График электронного документооборота: образец

График электронного документооборота — приложение к договору, в котором стороны перечисляют, какие документы передают друг другу в электронном виде, кто их подписывает и в какой срок. Ниже — образец заполнения для поставки и пояснения, что в нём должно быть.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Северный склад»

в лице директора А. В. Смирнова

и ООО «Ромашка»

в лице директора П. П. Петрова

График электронного документооборота

приложение № 2 к договору поставки № 17/2026

16 ноября 2026 г.

Стороны обмениваются документами по договору поставки № 17/2026 в электронном виде через оператора электронного документооборота. Каждый документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Передаются: счёт-фактура и универсальный передаточный документ — до 5-го числа месяца, следующего за месяцем отгрузки; товарная накладная — в день отгрузки; акт сверки — до 15-го числа месяца, следующего за кварталом; претензии и уведомления — в день составления.

Документ считается полученным на следующий рабочий день после размещения у оператора, если сторона не направила мотивированный отказ в тот же срок. Датой подписания считается дата проставления электронной подписи.

За подписание документов отвечают: от ООО «Северный склад» — директор А. В. Смирнов и главный бухгалтер Е. Н. Орлова; от ООО «Ромашка» — директор П. П. Петров. Список подписантов меняют письменным уведомлением за 5 рабочих дней.

При техническом сбое у оператора стороны направляют документы по электронной почте с последующей досылкой через оператора в течение 3 рабочих дней после восстановления связи.

График действует с 1 декабря 2026 года до окончания срока договора и составляет его неотъемлемую часть.

Сторона 1

Директор ООО «Северный склад»

____________ / А. В. Смирнов /

Сторона 2

Директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен график электронного документооборота

Закон разрешает обмениваться документами по договору в электронном виде, если стороны договорились, как это делают. Договорённость оформляют соглашением или приложением к договору — графиком, в котором видно, какие документы идут в электронном виде, кто их подписывает и когда.

График снимает споры при проверке: инспектор видит, что стороны заранее определили порядок обмена, и электронный счёт-фактура или передаточный документ не выглядит случайной перепиской.

График не заменяет договор и не отменяет бумажные документы там, где закон требует бумагу. Он описывает обмен внутри договора и только те документы, которые стороны сами назвали.

Что включить в график

Стороны и реквизиты договора, к которому относится график.
Оператора электронного документооборота или другой канал обмена, если оператора нет.
Перечень документов: счета-фактуры, передаточные документы, накладные, акты, счета, акты сверки, претензии.
Срок передачи и срок подписания по каждому документу.
Вид электронной подписи: усиленная квалифицированная, а для внутренних документов допустима и усиленная неквалифицированная, если стороны так решили.
Список подписантов с должностями и фамилиями и порядок замены подписанта.
Правило, когда документ считается полученным и подписанным.
Действия при сбое у оператора и порядок возврата к бумаге, если она нужна.
Срок действия графика и порядок его изменения.

Как составить график

Проверьте договор. Посмотрите, есть ли в договоре раздел об электронном обмене. Если есть — график его дополняет, если нет — график становится отдельным приложением.
Определите канал. Для электронных счетов-фактур выберите оператора ЭДО; в предусмотренных случаях по контрактам по 44-ФЗ используют ЕИС. Для других документов согласуйте подходящий канал, например электронную почту с подписью, если закон допускает такой обмен. Смена канала — отдельное письменное соглашение.
Перечислите документы. Возьмите реальный поток: что вы отправляете контрагенту каждый месяц и что получаете от него. Каждый документ — отдельная строка со сроком.
Назначьте подписантов. Укажите должность и фамилию тех, кто ставит подпись, и тех, кто её проверяет. Сертификат подписи должен быть действующим на дату подписания.
Согласуйте и подпишите. Подпишите график теми же лицами, что и договор, обменяйтесь сканами и оригиналами. С даты подписания обмен идёт по графику.

Частые ошибки

В графике нет срока подписания — документ висит неподписанным, и стороны спорят, когда он вступил в силу.
Указан оператор, к которому одна из сторон не подключена, — обмен не запускается.
Подписантом назван сотрудник без действующего сертификата усиленной квалифицированной подписи.
В перечень не попали акты сверки и претензии, а потом именно по ним возникает спор.
График подписан не тем лицом, что договор, и контрагент оспаривает полномочия.
Нет правила на случай сбоя у оператора — документы застревают, а сроки по договору идут.

Частые вопросы

Обязателен ли график электронного документооборота?

Нет, это удобный способ закрепить договорённость. Закон допускает обмен электронными документами по договору, если стороны определили порядок обмена; график как раз его и фиксирует.

Можно ли обойтись без оператора электронного документооборота?

Для некоторых документов можно договориться об обмене по электронной почте с электронной подписью. Электронные счета-фактуры выставляют и получают через оператора ЭДО, а в предусмотренных случаях по контрактам по 44-ФЗ — через ЕИС. Тогда в графике прямо называют адреса, с которых идёт обмен, и порядок подтверждения получения.

Какой подписью подписывают электронные счета-фактуры и передаточные документы?

Усиленной квалифицированной электронной подписью. Для внутренних документов стороны вправе договориться об усиленной неквалифицированной подписи, если иное не следует из закона.

Что делать, если контрагент не подписывает документ в срок?

Напомнить письменно и зафиксировать дату напоминания. Если в графике есть правило о молчании — документ считается принятым по истечении срока; если правила нет, спор решают по договору и переписке.

Нужно ли менять график при смене директора?

Да. Новый руководитель подписывает документы своей подписью, поэтому в график вносят изменение или направляют письменное уведомление о новом подписанте — так, как предусмотрено самим графиком.

Хранить электронные документы нужно так же долго, как бумажные?

Да. Срок хранения зависит от вида документа, а не от носителя. Электронные документы хранят в том же составе и те же сроки, что и бумажные, с возможностью прочитать их и подтвердить подпись.

Когда поток документов растёт быстрее штата

Чтобы документы собирались и подписывались без ручной беготни

Счета, передаточные документы и акты сверки по каждому контрагенту отнимают время у бухгалтерии и менеджеров: собрать, проверить реквизиты, отправить, дождаться подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют реквизиты и суммы и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»