Акт проверки личных дел: образец и бланк

Акт проверки личных дел — документ, которым комиссия фиксирует, в каком состоянии личные дела работников: все ли документы на месте, правильно ли оформлены, что нужно исправить. Ниже — бланк и образец заполнения по итогам проверки отдела продаж.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

Акт проверки личных дел работников

отдела продаж ООО «Ромашка»

16 ноября 2026 г. № 7

Основание: приказ от 10 ноября 2026 г. № 48 «О проведении проверки личных дел работников».

Комиссия в составе: председатель — заместитель директора С. А. Волкова, члены комиссии — специалист по кадрам Н. П. Егорова, юрист Д. М. Лебедев — с 11 по 14 ноября 2026 года проверила личные дела 24 работников отдела продаж.

Проверено 24 личных дела. Нарушения найдены в 6 делах: в 4 делах нет копии документа об образовании, в 2 делах отсутствует лист ознакомления с локальными актами. Опись документов не составлена в 9 делах.

Решения комиссии: 1. Специалисту по кадрам Н. П. Егоровой запросить у работников недостающие документы и пополнить личные дела до 1 декабря 2026 года. 2. Составить описи документов во всех личных делах до 15 декабря 2026 года. 3. Начальнику отдела продаж И. И. Иванову ознакомить новых работников с локальными актами под подпись.

Приложение: справка о результатах проверки на 3 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / С. А. Волкова /

Члены комиссии

Специалист по кадрам

____________ / Н. П. Егорова /

Юрист

____________ / Д. М. Лебедев /

Зачем нужен акт проверки личных дел

Личное дело работника компания ведёт по своим правилам: закон не устанавливает ни обязательного состава документов, ни формы дела. Но если компания решила дела вести, порядок проверки закрепляют локальным актом, а результат оформляют актом.

Акт нужен в трёх случаях: показать руководителю, что в кадровых документах порядок или где он нарушен; зафиксировать нарушения конкретного сотрудника кадровой службы; подтвердить, что недостающие документы запрошены и срок устранения назначен.

Проверку проводят по приказу руководителя. В приказе указывают состав комиссии, какие дела и за какой период проверяют и к какому сроку нужен результат. Без приказа акт остаётся бумагой без последствий: на него не сослаться ни в споре с работником, ни при передаче дел другому специалисту.

Что проверить в личных делах

Наличие дела по каждому работнику из списка штата и совместителей, по которым компания решила дела вести.
Копия паспорта, документ об образовании и квалификации, СНИЛС, документы воинского учёта — если компания хранит их в деле.
Трудовой договор и дополнительные соглашения ко всем изменениям условий.
Приказ о приёме и приказы о переводах, отпусках, поощрениях и взысканиях.
Личная карточка работника и лист ознакомления с локальными актами под подпись.
Согласия на обработку персональных данных, оформленные отдельно от других документов, которые работник подписывает.
Опись документов дела и внутренняя опись, если они предусмотрены номенклатурой дел.
Целостность дела: листы не вырваны, документы подшиты, нумерация совпадает с описью.

Как составить акт

Издайте приказ о проверке. Назовите комиссию из трёх человек, укажите период и дела. Один из членов комиссии — специалист, который отвечает за кадровые документы: так его выводы не будут голословными.
Сверьте каждое дело со списком. Возьмите перечень документов, который компания хранит в личном деле, и отметьте по каждому работнику, что есть и чего нет. Отдельно отметьте ошибки оформления: неверные даты, отсутствие подписей, расхождения в фамилии.
Посчитайте результат. В акте пишите цифрами: сколько дел проверено, в скольких найдены нарушения, какие именно и в скольких делах каждое. Общие слова «есть недостатки» руководителю ничего не дают.
Запишите решения и сроки. По каждому нарушению — кто исправляет и к какому числу. Срок ставится реальный: запрос копии диплома занимает дни, восстановление описи — часы.
Подпишите и передайте. Акт подписывают все члены комиссии, с актом знакомят руководителя кадровой службы под подпись. Копию храните вместе с приказом о проверке.

Частые ошибки

Акт без приказа: проверку провели, а основания нет, и оспорить выводы комиссии легко.
Общие формулировки вместо перечня: «документы оформлены небрежно» не позволяет ничего исправить.
Нет сроков и ответственных — акт ложится в папку, нарушения остаются.
Проверяющий оценивает то, чего компания не требовала: если перечень документов личного дела не утверждён, нельзя ставить в вину их отсутствие.
В акте указывают лишние персональные данные работников — номера, адреса, сведения о здоровье. Для проверки достаточно фамилии и должности.

Частые вопросы

Обязана ли компания вести личные дела работников?

Общей обязанности вести личные дела на всех работников в трудовом законодательстве нет. Дела ведут, если так решила компания или этого требует отраслевой акт. Но документы, которые закон требует оформлять при приёме и в работе, хранить нужно в любом случае.

Кто подписывает акт проверки личных дел?

Все члены комиссии, указанные в приказе, и председатель. Если в проверке участвовал руководитель кадровой службы, его подпись тоже ставят или знакомят с актом отдельно.

Можно ли указать в акте фамилии работников, у которых нет документов?

Можно, если это нужно для устранения нарушения. Пишите минимум: фамилию, должность и чего не хватает. Номера паспортов, адреса и сведения о здоровье в акт не переносите.

Сколько хранить акт проверки личных дел?

Акт относится к документам по основной деятельности и хранится по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет точный срок в номенклатуре дел.

Что делать, если работник отказывается давать недостающие документы?

Документы, которые работник обязан предъявить при приёме, перечислены в статье 65 ТК РФ. Если работник не дал копию документа об образовании, когда диплом обязателен для должности, компания вправе потребовать его повторно и зафиксировать отказ актом.

Когда проверки кадровых документов идут одна за другой

Чтобы кадровые документы собирались сами

Личные дела, описи и акты проверок отнимают у кадровой службы дни: каждое дело надо сверить с перечнем, отметить недостающее, написать акт и разослать сроки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют комплект документов в деле с утверждённым перечнем, находят пропуски и готовят проект акта с перечнем нарушений и сроков.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»