Ведомость на питание сотрудников: образец

Ведомость на питание фиксирует, кто из сотрудников и на какую сумму получил питание за счёт компании. Она подтверждает расход и служит основанием для удержания НДФЛ с дохода в натуральной форме. Ниже — бланк и образец заполнения на неделю.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

с 2 по 6 ноября 2026 г.

Ведомость на питание сотрудников

за период с 2 по 6 ноября 2026 года

6 ноября 2026 г.

Питание организовано в столовой организации по договору с ООО «Столовая № 1». Стоимость обеда — 350 рублей на человека в день. Питание предоставляется всем сотрудникам отдела, независимо от должности и результатов работы.

Стоимость питания удерживается из заработной платы сотрудников в конце месяца.

Составил

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Проверил

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужна ведомость на питание

Ведомость на питание — внутренний документ, которым компания фиксирует, кто из сотрудников и на какую сумму получил питание за её счёт. Она нужна в двух случаях: чтобы подтвердить расходы перед налоговой и чтобы правильно посчитать доход сотрудника в натуральной форме.

Если питание оплачивает работодатель и сотрудник за него не платит, у работника возникает доход в натуральной форме. С него удерживают НДФЛ по прогрессивной шкале статьи 224 НК РФ: до 2,4 млн рублей в год — 13 %, дальше ставка растёт. Ведомость показывает, кому и сколько начислено, — по ней бухгалтер считает налог и отражает удержание в расчёте 6-НДФЛ.

Что указать в ведомости

Название компании и подразделение, где организовано питание.
Период, за который составлена ведомость.
Фамилию, имя и отчество каждого сотрудника, табельный номер и должность.
Количество дней питания и стоимость одного дня.
Итоговую сумму по каждому сотруднику и общую сумму по ведомости.
Основание: договор с организацией питания или приказ руководителя.
Подписи составителя и главного бухгалтера, отметку об ознакомлении сотрудников.

Как заполнить ведомость

Определите период. Составляйте ведомость за неделю или месяц — тот срок, за который бухгалтерия считает доход. Один документ на весь период удобнее, чем ежедневные записи.
Внесите сотрудников. Перечислите всех, кто получал питание: ФИО, табельный номер, должность. Если кто-то болел или был в отпуске, отметьте дни, когда питания не было.
Посчитайте сумму. Умножьте количество дней питания на стоимость одного дня по договору. Сумму по каждому сотруднику выведите отдельной строкой.
Подпишите. Ведомость подписывают составитель и главный бухгалтер. Если сотрудник платит за питание сам, добавьте графу с его подписью об ознакомлении с суммой удержания.
Передайте в бухгалтерию. Бухгалтер начисляет доход в натуральной форме, удерживает НДФЛ и отражает сумму в отчётности. Ведомость храните вместе с документами по оплате труда.

Частые ошибки

В ведомости нет стоимости одного дня — бухгалтеру приходится искать её в договоре, и расчёт затягивается.
Не указано, платит сотрудник за питание или нет: от этого зависит, возникает ли доход в натуральной форме.
Ведомость подписана только составителем, без главного бухгалтера — расход подтверждён не полностью.
Нет ссылки на договор или приказ — при проверке неясно, на каком основании компания кормит сотрудников.
Сотрудников вносят в ведомость без табельных номеров — при большой численности сложно сверить с табелем учёта рабочего времени.

Частые вопросы

Обязательно ли удерживать НДФЛ с питания сотрудников?

Если компания оплачивает питание, а сотрудник не возмещает его стоимость, у работника возникает доход в натуральной форме. НДФЛ с него удерживают по ставке 13 % до 2,4 млн рублей годового дохода, дальше — по прогрессивной шкале статьи 224 НК РФ. Если стоимость питания удерживают из зарплаты, дохода не возникает.

Можно ли включить стоимость питания в расходы по налогу на прибыль?

Можно, если бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовым или коллективным договором и расходы подтверждены документами: договором с организацией питания, ведомостью, платёжными документами. Отдельно учитывают специальное питание для категорий работников в случаях, предусмотренных законодательством.

Какой бланк использовать?

Единой формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк приказом руководителя или приложением к учётной политике. Главное — чтобы из ведомости было видно, кто, сколько и на какую сумму получил питания.

Нужна ли печать на ведомости?

Нет. Это внутренний документ, его подписывают составитель и главный бухгалтер. Печать ставят, только если компания использует её по уставу или учётной политике.

Сколько хранить ведомости на питание?

Документы по оплате труда, включая расчёты с сотрудниками, хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет конкретный срок в номенклатуре дел.

Ведомости, табели и расчёты съедают время бухгалтера

Чтобы рутинные документы собирались сами

Ведомости на питание, табели и расчёты с сотрудниками повторяются каждый месяц. Каждую строку надо сверить с договором и табелем, а потом перенести в отчётность.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с договором и приносят бухгалтеру готовую ведомость на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»