Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения

Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения фиксирует, что программу установили на рабочее место, настроили и пользователь умеет с ней работать. Ниже — бланк и образец заполнения: от установки на конкретном компьютере до подписей администратора и пользователя.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Утверждаю: генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

16 ноября 2026 г.

Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения

о вводе в эксплуатацию программы на рабочем месте

16 ноября 2026 г. № 7

На автоматизированном рабочем месте бухгалтера расчётного участка, инвентарный номер 1043, кабинет 214, вводится в эксплуатацию программное обеспечение «Ромашка-Бухгалтерия», версия 4.2, поставленное по договору от 12 октября 2026 г. № 118.

Установка выполнена полностью: программа развёрнута, перенесены справочники и остатки на 1 ноября 2026 года, настроены права доступа и резервное копирование.

Программа вводится в эксплуатацию для ведения бухгалтерского и налогового учёта в ООО «Ромашка» с 17 ноября 2026 года.

Администратор ознакомил пользователя с основами работы с программой, порядком входа, правами и обязанностями при эксплуатации, а также передал руководство пользователя.

Замечаний к установке и работе программы нет.

Администратор

Специалист отдела ИТ

____________ / И. И. Иванов /

Пользователь

Бухгалтер расчётного участка

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен акт ввода в эксплуатацию

Акт подтверждает, что программа не просто лежит на диске или в облаке, а работает на конкретном рабочем месте: установлена, настроена, данные перенесены, пользователь обучен. С этого момента программу учитывают в работе, а не в незавершённых поставках.

Второе назначение — разграничить ответственность. Администратор отвечает за установку и настройку, пользователь — за работу с программой и сохранность доступа. Если через месяц выяснится, что нужный отчёт не настроен, акт покажет, что именно передали и с чем пользователя ознакомили.

Третье — основание для учёта расходов и для внутреннего распоряжения: приказом по компании программу закрепляют за рабочим местом, назначают ответственного и определяют дату начала эксплуатации.

Что указать в акте

Рабочее место: где стоит компьютер или к какому рабочему месту привязан доступ, инвентарный номер, кабинет.
Название и версию программы, реквизиты договора поставки или лицензии — чтобы было видно, что именно вводится.
Объём установки: полностью или частично, какие данные перенесены, что настроено — права доступа, резервное копирование, обмен с другими системами.
Цель эксплуатации: для какой работы программа нужна.
Дату начала эксплуатации.
Чему администратор обучил пользователя и какие документы передал.
Замечания, если при установке что-то осталось недоделанным.
Подписи администратора и пользователя с расшифровкой.

Как оформить акт

Сверьте поставку. Проверьте, что программа установлена в том объёме, который предусмотрен договором или лицензией: версия, число рабочих мест, набор модулей.
Перенесите данные. Перенесите справочники, остатки и настройки, если программа заменяет прежнюю. Результат переноса опишите в акте одной строкой.
Проверьте работу. Пройдите с пользователем основные операции: вход, типовой документ, отчёт. То, что не работает, впишите в замечания, а не оставляйте на словах.
Обучите пользователя. Покажите вход, основные действия и порядок обращения за поддержкой, передайте руководство пользователя.
Подпишите акт. Подписи администратора и пользователя достаточно для внутреннего учёта. Если акт утверждает руководитель, поставьте гриф утверждения на первом листе.
Закрепите приказом. Издайте приказ о начале эксплуатации: кто ответственный, с какой даты программа используется в работе.

Частые ошибки

В акте только название программы: непонятно, на каком рабочем месте она стоит и в каком объёме установлена.
Не указана дата начала эксплуатации — бухгалтерии и руководителю приходится выяснять её отдельно.
Обучение описано словами «проведён инструктаж» без указания, с чем именно ознакомили и что передали.
Акт путают с актом приёмки по договору: приёмку подписывает заказчик у поставщика, а ввод в эксплуатацию — внутри компании, на рабочем месте.
Замечания не записаны: недоделки всплывают через месяцы, и непонятно, кто их должен устранять.

Частые вопросы

Чем акт ввода в эксплуатацию отличается от акта приёмки по договору?

Акт приёмки подтверждает, что поставщик передал программу и заказчик принял её по договору. Акт ввода в эксплуатацию оформляют внутри компании: программа установлена на рабочем месте, настроена и передана пользователю. Один документ не заменяет другой.

Кто подписывает акт?

Тот, кто устанавливал и настраивал программу, и тот, кто будет с ней работать. Если программу ставит сторонний подрядчик, его представитель подписывает акт вместе с сотрудником компании, который принимает работу.

Нужен ли акт, если программа куплена в облаке по подписке?

Нужен, если программа используется в работе: акт фиксирует, кому открыли доступ, что настроили и когда начали работу. Для подписки в акте указывают не установку на компьютер, а предоставление доступа и обучение пользователя.

Обязательна ли унифицированная форма?

Нет. Обязательной формы для акта ввода в эксплуатацию программа нет, компания утверждает свою форму приказом или в учётной политике. Главное — чтобы из акта было видно, что, где и когда ввели в работу и кто за это отвечает.

Сколько хранить акт?

Акт относится к документам по учёту основных средств и нематериальных активов. Срок хранения компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда установка и настройка программ тянутся месяцами

Чтобы программа начинала работать, а не числилась купленной

Установка, перенос данных и обучение сотрудников отнимают время у тех, кто занят основной работой, а акт ввода подписывают, когда уже забыли, что именно настраивали.

Я собираю ИИ-агентов под конкретную задачу: агент подключается к CRM, 1С, почте и мессенджерам и выполняет работу от начала до конца — отвечает клиенту, разбирает заявку, сверяет документы. Агента проверяют на настоящих случаях из вашей работы до того, как он пойдёт в дело.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»