Положение о КЭДО

Положение о КЭДО — локальный акт, которым компания вводит кадровый электронный документооборот. В нём перечисляют документы и категории работников, задают порядок обмена и правила выдачи бумажных копий. Ниже — что обязательно включить в положение и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

Приказом генерального директора ООО «Ромашка»

от 16 ноября 2026 г. № 47

Положение о кадровом электронном документообороте

в ООО «Ромашка»

16 ноября 2026 г.

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения кадрового электронного документооборота в ООО «Ромашка» в соответствии со статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса Российской Федерации. 1.2. Кадровый электронный документооборот — создание, подписание, использование и хранение работодателем, работниками и лицами, поступающими на работу, документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге.

2. Перечень электронных документов. 2.1. Через кадровый электронный документооборот оформляются: трудовой договор и дополнительные соглашения к нему; приказ о приёме на работу; приказы о переводе; приказ об увольнении оформляется с учётом исключения, установленного статьёй 22.1 ТК РФ; приказы о предоставлении отпуска и о направлении в командировку; уведомления, предусмотренные Трудовым кодексом; расчётные листки; заявления и согласия работников; график отпусков; правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные акты, с которыми работников знакомят под подпись.

3. Категории работников. 3.1. Кадровый электронный документооборот ведётся в отношении всех работников ООО «Ромашка», включая работников на дистанционной работе. 3.2. Не ведётся кадровый электронный документооборот в отношении работников, которые отказались от взаимодействия в электронном виде, — с ними документы оформляются на бумаге.

4. Порядок обмена документами. 4.1. Документы подписываются электронными подписями работодателя и работника с соблюдением требований статьи 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации к соответствующему документу и используемой системе. 4.2. Датой получения работником документа считается дата его направления в информационную систему «Кадровый документооборот» по московскому времени. 4.3. Работник знакомится с документом и подписывает его в течение трёх рабочих дней со дня направления, если иной срок не установлен Трудовым кодексом.

5. Аварийный регламент. 5.1. При сбое информационной системы или отсутствии связи работодатель направляет работнику документы на бумаге либо уведомляет о сбое и переносит срок подписания. 5.2. После восстановления работы системы документы, оформленные на бумаге в период сбоя, переносятся в систему с отметкой о дате.

6. Выдача бумажных копий. 6.1. По письменному заявлению работника работодатель выдаёт ему копии кадровых документов на бумаге не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления в соответствии со статьёй 22.3 Трудового кодекса.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Согласовано

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужно положение о КЭДО

Кадровый электронный документооборот вводится локальным актом работодателя — так прямо сказано в части 2 статьи 22.2 Трудового кодекса. Без такого акта электронные кадровые документы не имеют силы: инспектор труда при проверке первым делом смотрит положение, уведомления о переходе и письменные согласия работников.

Положение описывает, какие документы компания оформляет в электронном виде, кто из работников в этом участвует, как документы подписываются и хранятся и что делать при сбое системы. ГИТ проверяет компании с удалёнщиками прицельно: ищет отсутствие согласий, неподходящий тип электронной подписи и пробелы в трудовых договорах. Ошибка в положении оборачивается штрафом по статье 5.27 КоАП — до 50 000 рублей.

Что обязательно включить в положение

Перечень электронных документов, которые компания ведёт через КЭДО. По части 2 статьи 22.2 ТК этот перечень обязателен: без него возникают споры о форме документа.
Перечень категорий работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот. Закон требует указать категории, а не список должностей.
Сроки и порядок обмена документами: кто подписывает, какой подписью, как фиксируется дата получения.
Часовой пояс, по которому определяется момент отправки и получения документа.
Аварийный регламент на случай сбоя связи или системы.
Правила выдачи работнику бумажных копий: по статье 22.3 ТК копии выдаются не позднее трёх рабочих дней по заявлению работника.
Порядок хранения электронных документов и доступа к ним.

Как подготовить положение

Определите документы. Выпишите, какие кадровые документы пойдут в электронном виде: договоры, приказы, уведомления, расчётные листки, заявления. Этот перечень попадёт в положение дословно.
Решите, кто участвует. Назовите категории работников. Если в компании есть дистанционные сотрудники, они входят в положение, но требуют отдельного согласия по статье 312.3 ТК.
Соберите согласия. Письменное согласие на электронное взаимодействие нужно от всех действующих работников, кроме принятых впервые после 31 декабря 2021 года без предыдущего стажа. Согласие берут на бумаге или через приложение «Госключ».
Опишите обмен и подписи. Укажите, какими подписями подписываются документы, в какой системе, по какому часовому поясу фиксируется дата, сколько времени даётся работнику на ознакомление.
Пропишите аварию и копии. Опишите, что делать при сбое системы и как работник получает бумажную копию по заявлению.
Ознакомьте работников. Утвердите положение приказом и ознакомьте с ним работников под подпись — в электронном виде или на бумаге.

Частые вопросы

Обязательно ли указывать в положении перечень документов?

Да. Часть 2 статьи 22.2 ТК говорит, что локальный акт содержит перечень электронных документов, а не «может содержать». Без перечня неясно, какие документы имеют электронную форму, и это порождает споры.

Нужно ли перечислять в положении должности работников?

Нет. Закон требует указать категории работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот. Список должностей не обязателен.

Нужно ли согласие работников на КЭДО?

Действующие работники дают письменное согласие на электронное взаимодействие. Исключение — работники, впервые принятые после 31 декабря 2021 года без предыдущего стажа. У дистанционных работников согласие берут по статье 312.3 ТК.

Какую подпись используют в КЭДО?

Тип подписи зависит от документа и системы. Например, при заключении трудового договора через систему работодателя работодатель использует усиленную квалифицированную подпись, а работник — усиленную подпись одного из видов, предусмотренных статьёй 22.3 ТК РФ. Тип подписи прописывают в положении, иначе инспектор посчитает документ оформленным неверно.

Что делать, если система недоступна?

Работает аварийный регламент из положения: документы оформляются на бумаге или срок подписания переносится, а после восстановления системы бумажные документы переносятся в неё с отметкой о дате.

Можно ли не выдавать бумажные копии?

Нельзя. По статье 22.3 ТК работодатель по письменному заявлению работника выдаёт копии кадровых документов на бумаге не позднее трёх рабочих дней. Правило выдачи прописывают в положении.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы положение и кадровые документы собирались сами

Положение о КЭДО, согласия, уведомления и приказы — это десятки шаблонов, которые кадровик заполняет вручную и сверяет с законом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»