Акт приёма-передачи инструмента: образец и бланк

Акт приёма-передачи инструмента фиксирует, кто, когда и в каком состоянии получил инструмент. Ниже — простой бланк в Word и заполненный образец: инструмент передают сотруднику на время работы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

в лице директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании устава,

и ООО «Мастер», в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава,

составили настоящий акт о передаче следующего инструмента:

Акт приёма-передачи инструмента

к договору аренды оборудования от 12 октября 2026 г. № 7

16 ноября 2026 г. № 14

Арендодатель передаёт, а арендатор принимает в пользование инструмент: перфоратор Bosch GBH 2-26, заводской номер 1234567, 2024 года выпуска, в комплекте с кейсом, запасной рукояткой и ключом для патрона.

При осмотре инструмент исправен, механические повреждения отсутствуют, следы вскрытия корпуса не обнаружены. Проверка работы на холостом ходу проведена в присутствии сторон.

Стоимость передаваемого инструмента по договору — 18 000 рублей. Арендатор обязуется вернуть инструмент в том же состоянии с учётом нормального износа.

Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Передал

Директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Принял

Директор ООО «Мастер»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен акт приёма-передачи инструмента

Акт фиксирует момент, когда инструмент перешёл от одного лица к другому, и его состояние на этот момент. Без документа спор о царапине на корпусе или о пропавшем сверле превращается в слово против слова.

Акт нужен в трёх частых случаях: инструмент передают сотруднику на время работы, сдают в аренду или возвращают после ремонта. В каждом из них важно одно — на дату подписания зафиксировать, что именно передали и в каком виде.

Что указать в акте

Название документа, дату и номер — по журналу учёта или по номеру договора.
Стороны: кто передаёт и кто принимает, с должностями и реквизитами.
Наименование инструмента: вид, марка, модель, заводской или инвентарный номер, год выпуска.
Комплектность: кейс, зарядное устройство, оснастка, ключи — всё, что идёт вместе с инструментом.
Состояние при передаче: исправен или нет, какие повреждения есть, как проверяли работу.
Стоимость — по договору или по данным учёта; она пригодится, если инструмент придётся возмещать.
Подписи обеих сторон с расшифровкой; при желании — отметка о том, что претензий нет.

Как заполнить акт

Осмотрите инструмент вместе с принимающей стороной. Включите, проверьте работу на холостом ходу, пересчитайте оснастку. Всё, что заметили, — в акт.
Опишите инструмент так, чтобы его нельзя было перепутать. Марка, модель и заводской номер важнее общего слова «перфоратор».
Запишите состояние и комплектность. Формулировки простые: «исправен», «корпус без повреждений», «комплект: кейс, рукоятка, ключ».
Укажите стоимость. Если инструмент передают по договору аренды — берите сумму из договора, иначе — по данным учёта.
Подпишите в двух экземплярах. Один остаётся у передающей стороны, второй — у принимающей. Подпись без расшифровки лучше не ставить.

Акт приёма-передачи и накладная: в чём разница

Накладная оформляет движение товара в учёте, а акт приёма-передачи — передачу вещи с проверкой её состояния. Когда инструмент не продают, а отдают во временное пользование, аренду или на ответственное хранение, нужен именно акт.

Если инструмент передают сотруднику внутри компании, отдельного договора может не быть — достаточно акта с подписью работника. Он подтвердит, что работник получил инструмент и отвечает за него.

Частые вопросы

Обязателен ли акт при передаче инструмента?

Для продажи достаточно накладной и чека, а для аренды, безвозмездного пользования и передачи сотруднику акт нужен, чтобы подтвердить состояние вещи. Общей формы закон не устанавливает — стороны составляют её сами или берут готовый бланк.

Можно ли составить акт в свободной форме?

Да. Закон не требует единого бланка. Главное — чтобы из акта было понятно, кто, что, когда и в каком состоянии передал, и чтобы обе стороны его подписали.

Нужна ли печать на акте?

Если у компании есть печать и она ставится на подобные документы, поставьте. Отсутствие печати при подписях уполномоченных лиц акт не отменяет.

Что делать, если при возврате обнаружили повреждение?

Зафиксируйте его в акте возврата или в отдельном акте осмотра, опишите повреждение и укажите, кто его обнаружил. Дальше стороны решают вопрос о возмещении — по договору или по закону.

Сколько хранить акт?

Срок зависит от назначения документа: акты по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Когда акты и заявки тонут в переписке

Чтобы передача инструмента не терялась

Акты, заявки на инструмент и отметки о возврате приходят из почты, мессенджеров и бумажных папок — свести их в одну картину вручную трудно.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с учётной системой и приносят руководителю готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»