Накладная А4: бланк скачать в Word

Накладная фиксирует передачу товара от одного лица другому: поставщик отпустил, покупатель принял. Ниже — бланк на листе А4 в Word и заполненный образец приходной накладной, по которому видно, какие строки заполнять и что подписывать.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

от поставщика ООО «Лаванда»

ИНН 7809876543

Приходная накладная

о приёмке товара по договору поставки

16 ноября 2026 г. № 47

Товар принят по договору поставки от 3 ноября 2026 г. № 18 и товарной накладной поставщика № 212 от 14 ноября 2026 г.

Принят товар: кофе в зёрнах, 40 упаковок по 1 кг, цена 1 250 рублей за упаковку, сумма 50 000 рублей, НДС не облагается.

Товар осмотрен при приёмке. Количество совпадает с указанным в накладной поставщика, упаковка целая, претензий по качеству и комплектности нет.

Приложение: товарная накладная поставщика № 212 от 14 ноября 2026 г. на 1 л. в 1 экз.

Товар передал

Кладовщик ООО «Лаванда»

____________ / С. С. Сидоров /

Товар принял

Кладовщик ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна накладная

Накладная подтверждает, что товар перешёл от поставщика к покупателю: сколько единиц, по какой цене и когда приняли. Для бухгалтерии это первичный документ, на основании которого товар ставят на учёт, а для спора с поставщиком — доказательство количества и состояния товара в момент приёмки.

Обязательной формы накладной закон не устанавливает. С 1 января 2013 года применять унифицированные формы не обязательно, но каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты из части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Бланк на этой странице эти реквизиты содержит.

Обязательные реквизиты накладной

Название документа: «Приходная накладная» или «Накладная на отпуск товара».
Дата составления и номер документа.
Название организации-получателя и её ИНН, КПП.
Название поставщика и его ИНН.
Содержание операции: приёмка или передача товара, со ссылкой на договор и накладную поставщика.
Наименование товара, количество в штуках, килограммах или упаковках, цена за единицу и сумма.
Должности, фамилии и подписи тех, кто передал и принял товар.

Как заполнить приходную накладную

Возьмите данные из накладной поставщика. Наименование, количество, цену и сумму переносите из документа поставщика: расхождение в цифрах — повод не подписывать приёмку, а составлять акт о расхождении.
Укажите основание. Договор поставки и накладную поставщика с датой и номером: по этим документам бухгалтерия свяжет приход с закупкой.
Пересчитайте товар при приёмке. Проверьте количество и целостность упаковки до подписания. Если всё совпало, так и напишите: «претензий нет».
Подпишите у обеих сторон. Накладную подписывают передающий и принимающий. Подпись руководителя или главного бухгалтера нужна, если в компании так заведено приказом о документообороте.
Передайте экземпляр в бухгалтерию. Один экземпляр остаётся у получателя, второй возвращается поставщику. Бухгалтерия проводит товар по счёту учёта запасов.

Чем накладная отличается от ТОРГ-12 и УПД

ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной из постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Применять её не обязательно, но многие компании продолжают: форма привычна бухгалтерии и контрагентам.
УПД — универсальный передаточный документ. Он заменяет сразу и накладную, и счёт-фактуру: по нему принимают товар и заявляют вычет по НДС. Если поставщик выставил УПД, отдельная накладная не нужна.
Накладная без счёта-фактуры подходит, когда по конкретной операции или у поставщика нет обязанности выставлять счёт-фактуру. Само применение спецрежима от этой обязанности не освобождает.
Внутренняя накладная на перемещение между складами одной компании оформляется так же, только стороны — свои подразделения.

Частые вопросы

Можно ли скачать бланк накладной в Word и заполнять его на компьютере?

Да. Бланк на этой странице сделан в Word на листе А4 с книжной ориентацией. Заполняйте на компьютере и распечатывайте в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.

Нужна ли печать на накладной?

Печать не обязательна. Закон её для первичных документов не требует, а компания может закрепить правило о печати в учётной политике или в договоре с контрагентом.

Что делать, если товара привезли меньше, чем в накладной?

Принимайте фактическое количество и составляйте акт о расхождении. В накладной укажите, сколько принято на самом деле, а в основании — номер акта. Так у бухгалтерии не будет лишнего товара на учёте.

Обязательно ли использовать форму ТОРГ-12?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, достаточно первичного документа с реквизитами из статьи 9 закона № 402-ФЗ. ТОРГ-12 удобна тем, что её знают все контрагенты.

Сколько хранить накладные?

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, по общему правилу хранят пять лет; для отдельных документов могут действовать более длительные сроки. Первичные учётные документы хранят не менее пяти лет после отчётного года. Конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел.

Когда накладные тонут в переписке и Excel

Чтобы приёмка товара шла без ручного переноса цифр

Накладные приходят от десятков поставщиков в разных форматах: PDF, сканы, таблицы. Кладовщик переносит цифры в учёт вручную, и расхождения всплывают уже в бухгалтерии.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают накладные и счета, сверяют количество и суммы с заказом и приносят в учётную систему готовую приёмку — человеку остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»