Приказ о переходе на электронный документооборот: образец

Приказ о переходе на электронный документооборот — документ, которым руководитель объявляет, с какой даты компания ведёт кадровые документы в электронном виде, кто за это отвечает и на каких работников это распространяется. Ниже — бланк в Word и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

Приказ

о переходе на электронный документооборот

16 ноября 2026 г.

В соответствии со статьями 22.1 и 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» перевести кадровый документооборот общества в электронный вид.

Ввести электронный документооборот с 1 декабря 2026 года. Применять его к работникам, давшим согласие, а также к работникам, чьего согласия по статье 22.2 ТК РФ не требуется.

Утвердить Положение о кадровом электронном документообороте и перечень документов, которые ведутся в электронном виде, согласно приложениям 1 и 2 к настоящему приказу.

Назначить ответственным за внедрение и ведение электронного документооборота начальника отдела кадров С. А. Кузнецову.

Начальнику отдела кадров С. А. Кузнецовой до 25 ноября 2026 года собрать с работников письменные согласия на электронный документооборот и ознакомить их с положением под подпись.

Главному бухгалтеру обеспечить подключение к информационной системе электронного документооборота и выдачу работникам сертификатов электронной подписи.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. В. Смирнов /

С приказом ознакомлены

Начальник отдела кадров

____________ / С. А. Кузнецова /

Зачем нужен приказ о переходе на электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот вводится решением работодателя. Статья 22.1 Трудового кодекса разрешает вести кадровые документы в электронном виде, если работодатель утвердил правила работы с ними и ознакомил с ними работников. Приказ фиксирует это решение: с какой даты, кого касается, кто отвечает за систему.

Приказ не заменяет положение о документообороте и согласия работников. Это три отдельных документа: приказ объявляет переход, положение описывает порядок, согласие работника подтверждает, что он готов получать и подписывать документы электронно.

Что указать в приказе

Основание: статьи 22.1 и 22.2 ТК РФ и Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Дату начала: с какого числа компания ведёт кадровые документы в электронном виде.
Круг работников: все сотрудники или отдельные категории — например, только офис или только новый набор.
Перечень документов, которые переводятся в электронный вид: трудовые договоры, приказы, расчётные листки, графики отпусков.
Ответственного за внедрение и ведение системы: обычно начальник отдела кадров или директор по персоналу.
Кто обеспечивает техническую часть: подключение к системе, выдачу сертификатов электронной подписи, обучение работников.
Приложения: положение о кадровом электронном документообороте и перечень электронных документов.

Как оформить переход

Проверьте, что готово к переходу. Нужны информационная система для обмена документами, действующие сертификаты электронной подписи и утверждённое положение о документообороте. Без этого приказ останется на бумаге.
Соберите письменные согласия. Статья 22.2 ТК РФ требует получать согласие работника на электронный документооборот. Соберите согласия работников, для которых они обязательны. Согласие не требуется от принятых после 31 декабря 2021 года лиц, у которых на эту дату отсутствовал трудовой стаж.
Определите дату начала. Ставьте реальную дату с запасом: работникам нужно время на ознакомление и получение сертификатов. Дата не должна быть раньше, чем система заработает.
Назначьте ответственного. Один человек отвечает за порядок в системе и хранение электронных документов. Второй — за техническую часть. Оба должны быть в приказе.
Ознакомьте работников под подпись. Каждый работник ставит подпись об ознакомлении с приказом и положением. Согласие на электронный документооборот оформляется отдельно от ознакомления.

Образец приказа о введении электронного документооборота в организации

Образец приказа о введении электронного документооборота в организации отличается от приказа о внедрении только акцентом. Если компания вводит порядок впервые — в приказе пишут «ввести с такой-то даты» и утверждают положение с перечнем документов. Если речь о внедрении, то есть о запуске системы и обучении людей, в приказ добавляют поручения с конкретными сроками: подключить систему, выдать сертификаты электронной подписи, обучить работников.

На практике оба приказа часто объединяют в один: он и вводит электронный документооборот с даты, и поручает ответственным внедрить систему к этой дате. Тогда в тексте есть и дата начала, и сроки подготовки, и приложения с положением и перечнем документов. Скачать бланк и посмотреть заполненный образец можно выше на этой странице.

Частые ошибки

В приказе нет даты начала — непонятно, с какого момента электронный документ имеет силу.
Не указаны приложения: положение и перечень документов, без них приказ не даёт работникам понять правила.
Работников не ознакомили с положением под подпись — переход считается несогласованным.
Не собраны письменные согласия работников, хотя статья 22.2 ТК РФ этого требует.
Приказ распространили на всех, а согласия собрали только с части сотрудников.
Не назначен ответственный за хранение электронных документов — при проверке некому объяснить порядок.

Частые вопросы

Обязательно ли переходить на электронный документооборот?

Нет. Это право работодателя, а не обязанность. Статья 22.1 ТК РФ разрешает вести кадровые документы в электронном виде, но компания может остаться на бумаге или совмещать оба формата.

Какие документы можно вести в электронном виде?

Статья 22.1 ТК РФ перечисляет документы, которые можно оформлять электронно, и отдельно те, что требуют бумаги или собственноручной подписи. Перечень своих электронных документов компания закрепляет в положении и приложении к приказу.

Нужно ли согласие каждого работника?

Не каждого. Согласие не требуется от принятых после 31 декабря 2021 года лиц, у которых на эту дату отсутствовал трудовой стаж. Остальные работники вправе отказаться от электронного документооборота; с ними сохраняют бумажный порядок.

Какую электронную подпись использовать?

Виды подписей и порядок их применения установлены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Вид подписи зависит от документа и информационной системы. Для трудовых договоров и ряда других документов статья 22.3 ТК РФ устанавливает усиленную квалифицированную подпись работодателя и усиленную подпись работника; для других документов в предусмотренных законом случаях можно использовать простую подпись.

Можно ли ввести электронный документооборот только для новых сотрудников?

Можно. Приказ может распространяться на отдельные категории работников — например, на принятых после даты перехода. Для остальных сохраняется бумажный порядок, пока они не дадут согласие.

Что будет, если не оформить приказ?

Для кадрового электронного документооборота работодатель принимает локальный нормативный акт. Согласие работника требуется, кроме случая, предусмотренного статьёй 22.2 ТК РФ для лиц без трудового стажа на 31 декабря 2021 года.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы документы собирались и подписывались без вас

Приказы, согласия и положения о документообороте приходится готовить вручную: каждый раз искать шаблон, сверять статьи и собирать подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»