное рабочее место.
Дату и время первой проверки и каждой следующей — так видно, сколько человек отсутствовал.
Общее время отсутствия в часах и минутах.
Какие меры приняли, чтобы найти работника и выяснить причину: звонки, сообщения, запрос объяснения.
Причину отсутствия, если она известна, или запись, что не установлена.
Подписи составителя и свидетелей, отметку об ознакомлении работника или отказ от ознакомления.

Как провести служебное расследование

Зафиксируйте отсутствие. Проверьте рабочее место в начале дня. Если сотрудника нет, составьте акт сразу или запишите время в табеле и журнале. Проверяйте повторно в течение дня: одна отметка не покажет, сколько человек отсутствовал.
Пригласите свидетелей. Двое коллег или руководителей, которые видели отсутствие, подписывают акт. Лучше, если это люди из разных подразделений — так свидетелей труднее заподозрить в заинтересованности.
Затребуйте объяснение. Направьте работнику письменное требование дать объяснение в письменной форме. По статье 193 ТК РФ на это дают два рабочих дня. Требование передайте под подпись или отправьте почтой с уведомлением.
Соберите доказательства. Табель, данные пропускной системы, переписка, записи звонков, докладные непосредственного руководителя. Всё, что подтверждает время отсутствия и попытки связаться.
Оформите результат. Если работник не вышел на связь и объяснение не дал, составьте акт о непредставлении объяснения — отдельный документ. Затем руководитель решает, увольнять за прогул или применить другое взыскание.

Частые ошибки

Один акт на весь день без промежуточных проверок: не видно, отсутствовал человек четыре часа подряд или вышел после обеда.
Нет свидетелей или свидетели — только непосредственный начальник, у которого с работником конфликт.
В акте написано «отсутствовал без уважительной причины», хотя причина ещё не выяснена. Сначала фиксируют факт, причину устанавливают отдельно.
Забыли затребовать письменное объяснение — увольнение за прогул суд признает незаконным.
Акт составлен задним числом: подписи и даты не совпадают с табелем и пропускной системой.

Частые вопросы

Чем акт об отсутствии на рабочем месте отличается от акта служебного расследования?

Акт об отсутствии фиксирует один факт: сотрудника не было на месте в определённое время. Акт служебного расследования подводит итог проверки: в нём собраны все проверки за день, принятые меры, объяснения или их отсутствие и вывод о причине. Для увольнения за прогул надёжнее второй: он показывает картину целиком.

Сколько свидетелей нужно при составлении акта?

Закон число свидетелей не устанавливает. На практике составляют при двух и более — так акт убедительнее в суде. Свидетелями могут быть любые работники, которые видели отсутствие сотрудника.

Можно ли составить акт, если сотрудник потом объяснил отсутствие болезнью?

Можно. Акт фиксирует факт отсутствия, а не вину. Если работник представил больничный или другой документ, подтверждающий уважительную причину, взыскание не применяют, а акт остаётся в деле как часть расследования.

Сколько дней даётся работнику на объяснение?

По статье 193 ТК РФ — два рабочих дня с момента, когда у работника затребовали объяснение. Если за это время объяснение не поступило, составляют акт о его непредставлении, и только после этого можно применять взыскание.

Нужно ли знакомить работника с актом?

Да, работника знакомят с актом под подпись. Если он отказывается или отсутствует, на акте делают отметку об отказе от ознакомления или о невозможности ознакомить — это подтверждают свидетели.

Сколько хранится акт служебного расследования?

Акт, ставший основанием для увольнения, хранится в составе личного дела работника. Сроки хранения кадровых документов компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда разбор проступков отнимает время у руководителя

Чтобы кадровые документы собирались по шаблону

Акты, объяснения и приказы по каждому нарушению собираются вручную: сверить даты с табелем, проверить, что объяснение затребовано, что свидетели подписали. На это уходят часы, а ошибка в дате ломает всё дело.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют даты и данные работника с учётной системой и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»