Уведомление о готовности товара к отгрузке: образец и бланк

Уведомление о готовности товара к отгрузке продавец направляет покупателю, когда партия собрана, проверена и ждёт отправки. Ниже — образец письма и бланк, куда вписать партию, склад и дату отгрузки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Исх. № 118 от 16 ноября 2026 г.

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

Уведомление о готовности товара к отгрузке

по договору поставки № 27/2026 от 12 октября 2026 г.

16 ноября 2026 г.

По договору поставки № 27/2026 от 12 октября 2026 г. партия товара в количестве 240 штук собрана, проверена и находится на складе продавца по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4. Товар соответствует спецификации — приложению № 1 к договору.

Отгрузку планируем 20 ноября 2026 года на условиях самовывоза транспортом покупателя. Прошу подтвердить дату и время прибытия транспорта и сообщить данные водителя.

Приложение: акт проверки партии на 2 л. в 1 экз.; фото маркировки на 3 л. в 1 экз.

Отправитель

Начальник склада

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно уведомление о готовности

Уведомление о готовности товара к отгрузке — письмо продавца покупателю о том, что партия готова и её можно забирать или отправлять. Оно нужно, чтобы покупатель заранее подготовил транспорт, склад и деньги, а стороны не спорили о том, кто задержал поставку.

Отдельной формы в законе нет. В договоре поставки часто прописывают, что продавец обязан уведомить покупателя о готовности заранее — за несколько дней до отгрузки. Если такой пункт есть, письмо становится обязательным шагом, и его дата подтверждает, что продавец срок не нарушил.

Что указать в уведомлении

Реквизиты договора: номер и дату, чтобы покупатель сразу нашёл, о какой поставке речь.
Состав партии: наименование товара, количество, артикулы или номера позиций по спецификации.
Место нахождения товара: адрес склада или производственной площадки, откуда пойдёт отгрузка.
Планируемую дату и способ отгрузки: самовывоз, доставка перевозчиком, отгрузка в контейнер.
Что нужно от покупателя: подтвердить дату, прислать данные транспорта, оплатить остаток.
Приложения: акт проверки, фото маркировки, упаковочные листы.

Как написать уведомление

Проверьте договор. Посмотрите, за сколько дней до отгрузки и каким способом договор требует уведомить покупателя: письмом, по электронной почте или через систему документооборота.
Сверьте партию со спецификацией. Пересчитайте количество и позиции, проверьте маркировку и упаковку — в письме должны быть те же цифры, что в спецификации.
Напишите коротко. Первый абзац — что готово и где лежит, второй — когда и как отгружаем, третий — что нужно от покупателя.
Приложите подтверждения. Акт проверки партии, фото маркировки, упаковочный лист — всё, что снимет вопросы при приёмке.
Отправьте и сохраните подтверждение. Отправьте письмо способом, указанным в договоре, и сохраните отметку о получении: дата уведомления пригодится, если покупатель задержит выборку.

Частые ошибки

Нет номера и даты договора — покупатель не может связать письмо с поставкой.
Количество в письме расходится со спецификацией: при приёмке это повод для претензии.
Не указан адрес склада — транспорт покупателя приезжает не туда.
Уведомление отправили позже срока, прописанного в договоре, и покупатель ссылается на просрочку.
Письмо отправили без подтверждения получения, и доказать уведомление нечем.

Частые вопросы

Чем уведомление о готовности отличается от уведомления об отгрузке?

Уведомление о готовности сообщает, что партия собрана и ждёт отправки, — его пишут до отгрузки. Уведомление об отгрузке пишут после: в нём дата отгрузки, номер транспортной накладной, данные перевозчика. Иногда договор требует только одного из двух писем — смотрите условия договора.

Обязательно ли писать уведомление, если в договоре об этом ничего нет?

Если срок выборки в договоре не установлен, направьте уведомление: после его получения у покупателя начинается разумный срок для выборки товара. Отправить его полезно: оно фиксирует, что товар был готов в срок, и защищает продавца, если покупатель затягивает выборку.

Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Да, если договор признаёт переписку по указанным адресам или стороны работают в системе электронного документооборота. Сохраните письмо и подтверждение доставки: при споре они заменяют бумажный экземпляр.

Что делать, если покупатель не отвечает на уведомление?

Отправьте повторное письмо и напомните о сроке выборки по договору. Если покупатель не выбирает товар, продавец вправе требовать оплаты или отказаться от договора — порядок зависит от условий договора и статей 484 и 515 ГК РФ.

Нужна ли печать на уведомлении?

Нет. Письмо подписывает уполномоченный сотрудник, печать ставят, только если компания её использует.

Когда письма о готовности пишутся вручную

Чтобы уведомления уходили сами и вовремя

На каждую партию — письмо покупателю, отметка в CRM и напоминание, если ответа нет. На потоке такие письма теряются, а вместе с ними и сроки поставки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают уведомление по данным заказа, проверяют партию по спецификации и отправляют письмо покупателю в срок, прописанный в договоре.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»