Регламент приемки товара на склад: образец

Регламент приёмки задаёт кладовщику и приёмщику один порядок: что проверить в машине, как сверить с заказом и накладной, куда записать недостачу и брак и в какой срок сообщить поставщику. Ниже — образец регламента, который можно утвердить приказом и повесить на складе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Склад-Сервис»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Регламент приёмки товара на склад

порядок действий приёмщика и кладовщика

Регламент № 7

1. Общие положения. Регламент устанавливает единый порядок приёмки товара, поступающего на склад ООО «Склад-Сервис» от поставщиков и перевозчиков. Приёмку ведёт приёмщик, при его отсутствии — кладовщик, назначенный приказом руководителя. Регламент обязателен для работников склада, отдела закупок и бухгалтерии.

2. Приёмка по количеству мест. Приёмщик принимает машину по числу мест, указанному в товарно-транспортной накладной, и сверяет его с фактическим. При расхождении числа мест в транспортной накладной делается отметка, приёмка приостанавливается, о расхождении сообщают перевозчику и поставщику.

3. Сверка с заказом и документами. Приёмщик сверяет наименование, артикул, количество и цену в накладной поставщика со своим заказом и спецификацией. Товар без документов или с документами, оформленными неверно, принимается на ответственное хранение до выяснения.

4. Проверка качества и маркировки. Приёмщик осматривает упаковку и товар, проверяет маркировку, сроки годности и целостность. Товар с повреждённой упаковкой, истёкшим сроком или без маркировки принимается отдельно и оформляется актом о браке.

5. Оформление результатов. Результаты приёмки приёмщик записывает в журнал приёмки и в накладную. Недостача и брак оформляются актом в день приёмки, акт подписывают приёмщик и представитель поставщика, если он участвует в приёмке.

6. Сроки сообщения поставщику. О выявленной недостаче, браке или расхождении по документам отдел закупок сообщает поставщику в течение двух рабочих дней с даты приёмки, если договором не установлен иной срок. Копия акта направляется поставщику вместе с сообщением.

7. Ответственность. Приёмщик отвечает за достоверность записей в журнале и актах, кладовщик — за сохранность товара с момента приёмки до размещения в зоне хранения. Нарушение регламента влечёт дисциплинарную ответственность в порядке трудового законодательства.

8. Хранение документов. Журнал приёмки и акты хранятся на складе и передаются в бухгалтерию в порядке, установленном учётной политикой.

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Ознакомлен

Приёмщик

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен регламент приёмки

Без регламента каждый приёмщик действует по-своему: один считает коробки и ставит подпись, другой вскрывает каждую и пересчитывает штуки. Из-за этого недостача всплывает через неделю, когда поставщик уже закрыл документы, а брак списывают на склад.

Регламент задаёт один порядок для всех смен и делает результат приёмки проверяемым: по журналу и акту видно, что привезли, что приняли и что предъявили поставщику. Утверждают его приказом руководителя, а работников знакомят под подпись.

Что описать в регламенте

Кто принимает товар: должность, кто замещает при отсутствии.
Что сверяют в первую очередь: число мест, накладную, заказ, спецификацию.
Как проверяют качество: упаковка, маркировка, сроки годности, целостность.
Где фиксируют результат: журнал приёмки, накладная, акт о недостаче и браке.
В какой срок сообщают поставщику о расхождении и кто это делает.
Кто отвечает за сохранность товара после приёмки и где он хранится до размещения.
Сколько хранят журнал и акты и когда передают в бухгалтерию.

Как составить регламент под свой склад

Опишите путь товара. Пройдите от ворот до стеллажа: разгрузка, сверка, проверка качества, размещение. Каждый шаг — отдельный пункт.
Назначьте ответственных. У каждого шага один ответственный: приёмщик, кладовщик, закупщик. Двух ответственных на шаге быть не должно.
Задайте формы фиксации. Журнал приёмки, акт о недостаче, акт о браке. Приложите их образцы к регламенту.
Установите сроки. Срок сообщения поставщику, срок передачи документов в бухгалтерию, срок хранения журнала.
Утвердите и ознакомьте. Утвердите приказом, ознакомьте работников склада под подпись и повесьте памятку на рабочем месте приёмщика.

Частые ошибки

В регламенте нет формы акта — приёмщик фиксирует недостачу на свободном листе, и поставщик её не признаёт.
Срок сообщения поставщику не указан, и претензию направляют через месяц, когда договор уже закрыт.
Один пункт описывает и приёмку по количеству, и проверку качества — на практике одно заменяет другое.
Не сказано, что делать с товаром без документов: его ставят на полку как принятый.
Регламент подписан, но работники с ним не ознакомлены — сослаться на него при споре не получится.

Частые вопросы

Обязателен ли регламент приёмки по закону?

Закон не требует отдельного регламента приёмки. Но порядок приёмки по количеству и качеству ценностей компания закрепляет своим внутренним документом, а бухгалтерский учёт ведётся на основании первичных документов, которые оформляют при приёмке.

Кто подписывает акт о недостаче?

Акт подписывает приёмщик, а если поставщик или перевозчик участвует в приёмке — и его представитель. Односторонний акт тоже действителен как документ склада, но при споре с поставщиком сильнее тот акт, где есть подпись второй стороны или отметка об отказе от подписи.

Можно ли принимать товар без представителя поставщика?

Можно, если договор не требует совместной приёмки. Тогда регламент должен прямо сказать, что недостача и брак оформляются актом в день приёмки, а поставщику направляют копию акта и сообщение в установленный срок.

Что делать с товаром, который привезли без документов?

Принять на ответственное хранение, не размещать в зоне продажи и не проводить по учёту как принятый. В регламенте для этого прописывают отдельную зону и срок, в который закупщик получает документы от поставщика.

Сколько хранить журнал приёмки?

Срок хранения задаёт номенклатура дел компании. Документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят в течение пяти лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Когда приёмка держится на памяти кладовщика

Чтобы приёмка шла по регламенту, а не по настроению смены

Регламент написан, а на складе всё равно считают по-разному: приёмщик сверяет накладную глазами, акт о недостаче пишет в блокнот, поставщику сообщают, когда вспомнят.

Я собираю ИИ-агента под эту задачу: он сверяет накладную с заказом, отмечает расхождения, готовит акт и сообщение поставщику по шаблону регламента — приёмщику остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»