Приказ на изменение паспортных данных в связи с заменой паспорта

Когда работник меняет паспорт, его новые данные нужно провести по кадровым и учётным документам. Основание — заявление работника и копия нового паспорта. Ниже — образец приказа и бланк, по которому его оформляют.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 37-к

г. Москва

Приказ

об изменении паспортных данных работника

16 ноября 2026 г.

В связи с заменой паспорта и на основании заявления менеджера отдела продаж И. И. Иванова от 12 ноября 2026 года и копии паспорта серии 45 12 № 345678, выданного 10 ноября 2026 года ГУ МВД России по г. Москве,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в личную карточку работника (форма № Т-2) и учётные документы отдела кадров новые паспортные данные: серия 45 12, номер 345678, выдан 10 ноября 2026 года ГУ МВД России по г. Москве, код подразделения 770-001.

2. Бухгалтерии обновить данные работника в расчётных и налоговых документах и сообщить о смене реквизитов в порядке, установленном для представления сведений в налоговый орган.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлен

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен приказ

Паспортные данные работника стоят в личной карточке, трудовом договоре, приказах о приёме и переводах, в расчётных и налоговых документах. Когда работник получает новый паспорт, старые данные в этих документах расходятся с действительностью.

Приказ фиксирует, с какого основания и какие именно данные считаются верными дальше. Он же даёт бухгалтерии и кадровику право исправить записи, не переписывая документы задним числом.

Сам работник обязан сообщить о новом паспорте: паспорт меняют по достижении определённого возраста, при смене имени, при утрате. Работодатель узнаёт о замене из заявления работника и копии нового паспорта.

Что указать в приказе

Наименование организации и реквизиты приказа: номер с индексом «к» — так нумеруют кадровые приказы, дата и место издания.
Основание: заявление работника с датой и копия нового паспорта с серией, номером, датой выдачи и органом, который его выдал.
Фамилию, имя, отчество работника, его должность и подразделение.
Новые паспортные данные полностью: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения.
Поручение кадровому отделу внести данные в личную карточку и учётные документы.
Поручение бухгалтерии обновить расчётные и налоговые сведения о работнике.
Подпись руководителя и отметку об ознакомлении работника.

Как оформить приказ

Получите заявление и копию паспорта. Работник пишет заявление в свободной форме и прикладывает копию нового паспорта. Сверьте данные с оригиналом.
Издайте приказ. Оформите приказ в день, когда получили документы, или ближайшим рабочим днём. В тексте перечислите новые данные полностью.
Исправьте личную карточку. В форме № Т-2 старые паспортные данные зачеркните одной чертой, новые запишите рядом или на отдельном листе. Внесите запись в раздел о документе, удостоверяющем личность.
Обновите учётные документы. Бухгалтерия меняет реквизиты в расчётных документах и передаёт новые сведения о работнике в налоговый орган в установленном порядке.
Ознакомьте работника. Дайте работнику прочитать приказ и поставить подпись с датой. Копию приказа подшейте в личное дело.

Частые ошибки

Приказ издают без заявления и копии паспорта — тогда непонятно, откуда взялись новые данные.
В приказе пишут только новую фамилию или только серию и номер, а дату выдачи и орган не указывают.
Личную карточку переписывают заново вместо исправления: старые записи должны остаться читаемыми.
Забывают сообщить новые данные в бухгалтерию, и в расчётных документах остаются старые реквизиты.
Приказ путают с приказом о переводе или об изменении фамилии: смена паспорта сама по себе не меняет ни должность, ни условия труда.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ при замене паспорта?

Закон не требует отдельного приказа именно о замене паспорта. Но личная карточка и учётные документы должны содержать верные данные, поэтому приказ оформляют как основание для исправлений — так порядок закрепляют в инструкции по делопроизводству компании.

Что делать, если работник сменил фамилию вместе с паспортом?

Кроме приказа об изменении паспортных данных, оформляют изменение фамилии: работник пишет заявление, издают приказ, вносят запись в трудовую книжку и личную карточку, при необходимости меняют трудовой договор дополнительным соглашением.

Нужно ли менять трудовой договор?

Паспортные данные не входят в обязательные условия трудового договора, поэтому из-за одной замены паспорта договор не переписывают. Если меняются фамилия или другие сведения о работнике, оформляют дополнительное соглашение.

Как исправить личную карточку?

Старые паспортные данные зачёркивают одной чертой, новые записывают рядом или на отдельном листе. Исправление заверяют подписью кадровика и ссылкой на приказ. Замазывать и заклеивать старые записи нельзя.

Сколько хранить приказ?

Приказы по личному составу, к которым относится и этот приказ, хранят 75 лет при завершении делопроизводства до 1 января 2003 года и 50 лет — после этой даты. Срок установлен перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы приказы и заявления собирались сами

Заявления работников, приказы и исправления в карточках идут потоком: каждое надо проверить, подписать, передать в бухгалтерию и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявление работника, сверяют данные с копией паспорта, готовят приказ по шаблону и приносят руководителю на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»