Служебная записка на премирование работников: образец

Служебная записка на премирование — документ, которым руководитель подразделения просит директора выплатить сотруднику премию и объясняет, за что. Ниже — бланк и заполненный образец с обоснованием по результатам работы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от руководителя отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о премировании сотрудника

16 ноября 2026 г. № 27

В соответствии с пунктом 4.2 Положения о премировании ООО «Ромашка» и статьёй 191 Трудового кодекса РФ прошу рассмотреть возможность премирования менеджера по продажам С. С. Сидоровой (табельный номер 14) в размере 30 000 рублей.

Сидорова С. С. в октябре 2026 года заключила 18 договоров на общую сумму 4 200 000 рублей — это 132 % личного плана. Она перевела на новую схему работы двух крупных клиентов, которые раньше уходили к конкурентам, и обучила работе с ними двух новых менеджеров отдела.

Приложение: отчёт о выполнении плана отдела продаж за октябрь 2026 года на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Руководитель отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на премирование

Премия может быть частью системы оплаты труда или отдельным поощрением за труд. Если условия выплаты установлены трудовым договором или положением о премировании, их нужно соблюдать. Но выплатить её просто так, со слов руководителя отдела, нельзя: нужны основание и документ, по которому бухгалтерия начислит сумму.

Служебная записка и есть такое основание. Руководитель подразделения описывает в ней заслуги сотрудника, ссылается на положение о премировании и просит директора согласовать выплату. Дальше директор ставит резолюцию, и на её основе издаётся приказ о поощрении по форме № Т-11 или по собственной форме компании.

Единой формы записки закон не устанавливает. Компания закрепляет бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Что указать в служебной записке на премию

Адресата — того, кто принимает решение: генерального директора, а в крупной компании — руководителя филиала или заместителя по персоналу.
Автора: должность и фамилию с инициалами — обычно это непосредственный руководитель сотрудника.
Название документа и заголовок к тексту: «О премировании сотрудника» или «О поощрении работников».
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Ссылку на основание: пункт положения о премировании и статью 191 ТК РФ.
Данные работника: должность, фамилия, имя, отчество, табельный номер.
Размер премии — суммой или процентом от оклада.
Обоснование: что именно сделал сотрудник, с цифрами, сроками и результатом.
Приложения: отчёты, выписки из CRM, служебные записки клиентов — всё, что подтверждает результат.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на премирование

Проверьте положение о премировании. Посмотрите, за что в компании вообще платят премию и кто вправе ходатайствовать. Если положение требует согласования с финансовым директором, укажите это в записке или соберите подписи заранее.
Соберите цифры. План и факт, выручка по клиентам, сроки проекта, количество обработанных заявок. Общие слова «хорошо работает» решение не двигают.
Сформулируйте просьбу. Один абзац: кого премировать, сколько и на каком основании. Сумму пишите и цифрами, и прописью, если так принято в компании.
Опишите заслуги. Второй абзац — конкретика: что сделал сотрудник, когда и с каким результатом. Если заслуга одна, но крупная, распишите её подробнее.
Приложите подтверждения. Отчёт о выполнении плана, выгрузка из CRM, акт сдачи проекта. Так директору не придётся идти проверять цифры.
Передайте на резолюцию. Подпишите, зарегистрируйте и передайте адресату. После резолюции на её основе готовят приказ о поощрении.

Чем отличается от докладной и приказа

Служебную записку на премию часто называют докладной. Разница в назначении: докладная сообщает руководителю о событии или нарушении, а служебная записка содержит просьбу и обоснование. Строгого деления закон не даёт — его задаёт инструкция по делопроизводству компании. Если в ней бланк докладной не утверждён, руководитель отдела вправе оформить ходатайство служебной запиской.

Приказ о поощрении — следующий шаг. Записка лишь просит премию, а решение оформляет приказ: унифицированная форма № Т-11 для одного работника и № Т-11а для группы, утверждённые постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Компания может использовать и свою форму, если утвердила её в учётной политике.

Если премия положена по трудовому договору или положению о премировании как часть зарплаты, записка не нужна: выплату начисляют по условиям договора. Записка нужна там, где решение принимают каждый раз заново.

Частые ошибки

Нет ссылки на положение о премировании — бухгалтерия не знает, по какому основанию начислять.
Только общие слова без цифр: «ответственный», «хорошо работает». Такое обоснование директор отклонит или вернёт на доработку.
Премию просят одному, а в тексте перечисляют весь отдел — непонятно, кого и сколько премировать.
Записка написана задним числом, после выплаты, — тогда это не основание, а оправдание.
Не указан размер премии: директор согласует, а бухгалтерия будет выяснять сумму неделю.

Частые вопросы

Обязательно ли ссылаться на статью 191 ТК РФ?

Не обязательно, но полезно: статья подтверждает, что премия — законное поощрение. Главное — сослаться на внутренний документ компании: положение о премировании, коллективный договор или трудовой договор сотрудника.

Кто может написать служебную записку на премирование?

Обычно непосредственный руководитель сотрудника: начальник отдела, директор филиала. Если положение о премировании требует ходатайства коллегиального органа, записку подписывает его председатель.

Можно ли написать одну записку на нескольких сотрудников?

Можно, если премия по одному основанию: например, за сдачу общего проекта. Тогда в тексте перечислите работников списком с должностями, фамилиями и суммами, а приложите общий отчёт.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель оформляет резолюцией. Печать ставят, только если компания требует её на внутренних документах.

Что делать, если директор не подписал записку?

Записку можно доработать: добавить цифры, пересчитать сумму, приложить подтверждения. Отказ директора — тоже решение, и его стоит зафиксировать резолюцией, чтобы не возвращаться к вопросу через месяц.

Сколько хранить служебные записки о премировании?

Срок зависит от того, попала ли записка в дело. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки на премию, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»