Журнал учёта инструкций по охране труда для работников: образец заполнения

Журнал учёта инструкций по охране труда для работников регистрирует сами инструкции: когда разработана, кем утверждена, кому выдана. Ниже — заполненный образец и бланк, а рядом объяснение, чем этот журнал отличается от журнала выдачи и от листа ознакомления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат 12 января 2026 г.

Окончен ______________

Журнал учёта инструкций по охране труда для работников

ООО «Ромашка», 2026 год

Ответственный за ведение: специалист по охране труда С. С. Смирнов

№ 1 | ИОТ-001-2026 | Инструкция по охране труда для оператора станка с ЧПУ | 12.01.2026 | С. С. Смирнов | 12.01.2026 | 12.01.2026 | Механический цех, 12 работников

№ 2 | ИОТ-002-2026 | Инструкция по охране труда при работе с электрическим инструментом | 12.01.2026 | С. С. Смирнов | 15.01.2026 | 15.01.2026 | Ремонтная служба, 7 работников

№ 3 | ИОТ-003-2026 | Инструкция по охране труда для водителя погрузчика | 02.02.2026 | С. С. Смирнов | 02.02.2026 | 05.02.2026 | Склад, 4 работника

Ответственный за ведение журнала

Специалист по охране труда

____________ / С. С. Смирнов /

Какие журналы нужны и чем они различаются

Инструкции по охране труда живут в трёх учётных формах, и путать их не стоит. Журнал учёта (его ещё называют журналом регистрации) фиксирует сами инструкции: номер, название, дату разработки и утверждения, подразделение, где инструкция применяется. Журнал выдачи фиксирует, кому и когда выдали экземпляр инструкции для изучения и работы. Лист или журнал ознакомления подтверждает, что работник инструкцию прочитал и подписался.

Минтруд в письме от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318 разъяснил, что вести оба журнала работодатель не обязан: инспектор не вправе требовать их как обязательные документы. Но система управления охраной труда в организации должна обеспечивать учёт инструкций и ознакомление с ними работников, поэтому журнал остаётся самым простым способом этот учёт держать. Форму организация выбирает сама и закрепляет в локальном акте.

Что завести в журнале учёта

Порядковый номер записи — сквозной на весь год или на весь срок журнала.
Номер инструкции по принятой в компании схеме, например ИОТ-001-2026.
Название инструкции и профессию или вид работ, для которых она написана.
Дату разработки и дату утверждения руководителем организации.
Должность и фамилию разработчика, обычно это специалист по охране труда или руководитель подразделения.
Подразделение, где инструкция применяется, и число работников, которые по ней работают.
Отметку о выдаче: кому выдан экземпляр и подпись получившего, если журнал совмещает учёт и выдачу.
Отметку о пересмотре, замене или отмене инструкции — чтобы в журнале была видна действующая редакция.

Как заполнить журнал учёта инструкций

Присвойте инструкции номер. Нумеруйте по порядку разработки: номер и год показывают, какая редакция действует сейчас.
Внесите запись в день утверждения. Пока инструкция не утверждена руководителем, регистрировать её в журнале учёта рано: утверждение — момент, с которого она действует.
Укажите подразделение и работников. Одна инструкция может применяться в нескольких подразделениях — тогда строк в журнале будет несколько или в графе перечисляют все подразделения.
Отметьте выдачу. Если журнал один на учёт и выдачу, в строке инструкции допишите, кому и когда выдан экземпляр, и возьмите подпись.
Пересматривайте по срокам. Инструкции пересматривают не реже одного раза в пять лет, а при изменении условий труда, оборудования или после несчастного случая — раньше. Новую редакцию регистрируют новой строкой.

Журнал выдачи инструкций и журнал ознакомления

Журнал выдачи инструкций по охране труда для работников — отдельная форма, если в компании учёт инструкций и их выдачу ведут раздельно. В нём графы про работника: фамилия и инициалы, должность или профессия, дата выдачи, номер выданной инструкции, подпись получившего и подпись того, кто выдал.

Журнал ознакомления с инструкциями по охране труда — это подтверждение обучения. Работник ставит подпись в том, что инструкцию прочитал, а дата подписи показывает, до начала работы или после инструктажа это произошло. Такой журнал или лист ознакомления прикладывают к инструкции и хранят вместе с ней.

На практике удобно держать два документа: журнал учёта инструкций и журнал выдачи с подписями работников. Если работников немного, обе функции совмещают в одном журнале, добавив графы для выдачи и подписи.

Частые ошибки

Инструкцию зарегистрировали до утверждения руководителем — в журнале появляется документ, который ещё не действует.
Номер инструкции повторяется в разных подразделениях: при проверке непонятно, какая редакция действует.
Журнал учёта заполнили, а выдачи и подписи работников нет — ознакомление с инструкцией не подтверждено.
Старую редакцию не отметили как отменённую, и в журнале висят две действующие инструкции на одну профессию.
Журнал не прошит и не скреплён: листы вынимаются, записи можно дописать задним числом.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта инструкций по охране труда?

Как отдельная обязательная форма — нет. Минтруд в письме от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318 указал, что ведение журналов учёта и выдачи инструкций не обязательно. Но учёт инструкций и ознакомление с ними работников должны быть организованы в системе управления охраной труда, и журнал — самый простой способ это подтвердить.

Чем журнал учёта отличается от журнала выдачи?

Журнал учёта регистрирует сами инструкции: номер, название, дату утверждения, подразделение. Журнал выдачи фиксирует, кому и когда выдан экземпляр инструкции, с подписью работника. Первый показывает, какие инструкции в компании есть, второй — кто с ними ознакомлен.

Кто подписывает журнал учёта инструкций?

Записи ведёт ответственный за охрану труда, обычно специалист по охране труда. На титульном листе указывают его должность и фамилию, а сам журнал подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо, если так закреплено в локальном акте.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если организация утвердила электронную форму учёта и обеспечивает подписи работников в системе электронного документооборота. Бумажный журнал с живыми подписями проще предъявить при проверке и в споре о том, был ли работник ознакомлен.

Сколько хранить журнал учёта инструкций?

Срок хранения устанавливает номенклатура дел организации; для документов по охране труда он определяется перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Журнал хранят вместе с инструкциями, к которым он относится.

Когда инструкции и журналы живут в разных папках

Чтобы учёт инструкций не держался на одном человеке

Журнал, листы ознакомления и сами инструкции часто лежат в разных местах, и порядок в них поддерживает один специалист. Уходит он — и проверить, кто с какой инструкцией ознакомлен, уже нельзя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют записи журнала с выданными инструкциями и приносят руководителю готовую сводку на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»