Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо — документ деловой переписки, которым отправитель подтверждает адресату намерение исполнить обязательство. Чаще всего так подтверждают оплату поставки, отгрузку товара, погашение долга или намерение заключить договор аренды.

Отдельной нормы о гарантийном письме в Гражданском кодексе нет: что именно подтверждает письмо, зависит от того, что в нём написано. Поэтому письмо не заменяет договор, но может служить доказательством, если контрагент отказывается от своих слов.

Письмо может быть офертой — предложением заключить договор, если в нём есть все существенные условия будущей сделки, — либо акцептом, то есть согласием на уже полученное предложение. Это следует из статей 435 и 438 ГК РФ.

Поставщик направляет такое письмо покупателю, когда нужно подтвердить, что товар будет отгружен в срок и в согласованном объёме. В письме перечисляют наименование и количество товара, сумму с НДС, адрес склада, куда придёт поставка, и дату отгрузки.

Если покупатель уже перечислил аванс, письмо защищает его интересы: при срыве поставки оно вместе с договором и платёжным поручением подтверждает, что поставщик брал на себя обязательство.

Образец выше — как раз такой случай: поставщик гарантирует отгрузку 40 кресел по договору поставки и указывает срок и ответственность за просрочку.

Гарантийное письмо об отгрузке товара отличается от письма на товар акцентом: в нём главное — срок и порядок передачи товара, а не характеристики продукции. Помимо даты отгрузки указывают, кто и куда везёт товар, какие документы передаются вместе с ним и что будет при нарушении срока.

Если отгрузка идёт несколькими партиями, распишите график: какая партия, когда и в каком объёме. Так покупатель сможет сверить фактические поставки с обещанными.

Письмо подписывает руководитель поставщика. Если отгрузку ведёт другой сотрудник по доверенности, приложите копию доверенности.