Журнал учёта договоров: образец и бланк

Журнал учёта договоров — таблица, в которой компания записывает каждый подписанный договор: с кем, на какую сумму, на какой срок и где лежит оригинал. Ниже — бланк в Word и заполненный образец на пяти договорах.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал учёта договоров за 2026 год

Ответственный за ведение: секретарь Е. А. Смирнова

Журнал учёта договоров

ООО «Ромашка», 2026 год

Начат 11 января 2026 г.

Записи вносятся в день подписания договора или получения подписанного экземпляра от контрагента. Номер записи совпадает с номером договора.

Оригиналы хранятся в деле по номенклатуре дел, номер дела указывается в графе 9. Электронные копии — в папке «Договоры» на сервере.

Ответственный за ведение журнала

Секретарь

____________ / Е. А. Смирнова /

Зачем нужен журнал учёта договоров

Журнал учёта договоров показывает, какие договоры у компании действуют, на какую сумму и до какого срока. По нему руководитель видит обязательства компании без разбора папок, а бухгалтерия знает, когда наступает оплата и когда пора выставлять счёт.

Обязанности вести журнал в таком виде закон не устанавливает. Но учёт договоров помогает в трёх ситуациях: при сверке с контрагентом, при споре о том, подписан ли документ, и при проверке, когда инспекция или контрагент просит подтвердить сделку. Компания закрепляет форму журнала в инструкции по делопроизводству или приказом руководителя.

Какие графы вести в журнале

Порядковый номер записи и номер договора — они могут совпадать, если нумерация сквозная.
Дата подписания договора.
Контрагент: полное название или фамилия и инициалы предпринимателя.
Предмет договора: поставка, услуги, аренда, подряд — коротко, одной строкой.
Сумма договора и валюта, если расчёты не в рублях.
Срок действия: дата начала и дата окончания.
Ответственный сотрудник, который ведёт договор.
Номер дела по номенклатуре дел — где лежит оригинал.
Отметка о дополнительных соглашениях, если их учитывают в том же журнале.

Как заполнять журнал

Присвойте номер. Нумеруйте договоры по порядку с начала года. Если в компании принята нумерация по видам договоров, закрепите это в инструкции и не меняйте правило в течение года.
Запишите договор в день подписания. Не откладывайте запись: договор, подписанный в пятницу, в понедельник уже забыт, а срок оплаты может наступить раньше, чем его вспомнят.
Отдельно учитывайте допсоглашения. Дополнительное соглашение меняет сумму или срок — заведите на него запись со ссылкой на основной договор, иначе в журнале останутся устаревшие цифры.
Укажите место хранения. Номер дела по номенклатуре дел связывает запись с папкой, в которой лежит оригинал. Без этого журнал не помогает найти документ.
Сверяйте журнал с бухгалтерией. Раз в квартал сверяйте записи с реестром платежей и актами: так видно договоры, по которым работа закончена, а запись не закрыта.

Частые ошибки

Записи вносят после оплаты, а не после подписания: договор, по которому ещё нет платежа, выпадает из учёта.
Допсоглашения не учитывают — в журнале остаётся первоначальная сумма.
Нет графы с местом хранения: журнал есть, а оригинал ищут неделю.
Журнал ведут в одном файле на компьютере секретаря без резервной копии.
Нумерацию меняют в середине года, и по номеру договора невозможно найти запись.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма журнала учёта договоров?

Нет. Форму закон не устанавливает, компания утверждает свой бланк приказом или приложением к инструкции по делопроизводству. Важно, чтобы графы хватало, чтобы найти договор и понять его условия.

Кто должен вести журнал?

Тот, кому это поручено приказом: секретарь, юрист, офис-менеджер или руководитель отдела продаж. В журнале указывают ответственного за ведение, чтобы записи не остались без хозяина.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если так принято в компании. Электронный журнал в таблице удобен для поиска и сверки, но нужна резервная копия и правило, кто и когда вносит записи. Бумажный вариант с подписями надёжнее при спорах о том, когда договор был получен.

Сколько хранят журнал учёта договоров?

Срок зависит от вида договора и задаётся номенклатурой дел компании и перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для договоров, срок хранения которых не установлен, компания закрепляет свой срок в номенклатуре дел.

Учитывать ли в журнале расторгнутые договоры?

Да, запись не удаляют. В графе о сроке или в примечании отмечают дату расторжения и основание — соглашение сторон или решение суда. Журнал показывает историю отношений с контрагентом, а не только действующие договоры.

Когда журнал договоров собирают вручную

Чтобы договоры учитывались сами

Секретарь или юрист переносит данные из каждого договора в таблицу, сверяет суммы и сроки, напоминает об оплате — на это уходят часы каждую неделю.

Я настраиваю ИИ-агента, который разбирает подписанные договоры, вносит контрагента, сумму и срок в журнал, подключаю его к почте и папке с документами и проверяю на ваших настоящих договорах.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»