Заверительный лист дела: образец заполнения

Лист-заверитель закрывает дело: в нём указывают, сколько листов подшито и пронумеровано, какие номера пропущены и какие листы литерные. Ниже — бланк и заполненный образец по правилам оформления дел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Дело № 12

Том 1

Лист-заверитель дела

№ 12

20 января 2027 г.

В деле подшито (вложено) и пронумеровано 148 (сто сорок восемь) листов.

в том числе: литерные листы 12а, 12б, 12в.

пропущенные номера 47, 48 + листов внутренней описи 3.

Особенности физического состояния и формирования дела: лист 5 подклеен по нижнему краю, лист 90 — копия, отпечатанная на тонкой бумаге.

Наименование должности составившего заверительную надпись: секретарь-делопроизводитель. Личная подпись. И. О. Фамилия.

Составитель заверительной надписи

Секретарь-делопроизводитель

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое лист-заверитель дела

Лист-заверитель — последний лист дела. В нём фиксируют, сколько листов в деле подшито и пронумеровано, какие номера пропущены, какие листы получили литеры и сколько листов занимает внутренняя опись. Заверительную надпись составляет тот, кто формировал дело, и подписывает её после того, как дело полностью оформлено.

Форму листа-заверителя задают правила делопроизводства: ГОСТ Р 7.0.97-2025 и инструкция по делопроизводству организации. В образцах, которые дают органы власти, набор строк один и тот же: количество листов цифрами и прописью, литерные листы, пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности состояния дела, должность, подпись, фамилия и дата. Образец заполнения листа-заверителя отличается от пустого бланка только вписанными данными: строки те же.

Что вписать в лист-заверитель

Номер дела и номер тома — те же, что на обложке.
Количество подшитых и пронумерованных листов: цифрами и прописью, чтобы нельзя было дописать цифру.
Литерные листы — номера с буквой, например 12а, 12б: так нумеруют листы, добавленные после основной нумерации.
Пропущенные номера — какие числа в нумерации отсутствуют и почему.
Количество листов внутренней описи, если она в деле есть.
Особенности физического состояния и формирования: подклеенные, повреждённые, плохо читаемые листы, листы большего формата.
Должность составителя, личную подпись, фамилию с инициалами и дату составления.

Как заполнить заверительный лист

Проверьте нумерацию. Пройдите дело от первого листа до последнего и сверьте каждый номер. Пропуски и повторы выписывайте сразу.
Посчитайте листы. Сложите все пронумерованные листы, включая литерные. Запишите число цифрами и прописью.
Отметьте литерные и пропущенные. Перечислите номера с литерами и отсутствующие номера — по одному, через запятую.
Посчитайте внутреннюю опись. Если внутренняя опись в деле есть, укажите, сколько листов она занимает.
Опишите дефекты. Коротко: какой лист подклеен, оборван, залит, напечатан на тонкой бумаге. Это нужно, чтобы при проверке не искать причину самому.
Подпишите и поставьте дату. Должность, подпись, фамилия с инициалами, дата. Лист-заверитель подшивают последним.

Частые ошибки

Количество листов записано только цифрами: дописать ноль слишком просто, поэтому прописью пишут обязательно.
Литерные листы не указаны отдельно — проверяющий видит номера 12а и 12б и не понимает, учтены ли они в общем счёте.
Пропущенные номера не отмечены: дело выглядит так, будто листы вынули.
Лист-заверитель подшит не последним или составлен до того, как дело сформировали полностью.
Не указано, сколько листов занимает внутренняя опись, и её листы путают с листами документов.

Частые вопросы

Чем образец заполнения листа-заверителя отличается от бланка?

Только вписанными данными. В бланке строки оставлены пустыми, в образце заполнения стоят номер дела, количество листов цифрами и прописью, литерные листы, пропущенные номера, число листов внутренней описи, описание дефектов, должность и подпись составителя. Набор строк одинаков.

Кто подписывает лист-заверитель?

Тот, кто формировал и оформлял дело: делопроизводитель, секретарь, сотрудник службы документационного обеспечения. В надписи указывают его должность, ставят личную подпись, фамилию с инициалами и дату.

Когда составляют заверительную надпись?

После того, как дело полностью сформировано и пронумеровано, до передачи в архив или на хранение. Если после этого в дело добавили лист, нумерацию и заверительную надпись переделывают.

Что такое литерные листы?

Листы, которым присвоили номер с буквой: 12а, 12б. Так нумеруют листы, добавленные после того, как основная нумерация уже сделана, чтобы не переписывать всё дело.

Нужно ли указывать пропущенные номера, если их нет?

В строке ставят прочерк или пишут «нет». Пустая строка выглядит как незаполненная, и при проверке возникнет вопрос.

Сколько хранится лист-заверитель?

Столько же, сколько само дело: он его последний лист и без дела не хранится. Срок хранения дела зависит от вида документов и указан в номенклатуре дел организации.

Когда дела собираются вручную и проверки находят пропуски

Чтобы дела формировались без пропущенных листов

Нумерация, внутренние описи и заверительные надписи отнимают дни, а ошибку находят уже при проверке или сдаче в архив.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, сверяют нумерацию и готовят заверительную надпись к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»