На основании служебной записки

«На основании служебной записки» — формулировка, которой руководитель или бухгалтерия объясняют, почему сделали то, о чём их попросили запиской: передали документы, списали расходы, изменили график. Ниже — что должно быть в записке, чтобы на неё можно было сослаться, и образец записки о передаче документов в другой отдел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начальнику бухгалтерии ООО «Ромашка»

Т. А. Смирновой

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о передаче документов в другой отдел

16 ноября 2026 г. № 14

В связи с передачей дел по проекту «Восток» в бухгалтерию передаю оригиналы документов по договору с ООО «Вектор» от 3 марта 2026 г. № 17/26.

Прошу принять документы по приложенной описи и подтвердить получение отметкой на копии этой записки.

Приложение: опись документов на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что значит «на основании служебной записки»

Так пишут, когда действие совершают не по приказу и не по договору, а по просьбе сотрудника, изложенной в служебной записке. Записка становится документом-основанием: на неё ссылаются в приказе, в накладной, в отметке о передаче дел или в бухгалтерской проводке.

Сам оборот законом не установлен. Значение имеет не фраза, а то, что за ней стоит: подписанная записка с понятной просьбой, датой и автором, по которой видно, кто, что и когда попросил. Если такой бумаги нет, ссылка «на основании служебной записки» ничего не подтверждает.

Где встречается эта формулировка

В приказе или распоряжении: «передать документы в архив на основании служебной записки начальника отдела от 12.03.2026 № 7».
В акте приёма-передачи дел, когда один сотрудник передаёт дела другому.
В бухгалтерии — при списании расходов, выдаче подотчётных сумм, зачёте затрат на представительские цели.
В отметке на самом документе или в журнале регистрации: кто и по чьей просьбе выдал оригинал.
В служебной переписке между отделами, когда нужно объяснить, почему документы ушли из одного подразделения в другое.

Как оформить записку, чтобы на неё можно было сослаться

Укажите адресата и автора. Должность, фамилию и инициалы того, кто принимает решение, и того, кто пишет, — в шапке. Без этого непонятно, чья просьба стала основанием.
Поставьте дату и номер. Дата и регистрационный номер — то, чем записка отличается от устной договорённости. Номер присваивает канцелярия или сам автор по журналу отдела.
Опишите предмет. Что именно передаёте, списываете или просите: названия документов, количество листов, период, сумму. Общие слова «документы по проекту» основанием не станут.
Сформулируйте просьбу. Один абзац со словом «прошу»: что сделать, кому передать, к какому сроку. Если действий несколько, лучше разбить на пункты.
Подпишите и зарегистрируйте. Подпись автора с расшифровкой. Копию с отметкой о получении оставьте у себя — именно она подтвердит, что записка была.

Как составить служебную записку о передаче документов в другой отдел

Такая записка нужна, когда оригиналы или копии уходят из одного подразделения в другое: из отдела продаж в бухгалтерию, из проектного офиса в юридический, из филиала в головной офис. Она фиксирует, что именно передали, сколько листов и в каком виде — оригиналы или копии.

В тексте перечислите документы построчно: название, дату, номер, число листов. Если документов много, сделайте опись и приложите её к записке, а в тексте укажите: «Приложение: опись на 2 л. в 1 экз.». Принимающая сторона расписывается в получении — на копии записки или в самой описи.

Реквизиты оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и регистрационный номер, текст, подпись. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству — тогда следуйте ему.

Частые ошибки

Ссылаются на записку, которой нет в делопроизводстве: номер и дата в приказе не совпадают с журналом регистрации.
В записке нет перечня документов и числа листов — при споре не доказать, что именно передали.
Записку подписал не тот, кто вправе: например, менеджер вместо начальника отдела, если по инструкции такие записки пишет только руководитель подразделения.
Записку о передаче документов путают с актом приёма-передачи: акт подписывают обе стороны, записка — только автор, а получение подтверждают отметкой.
Оригиналы передают без описи и без отметки получателя — потом не найти, у кого они лежат.

Частые вопросы

Обязательно ли ссылаться на служебную записку в приказе?

Нет. Приказ можно издать и без неё, если руководитель действует в пределах своих полномочий. Ссылка нужна, когда важно показать, по чьей просьбе или на каком фактическом основании принято решение.

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладная сообщает руководителю о событии или нарушении, служебная — чаще содержит просьбу или предложение и адресуется руководителю или коллегам из другого отдела. Строгого деления закон не даёт: порядок задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Можно ли передать документы по электронной почте вместо записки на бумаге?

Можно, если в компании так принято или есть система электронного документооборота. Для споров надёжнее бумажная копия с отметкой о получении либо документ в системе с электронной подписью.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель оформляет резолюцией.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Когда записки, описи и передачи дел съедают время

Чтобы бумаги собирались без ручной возни

Записки о передаче документов, описи и отметки о получении отнимают часы у руководителей и секретариата: каждую бумагу надо проверить, сверить с журналом и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют перечень с журналом регистрации и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»